Зустріч відвідувачів

Відео: Перша зустріч відвідувачів сайту однокласники. ru - частина 1

Прийом відвідувачів в будь-якій організації має велике значення, оскільки від першого враження залежить репутація і престиж компанії. Кожна поважаюча себе компанія повинна завжди тримати рівень на висоті, і неважливо хто є відвідувачем, ваш власний співробітник або важливий діловий партнер. Тому сьогодні ми розглянемо організацію прийому відвідувачів.

У цій статті ми розглянемо

як повинна бути організована зустріч відвідувачів організації-
який етикет при зустрічі посетітелей-
які помилки не можна допускати при прийомі гостей.

Організація прийому відвідувачів на гідному рівні є завданням секретаря. Подальша зв`язок з компанією, ділові переговори, укладання угод, отже, і комерційний успіх багато в чому залежать від уміння секретаря правильно працювати з відвідувачами.

Зустріч відвідувачів організації

Зустріч відвідувачів компанії входить в посадові обов`язки секретаря компанії, а секретар керівника організовує прийом гостей керівництвом.

В першу чергу секретар повинен подбати про приймальну. Вона повинна робити сприятливе враження. Бажано, щоб приймальня була досить просторою, з приємним інтер`єром, місцями для очікування, з необхідними оголошеннями і, можливо, з виробами, що характеризують напрямок діяльності фірми.

Читайте по темі в електронному журналі

Компетенції персонального асистента. Робота в умовах емоційного пресингу
Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід

Секретар повинен бути привітним і люб`язним, повинен вміти зустріти відвідувачів так, щоб у них склалося позитивне перше уявлення про організацію в цілому. Для зручності бажано розділяти відвідувачів на співробітників своєї організації, представників інших організацій і прийшли на прийом з особистих питань.

Самокоучінг для помічника керівника: 8 корисних інструментів

Для чіткої й налагодженої роботи секретар повинен розробити спільно з керівником графік прийому, вести облік відвідувачів, стежити за черговістю прийому, документувати прийняті керівником в ході прийому відвідувачів рішення.

Відвідувач може входити в кабінет керівника тільки після доповіді секретаря. Про представників вищестоящих організацій секретар повинен доповідати особисто. При доповіді бажано назвати прізвище, ім`я та по батькові людини очікує прийому, посада і питання, по якому він прибув. Отримавши згоду на прийом, секретар запрошує відвідувача в кабінет керівника.

Етикет при зустрічі відвідувачів

При прийомі відвідувачів секретар повинен завжди вітатися першим, бажано взяти візитну картку гостя і, подякувавши, ознайомитися з її змістом. Зареєструйте відвідувача, дізнайтеся про мету його візиту і доповісте керівнику.

Якщо ви зайняті розмовою по телефону або бесідою з кимось із відвідувачів, то слід зустріти нового візитера привітною посмішкою і легким кивком голови вказати, де він може розміститися.

Дизайн приємний і кабінету директора

Якщо відвідувачеві доводиться чекати якийсь час, то можна запропонувати йому ознайомитися з каталогами, проспектами, прайс-листами компанії. Цим ви надасте увагу гостю і дасте йому можливість ознайомитися з діяльністю організації і спектром її послуг.

У разі, якщо керівник в даний момент не може прийняти відвідувача, слід повідомити йому дату і час, зустріч відвідувачів коли його зможуть прийняти.

При наявності в організації пропускного контролю секретарю слід заздалегідь підготувати пропуску для відвідувачів, а особливо важливих гостей зустрічати в холі і проводжати в кабінет керівника.

До наміченим зустрічам необхідно готуватися заздалегідь. Для цього необхідно знати:

дату і час прийому відвідувачів;
кількісний і якісний склад відвідувачів;
мотиви (причини) відвідування;
короткий зміст звернень (прохань, заяв, скарг) відвідувачів.

При прийомі гостей керівник сам вирішує, чим їх пригощати. Секретар повинен приготувати все необхідне і на підносі принести в кабінет. Чай і кава подаються в чашці на тарілочці з серветкою і ложкою, яка повинна лежати на блюдце ручкою вправо. Гостю чашка подається справа, правою рукою, якщо утруднений підхід справа, то лівою рукою. Стакан води або соку потрібно подавати також на маленькій тарілочці з серветкою.

Помилки при зустрічі відвідувачів

При прояві офісного гостинності важливі деталі і тонкощі. Необхідно передбачити безліч дрібниць, через що іноді буває важко уникнути прикрих помилок. Про деякі подібні помилки і про те, як їх уникнути ми зараз і розповімо.

Відео: Робот на зустрічі посетітелей.Robot of receptions

Завжди необхідно пам`ятати, що відвідувач може увійти до приймальні в будь-який момент, тому постійно підтримуйте порядок на своєму робочому місці. Адже захаращений стіл, немиті чашки, зів`ялі рослини виробляють неприємне враження.

З будь-яким, який увійшов до приймальні, необхідно бути бездоганно ввічливим. Відірвіться від паперів, перервіть телефонна розмова і привітайте відвідувача, дізнайтеся про мету його візиту.

Відео: Театр танцю "ВООМ" спектакль "під каблуком" (2012 р) сцена № 2 "зустріч відвідувачів"

Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід

У тому випадку, якщо керівник затримується, а в приймальні чекає відвідувач високого рангу, вам слід запропонувати чай або каву. В цьому випадку напої пропонуються всім відвідувачам, присутнім в приймальні.

Завжди пам`ятайте про необхідність дотримуватися конфіденційності. Не залишайте включеним комп`ютер з монітором, зверненим до відвідувачів. Не залишайте на робочому столі документи доступними для прочитання, навіть якщо інформація, що міститься в них, здається вам несекретной.