Інструкція з діловодства

Процес управління документацією відбивається в різних документах (положеннях, інструкціях, регламентах). Зокрема, в інструкції з діловодства. Згідно із законом кожна організація повинна мати внутрішні організаційні документи з діловодства.

Одним з важливих нормативних документів буде інструкція з діловодства. Інструкція з діловодства організації встановлює єдину систему роботи зі службовими документами, але існують і інші види документів системи менеджменту якості, що вимагають управління.

Призначення інструкції з діловодства

В інструкції з діловодства закріплюється технологія створення, використання, обробки, архівного зберігання документів. Крім того, інструкція з діловодства не тільки регламентує діловодство в цілому. Вона містить правила, що регламентують роботу відповідальних за діловодство осіб.

Інструкція з діловодства, що встановлює порядок роботи зі службовими документами організації, правила їх створення, зберігання, підготовки до здачі в архів, вимоги до їх змісту та оформлення. Як правило, це досить значний локальний нормативний документ з великою кількістю додатків. Інструкція з діловодства організації повинна встановлювати порядок розробки і узгодження проекту документа, а також відповідальність посадових осіб.

Традиційно інструкція з діловодства включає в себе вимоги до порядку роботи з вхідними, вихідними, внутрішніми документами, контролю за виконанням документів і доручень керівництва, правила підготовки та оформлення документів в організації, їх зберігання і т.д.

Місце інструкції з діловодства в процесі управління документацією

Весь процес управління документацією в організації може бути відображений в різних документах (положеннях, інструкціях, регламентах), в їх числі, наприклад:

• інструкція з діловодства;
• регламент «Порядок роботи з внутрішніми нормативними документами»;
• регламент «Порядок роботи з зовнішніми нормативними документами»;
• регламент «Порядок роботи з положеннями про підрозділи і посадовими інструкціями» і т. д.

Інструкція з діловодства займає важливе місце в цій системі нормативних документів.

Інструкція з діловодства в системі менеджменту якості

Якщо компанія впроваджує систему менеджменту якості, вносити багато змін в інструкцію з діловодства не доведеться. Порядок роботи зі службовими документами в більшості організацій строго визначений. При грамотному і гнучкому підході в розробці системи менеджменту якості інструкція з діловодства стає «зайвим документом», а значущим елементом системи менеджменту якості.

Інструкція з діловодства - регулятор документаційного забезпечення

Основним нормативним актом, який регламентує технологію роботи з документами і закріплює єдиний порядок документування і роботи з документами в організаціях, є інструкція з діловодства. Її призначенням є регламентація всіх дій і операцій з документами на протязі їх життєвого циклу в конкретній організації.

Встановлені інструкцією правила є обов`язковими не тільки для працівників служби ДОП, а й для всіх фахівців, що працюють з документацією. Тому її розмножують в потрібній кількості примірників, щоб кожен співробітник у разі потреби міг ознайомитися з правилами складання, оформлення документів і т. П.

Текст інструкції з діловодства, як і інших організаційних документів, складається з пронумерованих розділів, що мають заголовки для зручності користування міститься в ній інформацією.

Структура інструкції з діловодства

У структуру тексту включають розділ «Загальні положення» і тематичні розділи.

Відео: Документи в АРХІВ на довгі роки зберігання! (Інструкція)

У розділі «Загальні положення» встановлюються: сфера поширення інструкції, її призначення, відповідальність за недотримання норм документаційного забезпечення управління. Крім того, має бути визначено підрозділ (або працівники), яке відповідає за діловодство в організації в цілому і в її структурних підрозділах. Важливою складовою даного блоку інформації є державні нормативні акти і методичні документи міжгалузевого або галузевого дії, на яких засновані норми і правила конкретної інструкції з діловодства.

Будь-яка інструкція, в тому числі і інструкція з діловодства, є документом тривалої дії. Тому в розділі «Загальні положення» обумовлюються терміни введення інструкції в дію або скасування раніше діючого документа введенням в дію нового.

Тематичні розділи інструкції з діловодства

Тематичні розділи складають правила, які охоплюють всю послідовність роботи з документами. Можна виділити три основні частини змісту інструкціі.Первая частина - це документування управлінської діяльності організації. У неї включаються: питання, пов`язані зі складом управлінської документаціі- загальні правила підготовки та оформлення документів, включаючи правила оформлення реквізитів документів-правила підготовки та оформлення окремих видів документів, їх розмноження, оформлення та засвідчення копій- порядок виготовлення, використання і зберігання бланків, печаток і штампів.

Другу частину тексту інструкції з діловодства складають розділи, присвячені організації документообігу. У це поняття входить наступне: питання, що стосуються прийому, обробки і розподілу надійшла документації, а також відправки вихідних документів-переміщення документів усередині організації-визначення основних інстанцій руху документів і правила обробки вхідних, вихідних і внутрішніх документів на кожному етапе- правила обробки документів, вступників (або відправляються) по електронним або факсимільним каналам зв`язку-порядок обліку загального обсягу документообігу, а в разі необхідності - і обсягу документообігу отде ьних структурних підрозділів.

Окремими розділами закріплюються правила реєстрації документів, порядок ведення довідкової роботи і контролю виконання документів. Іншими словами, інструкцією з діловодства повинен бути визначений детальний порядок обробки документів при їх русі з моменту створення або отримання до закінчення виконання або відправки з організації.

Найважливішим напрямком діяльності з документаційного обслуговування є організація оперативного зберігання документів, закінчених діловодством, і їх підготовка до передачі на подальше архівне зберігання. Порядок проведення такої роботи закріплюється в третій частині інструкції з діловодства.

У відповідних розділах встановлюються правила формування в справи окремих категорій документів-порядок розробки і використання номенклатури справ, систематизації та індексації справ- правила зберігання документів в службі ДОП і структурних підрозділах.

Відео: інструкція з діловодства в органах прокуратури рб

Окремими розділами закріплюються питання організації та проведення експертизи цінності документів для встановлення термінів їх зберігання, відбору для знищення або передачі на подальше храненіе- встановлюються вимоги до складання описів справ, підготовки та оформлення самих переданих справ.

Додатки інструкції з діловодства

Важливе практичне значення мають додатки до інструкції.

Відео: Допит голови суду Язвенко у справі Новікова

До їх складу включають необхідні довідкові матеріали-зразки бланків і відбитків печаток, штампов- зразки заповнення форм документів, оформлення видів документів, що застосовуються в управлінській діяльності конкретної організації-переліки документів, що вимагають затвердження або проставлення відбитків печаток і т. Д.

Кожна організація може формувати свій склад тематичних розділів.

Так, наприклад, якщо в організацію надходить значна кількість звернень громадян, вона може включити в свою інструкцію відповідний розділ.

Інструкцію з діловодства підписує керівник служби ДОУ, яка її розробляє. Будучи локальним нормативним актом, інструкція може вводитися в дію після затвердження керівником організації або після видання спеціального розпорядчого документа. І в тому, і в іншому випадку на першій сторінці інструкції оформляється гриф обмеження доступу до з посиланням на посаду і дату затвердження або на розпорядчий документ, його дату і номер.

Про регламенти та інших видах внутрішніх організаційних документів: положеннях, що встановлюють порядок і правила формування справ, розробки номенклатури справ, проведення експертизи цінності, визначення термінів зберігання документів і передачі їх на зберігання в архів організації, - читайте в наступному номері журналу.