Як скласти запрошення на конференцію

Зі статті ви дізнаєтесь:

• для чого складається запрошення на конференцію-
• як скласти запрошення на конференцію-
• де ознайомиться з прикладами і зразками запрошень на конференцію.

Для чого складається запрошення на конференцію

Конференція - збори, учасники якого зустрічаються для обговорення якогось питання, теми. Конференції бувають наукові, технічні, а також ділові, в яких беруть участь представники організацій, діяльність яких пов`язана з якою-небудь галуззю економіки. Такі бізнес-зборів є нагальною потребою і дозволяють не тільки обговорити важливу та актуальну для всіх учасників тему, але і поділитися практичним досвідом.

Як правило, багато такі конференції мають багаторічну історію і проходять регулярно, не рідше одного разу на рік або в два. Ті, хто отримав запрошення на конференцію учасники можуть мають можливість стати не тільки слухачами запланованих доповідей, а й самі, при бажанні, виступити на такому зібранні з презентацією або доповіддю. Конференції дозволяють учасникам ознайомитися з інноваційними дослідженнями і практиками, отримати готові рішення і технології.

Важливо, що офіційне запрошення на захід отримують і ті організації, які працюють в суміжних областях, наприклад, розробляють спеціалізоване програмне забезпечення або створюють інструменти та обладнання. Чим ширше коло учасників цього тематичного зборів, тим більше цікавої та корисної для всіх буде така ділова зустріч. Це відмінна можливість зав`язати нові контакти, визначитися з ринком збуту і постачальниками.

Тому та організація або кілька компаній, які беруть на себе організацію проведення конференції, повинні ретельно продумати, кого включити в список учасників. У цей список можуть бути включені як підприємства та організації, так і окремі особи, які є авторитетами і експертами з питання, який став темою запланованої зустрічі. І, навіть коли захід проводиться щорічно, розіслати учасникам запрошення на конференцію слід, як мінімум, за два-три місяці.

Такий термін буде достатній для того, щоб запрошений учасник не тільки зміг запланувати свої справи з урахуванням майбутньої зустрічі з колегами, але і для того, щоб він зміг попередити організаторів про своє бажання виступити на ній з доповіддю або презентацією, а також про те, що він хоче виставити на ній свій стенд із зразками продукції.

Як скласти запрошення на конференцію

Організаторам конференції дуже важливо продумати текст офіційного запрошення на захід. Він повинен містити не тільки інформацію про тему, місце і час проведення конференції, а й пропозиції щодо можливих форматів участі:

• як основний доповідач;
• як слухач і учасник дискусій;
• в якості рядового доповідача;
• як стендист, який представить від імені компанії зразки її продукції.

Основним доповідачам запрошення складається в індивідуальному порядку. Такі люди, як правило, планують свою діяльність і, відповідно, попередити їх слід заздалегідь. Вони будуть і відкривати конференцію, і вести пленарні засідання в якості експертів.

Відео: Запрошення на конференцію!

Розсилається на адресу інших учасників лист-запрошення на конференцію не повинно бути розлогим і багатослівним, але при цьому має містити максимум корисної інформації. В ідеалі, після того, як його прочитає респондент, ніяких додаткових питань у нього виникнути не повинно. 

Текст офіційного запрошення на захід краще розбити на кілька тематичних блоків-абзаців. якщо лист направляється конкретній людині, почати його слід з особистого звернення по імені-по батькові, наприклад: «Шановний Іване Івановичу!». У тому випадку, коли для участі запрошується підприємство, в особі його представника або представників особисті дані яких невідомі, доречно буде звернутися: «Шановні панове!».

У другому абзаці слід написати: «Запрошуємо Вас взяти участь в конференції", вказати її тему або перерахувати питання, які будуть розглядатися на ній, після чого вказати дату і місце, де вона буде проходити. Якщо на цій діловій зустрічі буде багато запрошених і планується проведення засідань по секціях, є сенс дати в запрошенні посилання, по якій можна буде ознайомитися з докладною програмою конференційних засідань.

Зверніть увагу: Якщо запрошення не містить особистого звернення і починається зі слів «Шановні панове!», В наступному абзаці слово «вас» слід писати з маленької літери.

У третьому абзаці запрошення на конференцію потрібно буде перерахувати найбільш авторитетних учасників, чия присутність заплановано та погоджено, а також вказати ті великі компанії, які також братимуть участь.

У четвертому абзаці доцільно обумовити вартість участі та формати присутності. Як правило, учасники, які будуть виступати з доповідями, можуть отримати знижки з оплати, що і потрібно буде вказати. Також необхідно обумовити коли і в якому вигляді необхідно надіслати на адресу організаторів тези доповідей. У запрошенні також потрібно буде привести вимоги до оформлення стендів. При необхідності, учасників можна попросити заповнити анкети та надіслати їх.

Приклади, зразки запрошень на конференцію

Складаючи лист запрошення на конференцію, зразок можна скачати з інтернету, але все-таки буде краще, якщо його скласти самостійно, нехай і з використанням прикладів. Тим більше, що немає необхідності складати текст такого листа для кожного учасника в індивідуальному порядку.

Якщо мова йде про рядових учасників, то і конкретні особи, і організації можуть бути запрошені по одному і тому ж шаблону. Шаблон запрошення на конференцію, складений один раз, можна буде використовувати і в подальшому, вносячи в нього актуальні коригування. Стандартне запрошення на конференцію, зразок, представлено нижче.

Запрошення на конференцію може бути складено і так, як представлено нижче.

Відео: Запрошення на конференцію "мобілізація 2016"

У разі, коли запрошення направляється на адресу передбачуваного спікера або людини, який буде в числі основних доповідачів, які відкривають роботу ділового зборів, скласти його слід в індивідуальному порядку. Таке запрошення на конференцію, приклад, наведено нижче.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Виступаємо публічно! (Ділова англійська мова для секретаря)
2. Як подавати чай і кава діловим партнерам і співробітникам в кабінеті керівника?
3. Засідання колегіальних органів: складаємо протоколи