Документообіг в філіях, представництвах, відокремлених структурних підрозділах

При неправильно організованому документообіг зі структурними підрозділами компанії можуть зіткнутися з проблемою судових витрат, штрафами і пенями. Щоб зрозуміти всю серйозність неправильно організованого документообігу в філіях, представництвах та відокремлених структурних підрозділах, розглянемо негативні наслідки для компаній, що здійснюють некоректну організацію документообігу.

Негативні наслідки для компаній

При здійсненні діяльності компанії часто стикаються з перевірками різних органів. І затримки в передачі документів можуть спричинити за собою штрафи, що накладаються на організацію.

Загальні рекомендації по організації документообігу

Першим документом, який буде створений для регулювання діяльності відокремленого структурного підрозділу, буде заяву про взяття на облік (Ст. 83 НК РФ). Даний документ і його копія повинні зберігатися як у відокремленому структурному підрозділі, так і в головному підприємстві.

Так як філії та представництва не є юридичними особами, їх керівники призначаються головною організацією і діють на підставі довіреності (ст. 55 ГК РФ), яка повинна зберігатися в філії. Коло повноважень керівника відокремленого структурного підрозділу визначається в документі, виданому головною організацією.

Крім того, створюється положення про філію, представництво, в якому закріплюються основні права і обов`язки структурного підрозділу. Саме виходячи з даних прав і обов`язків і буде організовуватися документообіг. Сам же порядок документообігу повинен регулюватися окремим документом (наприклад, положенням про документообіг).

В Положенні про документообіг головного підприємства і філій доцільно відобразити наступні особливості документообігу:

• порядок взаємодії філій та головної організації при здійсненні документообігу;
• порядок витребування документів та надання в уповноважені органи;
• знищення і зберігання документів;
• терміни надання документів;
• загальні і приватні норми (наприклад, наявність бланків у філії підприємства);
• здача документів в архів (централізовано чи децентралізовано).

Також потрібно визначити посадових осіб, відповідальних за дотримання документообігу.

Зверніть увагу, що деякі питання не врегульовані законодавчо і їх доведеться вирішувати компанії на рівні локальних актів.

Наприклад, при здійсненні розрахунків між структурними одиницями знадобиться документ «авізо», форма якого законодавчо не затверджена, тому її доведеться розробити самої організації. Крім того, виникає питання централізації договорів, а також питання оформлення нерухомого майна, транспортних засобів, способів передачі документів.

словник

Авізо - це офіційне письмове повідомлення про зміну у взаємних розрахунках, що посилається одним контрагентом іншому. Повідомлення про виконання будь-якого доручення- лист, в якому відправник товарів повідомляє одержувачеві, що на його ім`я відправлений товар.

При організації передачі документів від структурних підрозділів до головної організації, до документів, переданих з філій (представництв) організації, рекомендується прикладати опис документів, в якій зазначаються:

• найменування філії (представництва);
• період, за який передаються документи;
• перелік переданих документів із зазначенням їх найменувань, дат оформлення, натуральної і вартісної оцінок, підписами оформили їх осіб;
• розписки відповідальних посадових осіб головного офісу та філії (представництва) про прийом-здачу документів.

Опис оформляється в двох примірниках: відповідно для головного офісу та філії (представництва).

Позаштатні ситуації

Незалежно від організації документообігу, наявності локальних актів, що містять рекомендації з організації документообігу, можуть виникнути так звані позаштатні ситуації.

Наприклад, головна організація не може вчасно надати документи податковому органу в зв`язку з тим, що їх потрібно запитувати в філії. В такому випадку слід не пізніше наступного робочого дня після отримання вимоги направити до контролюючого органу лист з проханням про продовження терміну, обов`язково вказавши той термін, в який ви зможете надати документи, а також причини, за якими документи не можуть бути представлені своєчасно.

Щоб уникнути випадків втрати документів, що вимагають оперативного відновлення документації, слід проводити регулярний аудит документів - як в головної організації, так і в її філіях.

Деякі висновки з судової практики

Незважаючи на встановлений в організації порядок документообігу, необхідно бути готовим до того, що уповноважені органи можуть провести перевірку діяльності філії та представництва, в тому числі і їх документообігу. Таким правом володіють податкові органи на підставі п.7 ст. 89 НК РФ.

Це підтверджується і арбітражної практикою: наприклад, постановою ФАС Північно-Західного округу від 24.12.2008 № А56-11379 / 2008. Крім того, в постанові ФАС Північно-Західного округу від 11.08.2008 № Ф08-4572 / 2008 суд вказав, що податковий орган має право провести самостійну виїзну перевірку відокремлених підрозділів незалежно від того, чи є вони філіями або представництвами.

Виходячи з вищеописаних випадків, можна порекомендувати будь-якої організації зберігати оригінали (копії) документів у філіях, представництвах, відокремлені підрозділи, так як вони можуть бути затребувані перевіряючими органами.

У висновку автор хотіла б відзначити, що хоча питання організації документообігу в великих компаніях є дуже складним і серйозним, проте саме правильно організований документообіг дозволяє уникнути негативних наслідків, пов`язаних з втратою документів, накладенням штрафів і пенею, а це значить, що компанія буде виглядати гідно в особі конкурентів і мати сильні позиції на ринку.