Протоколювання

З даної статті ви дізнаєтеся:

• навіщо і кому потрібно протоколірованіе-
• основи ефективного протоколірованія-
• оформлення протоколу.

Протоколювання необхідно для додання рішенням, прийнятим на засіданні або нараді, юридичної сили. Як правило, за протоколювання призначається відповідальним секретар. Від його вміння виділити важливі етапи в обговоренні питань і зафіксувати їх в протоколі багато в чому залежить успішність їх подальшого виконання. Саме з цієї причини так важливо вміти скласти протокол.

Цілі і завдання протоколювання

Як уже сказано, протоколювання ведеться на важливих засіданнях і нарадах. Виходячи з важливості заходу, виникає необхідність ведення протоколу або записи всього ходу заходу на плівку. Однак необхідно враховувати, що навіть якщо всі засідання було записано на диктофон, то в подальшому буде потрібно оформлення протоколу. Так що можна з упевненістю сказати, що протоколювання - це невід`ємна частина будь-якої ділової зустрічі, на якій приймаються рішення.

Засідання колегіальних органів: складаємо протоколи

Основне призначення протоколювання - це письмове закріплення рішень засідання або наради. Протокол, як і будь-який інший документ, повинен містити реквізити, що надають йому юридичну силу. Від оформлення протоколу залежить, чи будуть рішення, зафіксовані в ньому, мати юридичну силу. Тому основним завданням протоколювання є фіксація прийнятих рішень.

Якщо на засіданні були присутні багато людей, то в подальшому необхідно уточнити у керівника списки, кому з присутніх буде потрібно відправити протокол. Це також є одним з важливих етапів протоколювання, адже від цього залежить подальший хід виконання прийнятих рішень. Також зрозуміло, що протокол слід скласти якомога швидше, щоб не затримувати хід виконання прийнятих рішень.

ефективне протоколювання

Ефективне протоколювання полягає не просто в фіксації ходу засідання, а в чіткому розумінні його важливих моментів і їх своєчасному фіксуванні. Наприклад, багато співробітників, присутні на нараді, роблять по його ходу особисті нотатки. Якщо по завершенню заходу порівняти їх, то стане зрозуміло, що вони кардинально відрізняються. Ефективне ж протоколювання націлене на підведенні загального підсумку, який буде донесено до всіх учасників.

Відео: Протоколювання в Selenium

Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід

Багато керівників на даний час стали використовувати в ході нарад проектори або фліпчарти, для фіксації важливих моментів, що виникають по ходу обговорення. Таке рішення можна віднести до ефективного протоколювання, так як в процесі заходу відповідальна особа саме вибирає, які важливі моменти потрібно виділити. Однак це не означає, що в подальшому не буде потрібно оформляти протокол. Навпаки, в цьому з`являється ще більша необхідність, адже інакше всі праці можна вважати марними.

На даний момент існує багато різних програмних рішень, які дозволяють вести протоколювання безпосередньо в ході нарад. Це дозволяє зробити процедуру значно простіше, а також сформувати готовий документ вже до закінчення заходу. Таке рішення дуже ефективно, коли компанія стикається з необхідністю організації частих засідань і нарад.

оформлення протоколу

Якщо бланк для оформлення першого листа протоколу не використовується, реквізити оформляються зазвичай поздовжнім способом (вздовж верхнього поля аркуша паперу) Центрованим.

У типовій формуляр протоколу входять такі обов`язкові реквізити:

• повне найменування організації або підприємства;
• назва виду документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• індекс (в протоколах, які відносяться до реєстрації актів);
• місце складання;
• Заголовок;
• текст;
• підписи.

Додатковими реквізитами протоколу є:

• найменування структурного підрозділу;
• гриф затвердження;
• відмітка про наявність додатків;
• місце (приміщення, офіс) і час проведення засідання;
• прізвище та ініціали головуючого на нараді, засіданні;
• дата підписання протоколу;
• спосіб голосування (відкрите, таємне, заочне).

Відео: Управління часом і організація нарад

Складаємо протокол англійською мовою

Відео: Протоколювання засідань третейського суду

Особливості оформлення обов`язкових реквізитів протоколу, а також наявність, кількість і правила оформлення додаткових реквізитів, особливості формуляра визначаються вимогами чинного законодавства, звичаїв ділового обороту або конкретної управлінської ситуації. Але все особливості оформлення базуються на загальному алгоритмі, який історично склався в процесі складання та оформлення протоколу як одного з основних видів розпорядчих документів.

• Протокол загальних зборів працівників про обрання представників трудового колективу (бланк) .doc
• Протокол загальних зборів акціонерів про обрання на посаду генерального директора (бланк) .doc
• Посадова інструкція секретаря (бланк) .doc

Відео: 43 Протоколювання в Windows PowerShell 2 0