Документообіг в електронному бізнесі

Найбільш поширеним напрямком електронного бізнесу є електронна комерція. Електронна комерція (е-commerce) - це сукупність технічних і організаційних форм ведення комерційної діяльності та здійснення операцій з використанням електронних систем і мережі Інтернету як засобу взаємодії з партнерами, банком, постачальниками і споживачами товарів і послуг.

Це можуть бути будь-які форми угод, при яких взаємодія сторін здійснюється із застосуванням можливостей інформаційних і телекомунікаційних технологій, систем і мереж. Інформаційні та комунікаційні технології в сучасному світі стрімко розвиваються. Їх застосування відкриває нові можливості, дає значні переваги для бізнесу, прискорює і спрощує бізнес-процеси, зменшує витрати. Електронна комерція дозволяє компаніям більш повно взаємодіяти з постачальниками і швидше реагувати на запити і очікування замовників.

Це технологія, яка забезпечує повний замкнутий цикл операцій, що включає замовлення товару (послуги), проведення платежів, участь в управлінні доставкою товару (виконання послуги).

Основними суб`єктами електронної комерції є Продавець, Банк Продавця, Банк Покупця, Покупець.

Процес взаємодії Продавця з Покупцем (контрагентом) супроводжується відповідним електронним документообігом, який повинен бути юридично значимим. У документообіг включені всі документи ланцюжка взаємодії від замовлення до оплати: 

Відео: Електронний документообіг

договори, замовлення, підтвердження замовлення, рахунки, повідомлення (про постачання, і приймання), акти, платіжні доручення, накладні, рахунки-фактури.

 Ці документи можна розділити на три групи:

1. Формалізовані документи, для яких визначені встановлені форми (рахунки-фактури, накладні та акти виконаних робіт (послуг).
2. Неформалізовані документи, підписані відправником в односторонньому порядку (різні замовлення, накази, розпорядження, інформаційні листи, звіти та ін.).
3. Неформалізовані документи, що підписуються двома і більше сторонами (договори, угоди, акти виконаних робіт та ін.).

У процесі взаємодії між учасниками процесу повинні бути встановлені довірчі відносини для обміну діловою інформацією і модифікації комерційних додатків, що сприяють подальшому розвитку співпраці. Ділові партнери повинні також погодити спільний стандарт на обмін інформацією та виконання ділових операцій.

Основною правовою принцип електронної комерції полягає в тому, що сторони не вправі ставити під сумнів законність і дійсність угоди лише на тій підставі, що він вчинений електронним способом. Законність забезпечується застосуванням електронного підпису (ЕП) і захищених каналів передачі.

Можливість обміну документами в електронному вигляді закріплена російським законодавством в таких документах як:

• Податковий кодекс РФ (частина друга, ст. 169);
• Федеральний закон від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис»;
• Наказ Мінфіну Росії від 25.04.2011 № 50н «Про затвердження Порядку виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв`язку із застосуванням електронного цифрового підпису »;
• Наказ Федеральної податкової служби від 30.01.2012 № ММВ-7-6 / 36 @ «Про затвердження форматів подання документів, що використовуються при виставленні і отриманні рахунків-фактур в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв`язку із застосуванням електронного підпису».

Основна потреба учасників процесу електронної комерції - отримувати електронні первинні документи і обробляти їх без використання ручної праці при формуванні документів, тобто автоматизація всього процесу поставки:

обробки замовлення, формування поставки з супутніми документами (накладна, рахунок, рахунок-фактура), приймання, обробки вхідних документів і перевірки їх на правильність.

Оператор електронного документообігу

Важливо відзначити, що при роботі з електронними документами обов`язково має бути присутня незалежна третя сторона, так званий оператор електронного документообігу.

Оператор гарантує доставку рахунку-фактури до покупця, своєчасне отримання всіх технологічних документів, незалежне підтвердження термінів в податковій інспекції, суді, суперечках з контрагентами. Оператор наділяється довірою, як з боку держави, так і з боку учасників електронного документообігу (ЕДО).

Послуги операторів ЕДО надають компанії ЗАТ «Акредитований центр», ТОВ «Такском», ЗАТ «Виробнича фірма" СКБ Контур "», ТОВ «Тензор», ВАТ «ІнфоТеКС Інтернет Траст» і ін.

Наприклад, фірма «СКБ Контур» надає сервіс електронного документообігу «Діадок», який дозволяє компаніям обмінюватися юридично значимими документами в електронному вигляді. У базі Діадока зареєстровано більше 300 000 організацій (контрагентів), які можуть брати участь в обміні електронними документами (рис. 1). Сервіс інтегрується з різними системами електронного документообігу.

Мал. 1. Обмін електронними документами

У законодавчих актах оператори визначаються як «організації, що надають послуги з обміну відкритою і конфіденційною інформацією по телекомунікаційних каналах зв`язку в рамках електронного документообігу рахунків-фактур між продавцем і покупцем». Вони повинні мати відповідні ліцензії в області видачі сертифікатів ЕП і засобів криптографічного захисту інформації, а також мати ресурси для регулярної налаштування і доробки систем в умовах швидко мінливого законодавства. 

Розглянемо процес обміну формалізованими електронними документами, наприклад, рахунками-фактурами. У відповідність з наказом Мінфіну кожен рахунок-фактура спрямовується і обробляється окремо.

Продавець формує рахунок-фактуру, підписує його ЕП і відправляє оператору.

Малюнок повинен бути у вигляді тексту

Оператор повинен вислати у відповідь підтвердження про отримання рахунку-фактури і отримати від продавця повідомлення про отримання підтвердження (рис. 2). Датою виставлення рахунку-фактури вважається дата, коли оператор отримав від продавця цей електронний документ. Дата прописується в підтвердженні. Але виставленим рахунок-фактура буде вважатися тільки після отримання продавцем повідомлення про отримання документа покупцем.

Мал. 2. Обмін електронними документами.

Потім оператор передає отриманий рахунок-фактуру покупцеві з супутнім підтвердженням дати і часу відправки рахунку-фактури. Ця дата вважатиметься датою отримання рахунку-фактури покупцем. Вважатися отриманим він буде, коли покупець не тільки відповість на нього повідомленням, але і отримає підтвердження, що оператор це повідомлення переслав продавцю. У відповідь на отримані документи оператор отримує від покупця завірене ЕП повідомлення про отримання рахунку-фактури і повідомлення про підтвердження дати відправлення рахунку-фактури. Перше повідомлення оператор пересилає продавцеві, повідомляючи при цьому покупця про відправку, на що покупець відповідає, що він обізнаний.

Таким чином, для відправки одного рахунку-фактури контрагенти повинні підписати один рахунок-фактуру- три підтвердження оператора- одне повідомлення про набуття рахунки-фактури- три сповіщення про отримання підтвердження оператора.

СЕД «Рахунки фактури»

Як приклад розглянемо обмін формалізованими юридично значимими електронними документами через оператора ЗАТ «Акредитований центр» і його сервіс обміну електронними документами СЕД «Рахунки-фактури». Інтерфейс системи містить заголовок, меню і панель представлення даних (рис. 3).

Мал. 3. Інтерфейс системи «Рахунки-фактури»

Система дозволяє сформувати різні документи, в тому числі і рахунок-фактуру (рис. 4).

Мал. 4. Вибір типу документа

При створенні нового документа продавець заповнює необхідними даними відповідну форму і формує документ. Документ з`являється в папці «Чернетки» і чекає відправки (рис. 6).

Мал. 5. Створений документ

Після підписання і відправки документ переміщається з папки «Чернетки» в папку «Надіслані». Підтвердження оператора ЕДО про доставку йому документа формується автоматично і відправляється продавцю. Після його отримання продавцем статус документа змінюється і з`являється можливість відправлення повідомлення про отримання підтвердження (рис. 6).

Мал. 6. Відправлений документ

Відправлення підтвердження змінює статус документа на «Відправлений». Всю ланцюжок відправлених і отриманих документів можна побачити у вікні перегляду (рис. 8, рис. 9).

Мал. 7. Вікно перегляду ланцюжка документів на стороні продавця

Відео: 1С-ЕДО: Технологія переходу на електронний документообіг. Основні бізнес процеси

Мал. 8. Вікно перегляду ланцюжка документів на боці покупця

Сервіси обміну юридично значимими електронними документами дозволяють не тільки створювати необхідний документ, але і завантажувати його з прикладних і облікових систем.

Сервіс Діадок інтегрується з поширеними обліковими системами 1С і SAP, з СЕД Docsvision, DIRECTUM.

Модуль «Діадок1С»

Модуль «Діадок1С» можна відкрити безпосередньо з системи 1С, встановленої на підприємстві. На рис. 9 представлений інтерфейс модуля.

Малюнок 9. Інтерфейс модуля «Діадок» для 1С

Інтерфейс містить чотири вкладки для роботи з отриманими і отруєними документами, з вихідними документами, які вимагають узгодження і підписання, для роботи з контрагентами та для налаштування модуля. При відправці електронних документів контрагентам їх можна завантажити з системи 1С (рис. 10), підписати і відправити.

Мал. 10. Вибір відправляються документів

Перед відправкою документ можна переглянути, відкривши його друковану форму (рис. 11). Після натискання кнопки «Підписати та відправити» документ поміщається в список відправлених через Діадок документів.

Мал. 11. Перегляд документа

модуль інтеграції

Модуль інтеграції СЕД Docsvision з Діадок дозволяє компаніям миттєво обмінюватися будь-якими неформалізованими документами (акти, договори і т.п.), а також рахунками-фактурами зі своїми клієнтами, партнерами, постачальниками, віддаленими підрозділами, підключеними до системи Діадок. Схема взаємодії представлена на рис. 12.

Рис.12. Схема взаємодії через Діадок

Основний об`єкт модуля - це спеціально розроблена картка «Документ Діадок». При формуванні вихідного документа створюється картка вихідного документа Діадок (рис. 13).

При заповненні картки вводяться основні реквізити: дата і номер документа, а також адресат - контрагент, обраний зі списку зареєстрованих в системі Діадок. До картки прикріплюється файл передається документа з поясненням необхідних дій.

При натисканні кнопки «Підписати та відправити» проводиться підписання всіх вкладених в відправляється документ файлів електронним підписом.

Рішення контрагента підписати документ або відмовити в підпису відбивається на статусі документа.

Потім документ відправляється вибраним контрагентом і перекладається в статус «Чекає підпису контрагента». Модуль інтеграції з Діадок дозволяє відправляти документи контрагенту безпосередньо з системи Docsvision, не входячи в систему Діадок.

Мал. 13. Картка документа Діадок

Отримати або відправити документ назад контрагент може також всередині системи Docsvision, якщо вона використовується контрагентом для автоматизації внутрішнього документообігу. Можна використовувати власну СЕД, інтегровану з Діадок, або сервіс електронного документообігу Діадок, увійшовши в нього через особистий кабінет (рис. 12).

Впровадження електронного документообігу в системах електронної комерції дозволяє організувати ефективну взаємодію всіх учасників бізнес-процесу. Обмін рахунками-фактурами в електронному вигляді призначений як для масового взаємодії юридичних осіб між собою, так і для взаємодії з державними органами влади та фізичними особами. Використовуючи електронний документообіг, компанії можуть оптимізувати внутрішні бізнес-процеси, вдосконалювати якість управління, підвищити рентабельність і прибутковість бізнесу.

За розрахунками експертів, впровадження електронного документообігу рахунків-фактур та інших документів дозволяє досягти загальної економії в обсязі 1-2% обороту компаній-підвищити продуктивність бухгалтерії на 20% - скоротити час обробки документів на 75% - зменшити загальну кількість паперових документів на 25-75 %.