Різниця і відмінності між рахунком і рахунком фактурою

Розвиток ринкових відносин на пострадянському просторі викликало потребу в документах, що прискорюють розрахунки господарюючих суб`єктів. Одними з них стали рахунок на оплату і рахунок-фактура, на підставі яких оплачуються товари і послуги. Вони стали невід`ємними елементами сучасного ділового обороту, будучи, по суті, борговими розписками.

Як працює рахунок на оплату

Виписка такого рахунку стало традицією у відносинах купівлі-продажу між підприємствами і підприємцями. Централізовано його форма не затверджувалася. Тому підприємство, яке опрацьовує такий документ, може виконати його на своєму фірмовому бланку. У ньому повинні міститися платіжні реквізити компанії, що продає товар або послуги. Обсяг цих реквізитів продавець встановлює на свій розсуд.

Відео: Відмінність паперового та електронного рахунку-фактури

Приклад рахунку на оплату

Крім цього в рахунку можуть бути:

Повне найменування продавця, його податкові та банківські реквізити.
Поштовий індекс, адреса та фактичне місцезнаходження продавця.
Телефони, факс, електронну пошту.
Номер рахунку і дата його виписки.
Термін, призначення та умови оплати рахунку.
Підписи директора і бухгалтера і печатка фірми.

Такий рахунок дозволяє покупцеві (платнику) перевести зазначені в рахунку грошові кошти на оплату перерахованих в рахунку товарів (послуг). Він також використовується для проведення авансових платежів. Рахунок на оплату обов`язковим документом для перерахування коштів не є. У ньому зазвичай вказується термін, протягом якого оплата може бути здійснена. Його виписують переважно, щоб отримати передоплату, і в книзі продажів не фіксують.

Однак подібний рахунок володіє важливою функцією, що впливає на встановлення повноцінних ділових взаємин партнерів. Він виступає пропозицією про укладення угоди в тому випадку, коли договору як окремого документа, що визначає права та обов`язки сторін господарської операції ще не існує. Якщо в ньому перераховані всі істотні умови, зазначені цивільним законодавством, то цей документ може вважатися офертою. Зрозуміло, в ньому повинні міститися номери рахунків і інші банківські реквізити продавця, а також перелік підлягають оплаті товарів і послуг, їх вартість та кількість.

Оплата рахунку означає прийняття пропозиції продавця. Такий оплачений рахунок з ознаками оферти означає, що угода між сторонами укладена, незважаючи на відсутність окремого договору про це. Рахунок може бути сформований для проведення оплати в будь-якій зручній сторонам валюті. При цьому слід дотримуватися вимог податкового законодавства. Вони зобов`язують платника податків обов`язково нараховувати ПДВ до вартості товарів, послуг або робіт. До оплати покупцеві пред`являється рахунок з нарахованими податком, сума якого вказується окремим рядком. При цьому повинно бути позначено, що сума до перерахування включає ПДВ. Якщо продавець не зобов`язаний сплачувати цей податок, в рахунку необхідно зробити помітку, що сума ПДВ не включається.

Податковий інструмент

Для того, щоб підтвердити, що товар фактично відвантажено або послуга надана, оформляється інший документ, іменований рахунком-фактурою. Він із зазначенням вартості відвантажених товарів або наданих послуг, виконаних робіт надсилається їх покупцеві після того, як той в установленому порядку прийняв придбане.
Приклад рахунки фактури
У Російській Федерації поняття такого рахунку і режим його застосування встановлені податковим законодавством. Воно визначає, що рахунок-фактура призначається виключно для обліку ПДВ. Встановлено, що він повинен бути документом чітко визначеного зразка та оформляється господарюючим суб`єктом, який зобов`язаний сплачувати податок до бюджету. Саме з цього приводу виступає документальним підставою, згідно з яким покупець приймає до відрахування пред`явлену продавцем суму цього податку. Російське законодавство допускає можливість оформлення електронного рахунку-фактури за спеціальною процедурою.

Незалежно від виду рахунку в ньому обов`язково повинні бути:

Відео: Відправлення електронного рахунку-фактури через портал ІС Есф

Найменування і реквізити постачальника і набувача.
Перелік відвантаженого товарів, послуг (робіт).
Ціни і вартість товарів (послуг).
Ставка податку і сума ПДВ.
Інші необхідні відомості.

Продавець зобов`язаний виписати такий рахунок покупцеві, сплачує ПДВ. Адже цей документ дає підставу здійснити відповідний податкове вирахування. Сам подібний документ не може використовуватися як доказ передачі товару від продавця покупцеві. Вона може бути підтверджена тільки оформленої встановленим чином товарною накладною. Підтвердженням прийнятих послуг, робіт або майнових прав є відповідний акт їх приймання-передачі.

Продавець і покупець повинні заносити інформацію про виписаних і прийнятих рахунках-фактурах в спеціальні журнали. Видані документи реєструються в книзі продажів, прийняті - в книзі покупок. Продавець має право не оформляти такий рахунок контрагенту, який не є платником ПДВ. Попередньо сторони повинні узгодити це в письмовому вигляді. Оформляючи первинні документи з таким партнером, продавець в них повинен вказати суму податку, а покупець робить це при заповненні платіжного доручення. Також не виписуються такі рахунки у випадках реалізації громадянам товарів або послуг.

Суб`єкти господарювання, які звільнені від сплати ПДВ, виписують рахунки-фактури, коли вони є податковими агентами або посередниками. У подібних випадках вони подають декларації з податку і самі сплачують його суму до бюджету. У виставляються ними рахунках-фактурах сума податку не виділяється. На документах повинна бути зроблена позначка «Без ПДВ». Що б не допустити помилку при обліку витрат і доходів може використовуватися інший документ з виділеною сумою цього податку. Наприклад, виписка банку або товарний чек.

Відчуйте різницю

Незважаючи на те, що оформлення того чи іншого рахунку робиться з приводу однієї господарської операції, вони принципово відрізняються за змістом.

Призначений для оплати покупцем рахунок - це документ, що дає останньому підставу для переказу грошей продавцю. Для цього в ньому містяться необхідні реквізити і вказуються товари (послуги) за які проводиться оплата. Бухгалтер погоджує рахунок з керівником підприємства-покупця, який дає дозвіл на оплату.
Функція рахунки-фактури - відображення в податковому обліку ПДВ по операції, пов`язаної з купівлею-продажем товарів або послуг за договором. Він повинен оформлятися, коли на підставі договору поставлений товар, що має підтверджуватися товарною накладною. При наданні послуг або виконанні робіт підтвердженням є акт їх виконання. На підставі цього рахунку до заліку приймається сума ПДВ. Помилки при оформленні рахунку-фактури чреваті санкціями податкової.
Рахунок на оплату виписується в формі, яка влаштовує ділових партнерів. Якоїсь нормативно встановленої звітності його використання немає.
Вимоги до рахунку-фактурі зафіксовані законодавчо. Він є документом суворої звітності, що подаються до податкових органів.
Традиції ділового обороту вимагають печатки продавця на який оформляється їм рахунку на оплату.
Наявність печатки на рахунку-фактурі нормативними актами не передбачено.

Різне