Офісне гостинність. Форми уваги і частування, прийняті в діловій сфері

Кава пауза

Кава-пауза (іноді її називають «кава-брейк») проходить у вільній обстановці на нарадах, семінарах, перервах на конференціях і т.д. Мета подібного антракту - підкріпитися і трохи відпочити. Така перерва не слід розглядати як повноцінну їжу або обід. Це скоріше можливість невимушеного неформального спілкування учасників заходу, короткочасний відпочинок, такий необхідний в процесі розумового напруження під час роботи з обговорення спірних питань на переговорах, семінарах, тренінгах тощо

Кава може бути приготований:

• в кавоварках (необхідна фільтрація);
• кавових автоматах;
• або поданий у великих термосах (тільки розчинну каву!). У них кава вистигає іноді до 3-4 годин.

Вважається хорошим тоном наявність на вибір двох видів кави. Зазвичай пропонується міцний (натуральний) і кава без кофеїну. Вишукування, як правило, відсутні. Важлива швидкість, зручність і оперативність.

Чай на «кава-паузи»

Для компанії сучасного рівня хорошим тоном вважається наявність декількох видів чаю. Ідеально - 4 види:

• чорний чай;
• чорний чай з бергамотом;
• зелений чай;
• зелений чай з жасмином.

Якщо чай подається в одноразових пакетиках (що допустимо), то правильніше, якщо до них подаються маленькі заварні чайники. Звичайно, така сервіровка вимагає додаткових витрат, але якщо мова йде про високу якість сервісу і іміджі компанії, то варто витратитися.

Якщо чайні пакетики заварюються безпосередньо в чашці, то пакетики повинні бути подані тільки в упаковці-конвертику або, що краще, в коробці, щоб кожен міг вибрати сорт чаю за смаком.

Якщо заварні чайнички відсутні, то слід продумати посуд для відходів, тобто для використаних чайних пакетиків, щоб їх не залишали на блюдце.

кабінетне частування

Традиція кабінетного частування пов`язана не тільки з бажанням проявити повагу до гостей офісу і кабінету начальника відділу або глави компанії, але і зрозумілими практичними цілями - надати можливість гостю або гостям перепочити, озирнутися, впоратися зі збентеженням, хвилюванням і т.д. Іноді кабінетне частування стає непоганий розрядкою, якщо розмова затягнувся або виникла пауза.

У деяких випадках, наприклад, під час протокольного візиту ввічливості, частування в кабінеті - частина загального ритуалу зустрічі. Візит ввічливості є проявом загальноприйнятою форми протокольного спілкування між учасниками переговорів, а чай або кава - обов`язковий пункт у програмі прийому гостей з боку приймаючої сторони. Тому частування розглядається в цьому випадку як елемент протокольного спілкування.

Частування організовується на розсуд господаря кабінету на основі загальноприйнятих правил офісного гостинності. У великих компаніях безпосередню підготовку частування проводить секретар, помічник або спеціальний співробітник.

Особливістю частування в кабінеті є те, що, на відміну від кави-паузи, гості обслуговуються не самостійно, а за участю працівника і, як правило, за столом. Така форма індивідуального обслуговування вимагає особливої відповідальності.

Для зручності роботи співробітника служби сервісу рекомендується скласти загальний список продуктів і предметів сервіровки для підношення в найповнішому вигляді. Даний реєстр можна повісити де-небудь під рукою, наприклад, в господарському шафці, на внутрішній стороні дверцят полки і т.д. так, щоб він завжди був перед очима.

Відео: Візовий збір англійською: 3 слова, які повинен знати кожен!

Список повинен включати в себе, наприклад, такі предмети сервіровки:

• піднос;
• чашки з блюдцями для чаю / кави;
• ложечки чайні та кавові;
• заварний чайничок для пакетованого чаю;
• тарілочку для відходів;
• молочник / сливочник;
• цукорницю;
• щипчики для цукру;
• ложечку для цукру-піску;
• тарілочку (розетку) для лимона;
• вилочку для лимона;
• паперові серветки;
• фігурні декоративні серветки;
• вологі гігієнічні серветки для рук;
• десертні тарілочки.

Відео: Тамара Воротинцева. Три точки уваги в листі

На офісній кухні має бути достатня кількість паперових серветок самого різного призначення: Посуд не повинна стукати об стіл, а гарячі чашки не повинні залишати на ньому слідів. Тому список можна доповнити ще й серветками:

• звичайні паперові;
• ажурні паперові для декоративних цілей;
• вологі для рук.

Фігурні серветки повинні мати різний розмір, щоб їх можна було використовувати для:

• підносів;
• склянок і води (персонально);
• пляшок з водою і склянок;
• десертних тарілок;
• чашок в якості підставок на стіл.

Частування гостям кабінету пропонується зазвичай через кілька хвилин після початку бесіди. Під час протокольного візиту ввічливості - через 5-7 хвилин.

Асортимент напоїв і продуктів кабінетного частування відрізняється трохи більшим розмаїттям в порівнянні, скажімо, з асортиментом для учасників звичайних переговорів.

Так, вважається хорошим тоном запропонувати 2-3 сорти чаю або кави, а також прохолодні напої і соки. Не більше. Для тих, хто вважає за краще пити розчинну каву, необхідно тримати під рукою баночку дорогого розчинної кави.

Для секретарів, які обслуговують гостей шефа, дуже зручна для приготування чаю прес-кружка (френч-прес). При віджиманні заварка залишається на дні, і чай / кава розливається без перешкод. Найзручніше мати кілька таких кухлів, щоб використовувати їх для різних сортів чаю або кави.

Випічка, десерти, фрукти пропонуються тільки в самих рідкісних випадках у зв`язку з очевидним незручністю даних видів продуктів. Якщо ж вони все-таки пропонуються, то подавати їх прийнято на десертних тарілочках, прокладених фігурної серветкою, без магазинної упаковки (навіть якщо вона дуже красива).

Черговість подачі частування відповідає протокольному старшинству і завжди дотримується (ми вже про це писали в одному з номерів журналу). Проте, нагадаємо: частування прийнято спочатку подавати гостю, потім господареві кабінету. Якщо гостей кілька, то спочатку першому по статусу гостю, потім другого гостю і т.д. Використаний посуд прийнято прибирати точно в такому ж порядку.

Відео: Ділове листування. Тренер про тренінг

І на закінчення. Способи і стиль офісного частування цілком логічні, послідовні, засновані на здоровому глузді і вимогах ділового протоколу. Гідний рівень офісного гостинності істотно впливає на враження від компанії, її імідж і ділову репутацію. Чим вище цей рівень, ніж якісніше виявлену увагу і повагу, тим комфортніше почуваються в офісі гості компанії, її клієнти і ділові партнери.

Е.Б. Басманова, фахівець з етикету