Інформаційний супровід конференції

Складання програми заходу

При залишенні програми заходу необхідно врахувати, що в неї включаються не тільки виступи доповідачів, але також вітальне слово керівника, обговорення окремих питань невеликими групами (breakout sessions), підведення підсумків, перерви на ланч і кава-паузи, культурна програма і т.д. Це дозволить розрахувати вам чистий час, що залишився на самі виступи, і відповідно визначити тимчасової регламент для кожного доповідача.  

Таблиця зі списком гостей, яку ми рекомендували скласти в попередньому номері нашого журналу, допоможе вам зорієнтуватися, на який час конференції краще запланувати виступ того чи іншого доповідача, оскільки окремі учасники підтвердили свою присутність тільки в певні дні конференції.

Програма заходу розсилається всім учасникам по електронній пошті. Про будь-які зміни в розкладі конференції потрібно негайно оповістити всіх учасників.

Нижче наводиться зразок складання розкладу. Зверніть увагу, що до кожної посади слід змінити назву компанії і країну, які представляє доповідач.

  Thursday, August 15

       8.45-9.00 Coffee Tea                   

      9.00-9.15 Welcome Peter Brown, Operations Manager, New int Co., NL

      9.15-9.30 Goals for Moscow event James Richer, CFO Global Legal Division, New int Co., NL

      9.30-9.45 Feedback of the offshore trips Peter Brown, Operations Manager, New int Co., NL

     9.45-10.45 Off-shore case studies Gabriel Kim, Advisory Manager, Kim Partners, USA

    10.45-11.00 Break

Відео: Міжнародна конференція частина 3

   11.00-12.00 Cloud technology Hans Wuite, Senior IT-manager, Wolke GmbH, DE

  12.00-13.00 Automatic eess environment Vicente Sanches, CSO, New int Co., ES   

   13.00-13.45 Lunch

  13.45-14.45 Publishing software Martin Bolten, Sr. Consultant, eess Soft, UK

   14.45-15.00 Break

  15.00-16.00 Break-out session   

  16.00-16.30 Feedback of the break out-session All

    17.15- Evening ogram       

Friday, August 16

8.15-8.30 Coffee Tea                            

Відео: Міжнародна конференція частина 2

8.30-9.15 Trends in int buying Jan Verburgt, occurement Manager, int Paper, BE

9.15-10.15 Off-shoring: now and in the near future Jasper Palmen, Deputy CSO, Offshore Consulting, SE

10.15-10.30 Break

10.30-11.15 Implementation of new software Marco Velasces, oduction Manager, New int Co., IT

11.15-12.00 Break-out session                                

12.00-12.30 Feedback of the break- out session All

12.30-13.00 Wrap-up Peter Brown / James Richer / All

ЦІ ЛЮДИ уже згадувалося + БЕРУТЬ УЧАСТЬ ВСІ

підготовка презентацій

У першій частині нашої статті ми говорили про те, що слід заздалегідь запросити файли у учасників, які роблять презентації. Крім перевірки на сумісність з програмним забезпеченням, можна провести наступну підготовчу роботу:

1. Перевірка на комплектність. Прочитайте презентацію від початку до кінця і переконайтеся, що в ній немає логічних нестиковок, наприклад, йде відсилання на таблицю, а таблиця відсутня. У разі виявлення подібного роду помилок зв`яжіться з автором презентації і попросіть його додати відсутню інформацію:

It seems to me that a table you refer to at page 7 is missed. Could you please check your esentation one more time?

2.  Перевірка орфографії та пунктуації.  Звичайно, ми не пропонуємо вам взяти на себе функції професійного коректора, досить буде скористатися засобами автоматичної перевірки орфографії, щоб виявити помилки і помилки. Як показує практика, такі випадки не так вже й рідкісні, особливо якщо автор презентації не є носієм англійської мови.
3. Уточнення абревіатур і професійного сленгу.  Найчастіше укладачі презентацій використовують абррівеатури, скорочення і професійні жаргонізми, поширені в компанії, де вони працюють, але маловідомі за її межами. Уточніть у укладача значення і вставте розшифровку в презентацію:

Could you please tell me what this abbreviation stands for? Could you please explain me the meaning of this collocation?

4. Загальний вигляд презентації. Якщо загальний вигляд презентації, на ваш погляд, не дуже привабливий: занадто багато схем, таблиць, невеликий текст на протязі декількох сторінок, - то вказати на це автору буде порушенням етикету, але можна спробувати привернути увагу вашого керівника, і, можливо, питання про доопрацюванні матеріалу вдасться вирішити на більш високому рівні.

Після закінчення конференції буде можливість вислати всім бажаючим зацікавили їх презентації.

Підготовка роздаткового матеріалу

Роздатковий матеріал можна умовно розділити на дві групи:

- інформація про сторонніх компаніях, запрошених на конференцію, які пропонують свої послуги вашої компанії;

- короткий зміст і доповнення до виступів ваших колег із зарубіжних підрозділів.

1. Інформація про сторонніх компаніях. Як правило, представники запрошених компаній самі готують роздатковий матеріал у вигляді товстих яскравих кольорових буклетів, які рясніють самими разнобразних деталями про діяльність тієї чи іншої компанії і пропонованих послугах і товарах. Однак в потоці рекламного «шуму» можна легко втратити основну ідею, яку намагаються донести до аудиторії потенційні постачальники послуг і товарів. Тому абсолютно не зайвим буде скласти короткий опис кожної запрошеної компанії (Company ofile). Інформацію для такого опису можна почерпнути на офіційному сайті компанії, з наданих рекламних матеріалів, а також з відкритих інтернет-джерел.

Company ofile

Company name:

Company Location:

Company Contact:

Main Services and oducts:

Short Company History:

Key Personnel and Number of Personnel:

Branch Locations:

Major clients:

Main Competitors:

Revenues and Growth:

Відео: "Інформаційний супровід проектів" вебінар від 21.07.2016

oducts / Services esented at the conference:

2. Інформація про виступи колег із зарубіжних підрозділів.

 Підготовці роздаткового матеріалу відводиться важлива роль в керівництві по складанню презентацій, оскільки основні відомості, цифри, факти, графіки і схеми, викладені на папері, допомагають слухачеві сконцентруватися на самій презентації і не відволікатися на «гарячковий конспектування» почутого і побаченого. Однак далеко не всі доповідачі приділяють цьому питанню належну вніманіе.Поетому ще на етапі запиту електронної версії презентації необхідно з`ясувати у доповідача у ввічливій формі, чи будуть надані будь-які додаткові матеріали:

If you have some hand-outs in addition to your esentation to be inted and distributed among the audience you can also attach all necessary files to your e-mail and I will be glad to help you with them.

Навіть якщо сам виступаючий і не замислювався про підготовку додаткових матеріалів, то такий запит може навести його на подібну думку, що допоможе зробити процес виступу більш цікавим і дозволить аудиторії відчувати себе більш розслаблено.

В крайньому випадку, якщо виступаючий не надав ніяких додаткових матеріалів, можна просто роздрукувати його презентацію і роздати учасникам конференції.

протокол заходи

Оскільки міжнародна конференція відрізняється від офіційних зібрань, засідань і ділових переговорів, на яких проводяться голосування, приймаються ключові рішення і т.д., то і протокол буде надано у формі звіту про проведений захід.

В даному звіті необхідно вказати місце і час проведення конференції, повний список учасників, список доповідачів, короткий зміст виступів. Оскільки в результаті проведеної підготовчої роботи ви вже обладатаете всієї перерахованої інформацією, то можна підготувати перший варіант протоколу ще до початку конференції, а в ході вже самого заходу вносити коментарі, зауваження, пропозиції, результати обговорень і т. Д .:

The audience was especially interested in ...

Some participants exessed their doubts about ...

The breakout session turned out to be a lively discussion about ...

The German delegation came up with a oposal to ...

The esentation of ... raised a lot of questions ...

Opinions about ... divided during the breakout session ...

Закінчити звіт можна переліком рішень, висновками, списком подальших дій за підсумками конференції:

It was decided to further investigate the possibility of ...

It was generally accepted that collaboration with the XXX Company would bring positive results.

The first pilot oject will be launched in the Spain branch of the company in three months.

The further meetings with reesentatives of YYY Company are planned for September.

висновок 

Підготовка та проведення міжнародної конференції - складне і відповідальне завдання, виконання якого вимагає від персонального асссістента граничної зібраності, уваги до деталей і вміння працювати в мультизадачності режимі.

Ми сподіваємося, що наші поради та інструкції допоможуть вам не упустити жодної важливої деталі і провести захід на найвищому рівні.

Домашнє завдання.

1. Складіть розклад майбутньої зустрічі.
2. Складіть лист з уточнюючими питаннями по надісланим презентацій.
3. Складіть короткий опис однієї з компаній, що беруть участь в конференції.
4. Підготуйте протокол-звіт про минулу конференції.

   І.А. Блех, перекладач, менеджер-координатор