Новий механізм people view в outlook web app: користувачі та клієнти

Відео: How to create an email archive folder in Outlook Web App (OWA) 2016

Підтримувані клієнти

Додаток OWA є єдиним клієнтом, який сьогодні підтримує функцію People View. Дані зберігаються в поштовій скриньці, і інші клієнти в принципі можуть використовувати їх для розробки власної реалізації механізму People View, але нам доведеться почекати наступного випуску Outlook, щоб побачити, чи не з`явиться дана функція в основному клієнті для робочих станцій. Що стосується мобільних пристроїв, то додаток OWA для пристроїв включає в себе функцію People View, на відміну від клієнтів Exchange ActiveSync (EAS). Буде потрібен певний час, поки в призначений для користувача інтерфейс і протоколи мобільних клієнтів будуть внесені зміни, необхідні для підтримки нових функцій, таких як People View.


Коли ви запускаєте програми OWA, імена ваших найважливіших партнерів по листуванню і лічильник непрочитаних повідомлень від них автоматично з`являється під заголовком People, як показано на наведеному екрані.

Цілком можливо, що при вході в систему вас не очікують непрочитані повідомлення. В такому випадку механізм People View виводить на екран до п`яти осіб з верхньої частини списку партнерів по листуванню. Це робиться для того, щоб навіть користувачі, які отримують мало повідомлень по електронній пошті, могли отримати переваги від нової функції, використовуючи швидкий пошуковий механізм для пошуку повідомлення від звичних партнерів по листуванню. Користувачам не доведеться докладати ніяких зусиль, щоб підтримувати свій список найбільш важливих партнерів по листуванню. Новий ранжируваних список партнерів по листуванню формується кожен день на основі недавнього поштового трафіку, коли поштовий ящик обробляється помічником по обслуговуванню. Це хороший підхід, так як він забезпечує адаптацію системи до мінливих обставин в роботі користувачів, наприклад коли вони переходять в інший підрозділ і в підпорядкування нового начальника, який потім стає важливим партнером по листуванню.

Коли поштову скриньку обробляється, помічник по обслуговуванню виконує наступні дії:
• виявляє нових партнерів по листуванню, яким ви відправляли повідомлення. Аналогічний механізм використовується сьогодні в такому маркетинговому рішенні, як sms розсилка через інтернет (https://clickphone.net/sms/);
• видаляє з ранжированного списку тих партнерів, яким ви не відправляли повідомлення останнім часом. Це робиться для того, щоб кількість подань в списку не перевищувало заданого.




Після цього клієнт завантажує новий список при кожному запуску або, у випадку з додатком OWA, при кожному оновленні вікна браузера.





Адміністратори не мають засобів контролю над роботою помічника по обслуговуванню поштових скриньок. Вони не можуть отримати доступ або іншим чином взаємодіяти з ранжируваною набором партнерів по листуванню, створюваним для користувача. Проте є простий спосіб перевірити, чи входить користувач в набір важливих партнерів по листуванню, - вибрати одне з повідомлень відданого адресата з папки Inbox і позначити його як непрочитане. Ця дія призведе до того, що механізм People View відобразить даного партнера в списку, якщо той буде визнаний важливим.
Слід розуміти, що жодне з рішень не виявиться досконалим, тільки з`явившись на ринку. У механізму People View є деякі проблеми, які можуть знижувати його ефективність.

Один з недоліків полягає в тому, що алгоритм не відслідковує адресатів, які є частиною групи. Наприклад, я відправляю велика кількість повідомлень Полю Робішо в рамках розсилки на групу поширення Exchange MVP. Поль часто відповідає на ці повідомлення, і іноді його відповіді важливі. Однак, оскільки я послав вихідне повідомлення Полю через групу поширення, алгоритм не вважає, що Поль є важливим партнером по листуванню, навіть якщо він завжди відповідає на групові повідомлення. Проте, якщо я відповідаю саме на повідомлення, яке посилає Поль, алгоритм відзначить для себе, що Поль є партнером по листуванню, і буде розглядати його в якості учасника ранжирування.


Крім того, партнери по листуванню можуть розташовуватися не так високо в списку, як ви припускали, якщо вони посилають вам електронну пошту з кількох адрес SMTP. Наприклад, давайте припустимо, що ваш партнер по листуванню посилає вам повідомлення як зі свого домашнього поштової скриньки, так і з робочого поштової скриньки. Ви знаєте, що у вашого партнера є дві поштові скриньки і що повідомлення з будь-якого з них повинні розглядатися без зволікань. Однак алгоритм просто бачить два повідомлення, отримані з різних SMTP-адрес, тому оцінює відправників як двох різних людей. У рішенні People View немає механізму логічного об`єднання кількох адрес електронної пошти під одним віртуальним ім`ям партнера.

Пам`ятайте, що рішення People View використовує механізм читання інформації про партнера, що надходить від помічника по обслуговуванню поштових скриньок. Якщо додаток OWA не оновлюється, воно не буде сприймати зміни, внесені помічником по обслуговуванню. Також невідомо, в який час помічник з обслуговування поштових скриньок буде запущений для переформування списку найбільш важливих партнерів по листуванню. Однак більшість людей перезапускає додаток OWA, по крайней мере, один раз в день, так що це не буде проблемою, якщо тільки користувачі не залишаються авторизованими в додатку OWA протягом декількох днів поспіль. У будь-якому випадку список найбільш важливих партнерів по листуванню для користувачів навряд чи буде змінюватися так часто, а отже, не буде сенсу частіше перезапускати клієнти для оновлення списків. Також необхідно пам`ятати, що механізм People View працює тільки з папкою Inbox. При натисканні мишею на імені людини додаток OWA показує вам повідомлення від даного кореспондента, що знаходяться в папці Inbox. Додаток OWA постане перед вами повідомлення, що зберігаються в будь-який інший папці. Функція People View не є заміною для механізмів пошуку OWA.

Якщо ви, як і я, «сортуєте» повідомлення в міру надходження в папку Inbox, то можете виявити, що в ваших уявленнях перераховані зовсім не ті люди, яких ви очікуєте там побачити. Я зберігаю повідомлення в папці Inbox, тільки якщо у мене є підстави для цього (або я просто забув видалити їх). У більшості випадків я видаляю повідомлення після прочитання або перемістити їх в іншу папку. Якщо видалити або перемістити всю пошту, отриману від партнера, з яким ви часто спілкуєтеся, цей партнер не буде відображатися в списку People View. Щоб отримати максимальну користь з функції People View, я мав би залишати повідомлення після прочитання на колишньому місці, стаючи таким чином «збирачем» (людиною, який залишає всі повідомлення в папці Inbox і користується механізмами пошуку, щоб знайти елементи), а не « фільтровник », яким я був протягом багатьох років. Цілком ймовірно, що більшість користувачів сьогодні потрапляють в категорію «збирачів», тому що вони ніколи не стикалися з орієнтованої на картотеки дисципліною ранніх систем електронної пошти, так що моя тяга до систематизації нетипова. З огляду на, що людям важко ламати звички усього життя, малоймовірно, що найближчим часом я стану «збирачем». Але цей факт не скасовує переваг функцій, вбудованих у поштові клієнти, які відповідають підходам, які використовуються людьми в роботі.



Функція People View працює стабільно і підходить для тих користувачів, які отримують багато електронної пошти і потребують допомоги при вирішенні завдання виставлення пріоритетів серед елементів папки Inbox. На відміну від функцій Clutter і Delve (раніше відомої як Office Graph), які залежать від технології машинного навчання, механізм People View побудований на основі досить простого коду і, отже, може з`явитися в наступному релізі локальної версії служби Exchange. Щоб дізнатися більше про функції People View, знайдіть час і прослухайте лекцію Introducing the Personalized Inbox: Clutter, People View, and Search Refiners з конференції Microsoft Exchange Conference 2014.