Документообіг організації в 2017 році

Для ефективного управління будь-якою організацією необхідно грамотно, оперативно і на високому рівні обробляти документи компанії. Документи повинні швидко і правильно оброблятися на всіх етапах від складання або отримання документа до відправки його в архів. Весь процес, пов`язаний з переміщенням і обробкою документів називається документообіг організації, і про нього піде мова нижче.

У даній статті ми розповімо про:

принципи організації документообігу в 2017 році-
документопотоки організації-
схемою документообігу в організації в 2017 році.

Принципи організації документообігу в 2017 році

При організації документообігу слід дотримуватися певних принципів і правил, завдяки яким буде забезпечено оперативне проходження документів по найбільш короткому шляху і з найменшими витратами часу.

Для початку бажано забезпечити централізацію операцій з прийому, первинної обробки та відправки документів. Тобто потрібно, щоб всі вступники і відправляються документи оброблялися в одному місці, наприклад, в службі ДОП (документаційного забезпечення управління) при її наявності.

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

Також слід максимально скоротити кількість інстанцій на шляху руху документа і виключити можливість його зворотних рухів, не обумовлених ділової необхідністю. Під зворотним рухом слід розуміти такий рух документа, при якому він надходить в ту інстанцію, в якій вже проходив обробку.

Технологія роботи з документами. документообіг

Крім цього слід зробити маршрутизацію окремих видів документів, розробити певні схеми проходження документів.

Всі документи, що надходять в організацію і створювані в ній повинні реєструватися одноразово при надходженні і при створенні відповідно. Дана операція може здійснюватися або в службі ДОП, або в структурному підрозділі.

Далі надійшли в організацію документи попередньо розглядаються і розподіляються фахівцем служби ДОУ по підрозділах або керівнику, або його заступнику і т.д.

І не варто забувати, що найголовнішим правилом і принципом ефективного документообігу компанії є забезпечення найкоротшого шляху руху документа. Від цього буде залежати оперативність і якість системи управління організації.

документопотік організації

Весь документообіг в організації складається з документопотоков, які циркулюють між співробітниками компанії і місцями обробки документів.

Документопотік - це всі документи одного виду або призначення, які мають єдиний маршрут. Документообіг організації в 2017 році

Всього виділяють три види документопотока компанії - це:

потік вхідної документації;

Він складається з документів, які надходять в організацію будь-яким способом, в тому числі в електронному вигляді.

потік внутрішньої документації;

Це документи, створені в організації і не призначені до відправки за її межі.

потік вихідної документації;

Даний потік складається з документів, призначених для відправки в інші організації.

Технологія роботи з документами. документообіг

Кожен з документопотоков може ділитися на два рівня. Це залежить від того куди прямує документ або від кого він надходить, це можуть бути сторонні організації, фізичні особи, вищестоящі організації і ін. Що стосується внутрішнього документопотока, то можна розділити розпорядчі документи, протоколи, інформаційно-довідкові документи (доповідні, службові записки та ін.).

Схема документообігу в організації в 2017 році

Будь-яка організація повинна врахувати ряд факторів при організації документообігу, а саме: форма організації діловодства, структура організації, способи прийняття рішень і характер розподілу обов`язків між керівниками організації.

Форма організації діловодства може бути централізованою або децентралізованою.

Централізована форма діловодства означає, що операції по обробці документів будуть максимально зосереджені в службі ДОП, а структурні підрозділи будуть по можливості повністю звільнені від виконання діловодних функцій.

Технологія роботи з документами. документообіг

Децентралізована форма передбачає, що в структурних підрозділах організації ведеться окреме діловодство (прийом, обробка, реєстрація та ін.). Така форма діловодства має сенс тільки в разі територіальної роз`єднаності організації, при наявності віддалених від центрального офісу підрозділів.

Можлива також змішана форма, при якій частина діловодних функцій виконує служба ДОП, частина - підрозділи.

Змішана форма застосовується в дуже великих компаніях, де заплутана структура і значний документообіг в організації. Централізована форма використовується на дрібних підприємствах, де документообіг в організації відповідний. А децентралізована форма актуальна для компаній, де весь список дій здійснюється в структурних підрозділах.

Юридичний