Документування діяльності організації у взаєминах з саморегульовані організації (сро)

Що таке СРО?

Для початку уточнимо, що ховається за поняттям «саморегулювання».

Даний механізм був введений Федеральним законом від 01.12.2007 № 315-ФЗ «Про саморегульовані організації» (далі - ФЗ «Про саморегульовані організації»). Він поширюється на некомерційні організації. Причому на організації, засновані на членстві і об`єднують суб`єктів підприємницької діяльності. Головні ознаки такого об`єднання:

• єдність галузі виробництва товарів (робіт, послуг);
• єдність ринку вироблених товарів (робіт, послуг);
• єдність суб`єктів професійної діяльності одного виду.

саморегульовані організації - некомерційні організації. Вони об`єднують суб`єкти підприємницької діяльності, що працюють в певній галузі виробництва товарів (робіт, послуг). Або об`єднують суб`єкти професійної діяльності певного виду.

Де створюються СРО?

Виділимо ряд областей, в яких створюються СРО:

1. капітальне будівництво, проектування та інженерні вишукування;
2. об`єднання професійних учасників ринку цінних паперів;
3. акціонерні інвестиційні фонди, управляючі компанії та спеціалізовані депозитарії інвестиційних фондів, пайових інвестиційних фондів і недержавних пенсійних фондів;
4. житлові накопичувальні кооперативи;
5. кредитні організації, бюро кредитних історій;
6. арбітражні керуючі;
7. аудитори тощо.

У статті ми розглянемо документування діяльності СРО в сфері будівництва, проектування та інженерних вишукувань. Цей вид діяльності регулюється ФЗ «Про саморегульовані організації» і Містобудівною кодексом РФ.

Що ознаменувало поява Федерального закону про саморегульовані організації? Перехід від практики ліцензування будівельної діяльності до отримання спеціальних допусків (свідоцтв про допуск). Це ускладнило отримання дозволів на роботи з будівництва, проектування та інженерні вишукування. Будь-яка організація з цього моменту повинна відповідати вимогам СРО. Вони пред`являються:

• до чисельності та кваліфікації персоналу, задіяного на відповідних роботах;
• наявності системи менеджменту якості, необхідних механізмів, устаткування та програмного забезпечення і т.п.

Регулярними стали перевірки відповідності цим вимогам з боку СРО.

Містобудівна кодекс РФ в главі 6.1 встановлює порядок і вимоги до саморегулювання в області:

•  інженерних вишукувань;
•  архітектурно-будівельного проектування;
•  будівництва;
•  реконструкції;
•  капітального ремонту об`єктів капітального будівництва.

Крім загальних вимог ця глава встановлює:

• набір документів, які повинна мати саморегульована організація;
• склад органів управління СРО;
• вимоги до контролю за діяльністю СРО.

Саморегульована організація може видавати свої нормативні та керівні документи. Вони створюються в межах компетенції СРО і поширюються на організації-члени СРО. Про це мова піде нижче.

Таким чином, механізм саморегулювання в РФ регламентований законодавством. Його мета - упорядкувати роботу організацій, види діяльності яких входять в область саморегулювання. Дозволи на проведення робіт видаються тільки після ретельної перевірки підприємства з боку СРО.

Документообіг всередині СРО: відмінності від традиційного

Коли саморегульована організація набуває статусу такої? За Містобудівній кодексу РФ - тільки після перевірки її відповідності вимогам. Серед них:

• об`єднання в її складі встановленого мінімального кількості організацій-членів;
• наявність компенсаційного фонду встановленого мінімального розміру;
• наявність обов`язкових документів.

Склад документів СРО

Розберемо детально останній пункт. Згідно зі статтею 55.5 Містобудівного кодексу РФ СРО зобов`язана розробити і затвердити:

1) вимоги до видачі свідоцтв про допуск до робіт, які впливають на безпеку об`єктів капітального будівництва.

Цей документ встановлює умови видачі СРО свідоцтв про допуск;

2) правила контролю в області саморегулювання.

Цей документ регламентує контроль за дотриманням членами СРО:

• вимог до видачі свідоцтв про допуск;
• вимог стандартів СРО і правил саморегулювання;

3) документ, що встановлює систему заходів дисциплінарного впливу. Застосовується при недотриманні членами СРО:

• вимог до видачі свідоцтв про допуск;
• правил контролю в області саморегулювання;
• вимог технічних регламентів;
• вимог стандартів СРО і правил саморегулювання.

Це обов`язкові документи. СРО має право розробляти власні нормативні локальні документи. наприклад:

1) стандарти:

• регулюють правила виконання робіт;
• містять перелік вимог до результатів робіт, а також системі контролю за їх виконанням;

2) правила саморегулювання.

Містять вимоги до підприємницької діяльності членів СРО. Чи не включають вимоги, встановлені законодавством РФ про технічне регулювання і т.п.

Є й обмеження до складу документів, що розробляються СРО. Серед них - документи, що встановлюють обов`язкові вимоги до організацій-членів СРО, їх діяльності, за винятком документів, зазначених в ч. 1 і 2 ст. 55.5 Містобудівного кодексу РФ.

документообіг СРО

Документообіг СРО відрізняється від звичного документообігу комерційної організації.

Так, для чого на комерційному підприємстві створюються і відправляються (виконуються) документи? Для конкретної діяльності. Наприклад, підтвердження відвантаження, оформлення дозволу на будівництво, утвердження розпорядчого документа і т.п. В СРО весь цикл документообігу націлений на один результат. Це перевірка організації-претендента для вступу в СРО і видача їй свідоцтва про допуск.

Документообіг в саморегулівної організації можна представити у вигляді схеми (Додаток 1).

Перерахуємо відмітні ознаки документообігу СРО від традиційного:

1. тривала обробка вхідного документа - заяви про вступ у члени СРО;
2. видача вихідного документа - Свідоцтва про право допуску до певних видів робіт. Свідоцтво видається тільки після ретельної перевірки організації органом контролю СРО;
3. ведення численних реєстрів (членів СРО, перевірок, виданих свідоцтв та ін.).

Зовнішній документообіг: СРО і організація - її член

Розглянемо зовнішній потік документообігу СРО. Він є основоположним в її діяльності.

Весь документообіг між СРО і організацією можна розділити на три напрямки:

1. Взаємодія з питання вступу в СРО.

Отже, організація приймає рішення вступити в СРО. Після оцінки відповідності вимогам саморегулювання і вимогам СРО організація-претендент оформляє:

• заяву про прийом в члени СРО. У ньому вказуються види робіт, на які потрібен допуск (Додаток 2). Додаються копії установчих документів- 
• копії ліцензій (за наявності), анкету кандидата в члени СРО (Додаток 3);
• інші документи, що підтверджують відповідність вимогам до видачі свідоцтв (копії документів про освіту, трудові книжки, свідоцтв про підвищення кваліфікації);
• відомості про досвід будівельних робіт, майно, системі контролю якості;
• копії бухгалтерської звітності за останній звітний період.

Також складається супровідний лист з описом наданих документів.

Частина документів подається в електронному вигляді. Весь пакет документів передається в СРО для перевірки відповідності. Рішення про видачу свідоцтва про допуск приймається протягом 30 днів.

При схваленні заяви організації-члену видаються документи:

• виписка з протоколу Ради СРО про прийом в члени;
• виписка з реєстру членів СРО (на вимогу);
• копії установчих документів СРО.

У разі відмови СРО направляє організації-претенденту письмову відмову в прийомі в члени.

2. Взаємодія з питань саморегулювання і контролю відповідності вимогам.

З моменту вступу в СРО у організації - її члена з`являються обов`язки. Вони вимагають оформлення документами. Можна виділити наступні:

а) страхування цивільної відповідальності. Згідно із законом і за правилами саморегулювання організація зобов`язана страхувати громадянську відповідальність. Це відповідальність за заподіяння шкоди через недоліки робіт. Маються на увазі роботи, що впливають на безпеку об`єктів капітального будівництва.

Організація зобов`язана оформити відповідну заяву. Заява потрібно відправити в СРО або страхову компанію. Це залежить від системи страхування в конкретної СРО - індивідуальної або колективної. Зі свого боку СРО (або страхова компанія) оформляє договір страхування. Потім відправляє його на узгодження в організацію. Зазвичай термін страхування складає 1 рік з моменту сплати страхової премії;

б) підвищення кваліфікації персоналу. Підвищення кваліфікації та професійна перепідготовка персоналу організації - члена СРО повинні бути системними і обов`язковими.

Великі СРО мають свої освітні центри та центри підвищення кваліфікації. У міру необхідності організації повинні спрямовувати свій персонал на навчання. Для цього складається спеціальна заявка на навчання. Вона оформляється відповідно до річного Плану-графіку навчання персоналу СРО. Зазвичай такий План дублюється в самій організації. Після навчання фахівець отримує документ - посвідчення, свідоцтво або атестат;

в) регулярні перевірки відповідності вимогам СРО. Контроль з боку СРО йде в двох напрямках: планові та позапланові перевірки. Планові перевірки здійснюються раз на рік. Вони проходять згідно з Планом, затвердженим Радою СРО в кінці року. Вони можуть бути документарними і виїзними. Позапланова перевірка проводиться при неодноразовому порушенні організацією вимог СРО. Наприклад, при відсутності необхідної кількості кваліфікованого персоналу, несвоєчасній оплаті членських внесків тощо.

Кожна перевірка ініціюється повідомленням. У ньому міститься дата і термін її проведення, питання, відповідальна особа і т.п. За наслідками перевірки складається акт перевірки. У ньому робиться висновок про проходження або непроходження перевірки. У другому випадку організації дається припис на усунення порушень.

3. Взаємодія з питання виходу / виключення з СРО.

            Організація може добровільно вийти з СРО в будь-який момент. Для цього їй необхідно відправити заяву у вільній формі. Через кілька днів дирекція СРО розміщує на сайті інформацію про вихід одного з членів. Дані також вносяться до реєстру.

Виняток організації з СРО - крайній захід. Вона реалізується рідко: за серйозні (неодноразові) порушення вимог саморегулювання. СРО направляє організації приписи для усунення виявлених порушень. Припустимо, організація ігнорує і цю можливість залишитися в членах СРО. Тоді на Раді СРО приймається рішення про виключення такої організації.

Ми бачимо, що документообіг між СРО і організацією досить об`ємний і різноманітний. У ньому поєднані і юридичне, і кадрове, і документаційне напрямки.

Хто в організації відповідає за взаємини з СРО?

Висновок з попереднього розділу напрошується сам собою. За взаємодію з СРО на підприємстві повинно відповідати конкретна особа. Подібний обсяг роботи вимагає окремої посади.

Однак реальність диктує інші умови. Часті випадки, коли керівництво організації «економить». Воно вважає згадане напрямок другорядним і не мають великої ваги. Так обов`язки по взаємодії з СРО можуть лягти на працівника служби ДОУ.

Робота з СРО має на увазі часті контакти не тільки з їх службою обробки кореспонденції, а й з їх керівництвом. Отже, працівник, наділений правом взаємодії з СРО, повинен володіти певними повноваженнями.

Як повинен організувати свою роботу співробітник служби ДОУ?

Перш за все, слід оцінити поточний стан справ і сформувати нову папку - «Робота з СРО». Рекомендується виділити в номенклатурі справ спеціальне справа - «Документи по взаємодії (роботі) з СРО».

Таким способом можна розмежувати загальний документопоток і документи СРО. Це, безсумнівно, полегшить роботу.

А якщо на співробітника поклали всю відповідальність за цей напрям? Тоді у нього має з`явитися кілька комплектів документів:

• вступ до СРО та зміна свідчень про допуск;
• страхування;
• підвищення кваліфікації та навчання;
• контроль (перевірки).

Велика частина цих документів може зберігатися в електронному вигляді. Багато СРО зараз перейшли або переходять на електронний документообіг. Це спрощує роботу з ними.

СРО різного рівня проводять різні заходи (щорічні та більш часті). На них вони запрошують своїх членів. На таких заходах керівництво СРО звітує:

• про виконану роботу;
• про витрати бюджету;
• про запровадження нововведення, розроблених і затверджених стандартах та ін.

 На заходи організація часто направляє свого представника. Це особа, відповідальна за взаємини з СРО.

Звітна документація організації за результатами роботи з СРО

До звітних документів, що оформляється за результатами роботи з СРО, відносять:

1. форми відповідності вимогам саморегулювання. Вони створюються в саморегулівної організації. Заповнюють їх в організації-члені на підставі документів про освіту і стаж роботи працівників. Маються на увазі працівники, включені в списки для отримання свідоцтва про допуск. Ці форми - свого роду узагальнення всієї інформації про персонал (Додаток 4);
2. акти контрольних перевірок, що проводяться комісіями СРО;
3. довідки про середній розмір прибутку за звітний період (Для визначення розміру членського внеску).

Отже, яке головна відмінність документообігу саморегулівної організації від документообігу в комерційній? Це сам статус СРО. Саморегульована організація - некомерційний регулятор діяльності організацій, що підпадають під сферу її контролю. З цієї причини всі процеси СРО орієнтовані на:

• перевірку відповідності організації вимогам саморегулювання;
• видачу або відмову у видачі свідоцтва про допуск.

В СРО формується три потоки документообігу: вхідний, внутрішній і вихідний. Велика увага приділяється:

• контрольної діяльності;
• оформлення різних документів за її результатами.

Діяльність працівника організації, що відповідає за взаємодію з СРО, має на увазі різні аспекти:

• юридичного характеру (висновок, продовження, розірвання договорів страхування цивільної відповідальності);
• управління персоналом (надання даних на персонал, їх оновлення, підвищення кваліфікації та ін.);
• контрольно-звітна діяльність (підготовка до перевірок і їх проходження, усунення зауважень).

Нарешті, питання взаємодії з СРО має велике значення для організації. Отримання дозволів на діяльність - одна із цеглинок, закладених у фундамент бізнесу. Отже, чим корисно грамотне документування та підтримання добрих контактів з представниками саморегулювання? Тим, що це безумовно позитивно впливає на позицію організації на ринку.

                   Додаток 1

                    Схема документообігу в саморегулівної організації (СРО)

Додаток 2

У Некомерційне партнерство

саморегулівних організацій

«Стройоб`едіненіе»

ЗАЯВА

_____________________________________________________________________________________ (найменування організації)

просить прийняти в члени Некомерційного партнерства саморегулівних організацій «Стройоб`едіненіе». З Статутом Некомерційного партнерства саморегулівних організацій «Стройоб`едіненіе», документами і правилами прийому ознайомлені, згодні і зобов`язуємося виконувати.

Повідомляємо про намір отримати свідоцтво про допуск до наступних видів робіт, які впливають на безпеку об`єктів капітального будівництва.

Генеральний директор І.І. Орлов

                                                 М.П.