Зберігання правовстановлюючих документів

Що потрібно знати роботодавцю, щоб на законних підставах здійснювати створення і зберігання кадрових документів в організації? Всі ці документи, звичайно ж, мають свої особливості і терміни зберігання.

Одна з турбот кадрової служби - зберігання документів, необхідних для роботи з особовим складом. Кожна компанія повинна забезпечувати збереження архівних документів, в тому числі по особовому складу. При цьому до умов зберігання перевіряючі органи пред`являють спеціальні вимоги, а терміни зберігання кадрових документів є різними для різних категорій. Крім того, знищення кадрових документів також вимагає особливого порядку. Законодавець встановив однакові, вивірені правила ведення і зберігання трудових книжок.

Зберігання правовстановлюючих документів

Початок нового року для багатьох кадрових відділів характеризується переоформленням деяких документів. Згодом в кожній компанії, недавно почала свою діяльність, може зібратися велика кількість документації, яку необхідно десь зберігати. Персональні дані працівників відносяться до тієї категорії інформації, яка повинна не тільки зберігатися належним чином, але і знищуватися, якщо в ній відпадає необхідність.

Зберігання бухгалтерських та податкових документів

Там, де є хоча б один працівник, з`являються трудові відносини, які повинні бути належним чином оформлені, а документи збережені для подальшої правомірної діяльності організації і працівника. Передача паперів постійного і довготривалого зберігання в архів підприємства повинна бути проведена протягом трьох років після закінчення справи, пов`язаного з документообігом.

Нововведення для кадрових документів

Сам процес зберігання має два етапи: поточний і наступний. Поточне зберігання здійснюється в оригіналах і повинно мати спеціальне місце, як мінімум, сейф або шафу з замком. За збереження трудових книжок, особистих документів персоналу відповідає керівник, тому не можна залишати їх без відповідного нагляду.

Для цього складається опис і відповідні акти. Керівник несе відповідальність за повне збереження документів, переданих в архів і зобов`язаний забезпечити всі необхідні умови. Один раз в п`ять років підприємство зобов`язане проводити технічний контроль вмісту електронного архіву та проводити перезапис застарілої інформації. Зменшення терміну зберігання по відношенню до зазначеного в нормативних актах не допускається.

Якщо документ цінний з яких-небудь критеріями, то термін його зберігання продовжується. І всі ці папери потрібно певним чином зберігати. Крім того, що документи мають різну ступінь важливості, у кожного з них є свій термін зберігання. Якщо організація буде виконувати відповідні правила і терміни, то зможе уникнути багатьох проблем. Першими документами, які отримує будь-яка організація, є її установчі документи.

При втраті такі документи легко відновлюються, після сплати державного мита. Відповідно до вимог статті 52 Цивільного кодексу РФ, будь-яка юридична особа створюється на підставі установчих документів. Склад і кількість цих документів прямо залежить від організаційно-правової форми підприємства.

У будь-якій організації ведеться відразу безліч важливих бухгалтерських, кадрових і правовстановлюючих документів. Але є документи, для яких встановлені певні терміни зберігання - це різні листи, сповіщення та повідомлення про зміни в статусі організації та інших змінах. Документами постійного зберігання необхідно вважати всі ті, які не перераховані в п. «Б» ст.19 Переліку. Кадрові документи організацій, що мають короткий термін зберігання, в архів не передаються, а знищуються за спеціальним актом безпосередньо в підрозділах компанії.