Підготовка відряджень керівника, що входить в обов`язки секретаря

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• Загальні організаційні моменти підготовки відряджень керівника-
• Правила бронювання квитків і готельних номерів-
• Порядок підготовки і збору візиток, рекламної продукції, документів та інших матеріалів, які директору потрібно взяти з собою-
• Як виконується остаточна підготовка відряджень керівника напередодні от`езда-
• На які моменти необхідно звернути увагу секретарю для правильної організації відрядження директора.

Відео: Секретар керівника

Ділові відрядження - не рідкість для Президента компанії або її Генерального директора. У службових поїздках перший керівник вирішує найважливіші для діяльності підприємства завдання. І для успішного їх вирішення необхідна хороша організація ділової поїздки. Підготовкою відряджень керівника в межах одного міста і з виїздом в інші міста, а іноді і інші країни займається його секретар. Її типову схему розглянемо в нашій статті.

Загальна організація підготовки відряджень керівника

порядок підготовки відряджень керівника буде залежати, в першу чергу, від того, в якості кого він в неї вирушає - ділового партнера, гостя, учасника конференції і т.д. Складно це з тим, що якщо Генеральний директор відправляється в поїздку на запрошення ділових партнерів або в якості учасника конференції, то деякі пов`язані з нею організаційні питання може взяти на себе приймаюча сторона або організатор заходу, на яке він запрошений.

Перший етап планування поїздки керівника в службове відрядження передбачає отримання такої інформації:

• Дата відправлення і день приїзду;
• Вид транспорту (автомобіль, літак, поїзд) і порядок оплати квитків;
• Наявність супроводжуючих осіб;
• Рівень готелю і типу броньованого номера.

Службове відрядження керівника оформляється наказом по підприємству, який від його особи становить секретар. У ньому обов`язково повинна міститися інформація про покладання його обов`язків на той час, поки він буде у від`їзді, на певний посадова особа, яке слід повідомити про це під підпис. Далі необхідно оформлення посвідчення про відрядження, отримання добових, представницьких і т.д.

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Чи можна відмовитися від відрядження?
• Готуємо керівника до відрядженні
• Напрямок жінок в службові відрядження
• Яким способом директор може давати доручення в СЕД під час відрядження?

Відео: Секретар - помічник керівника

Підготовка відряджень керівника з урахуванням отриманої інформації від приймаючої сторони

В обов`язки секретаря керівника, який відправляється в службове відрядження на запрошення ділового партнера або організатора конференції, входить з`ясування попередньої інформації про хід заходу. Це необхідно для того, щоб встигнути підготувати:

• Рекламні матеріали;
• Елементи символіки компанії;
• Проекти договорів і т.п.

Дана інформація дозволить керівникові взяти з собою той одяг, який вимагає протокол, а також потрібну суму грошових коштів під представницькі витрати, без яких на подібних заходах не обійтися.

Відео: Олександр Бречалов призначений виконуючим обов`язки керівника Удмуртії

У приймаючої сторони необхідно з`ясувати:

• Дату і час проведення конференції або іншого заходу, на яке керівник компанії запрошений, а також попередній список його учасників;
• Дату і час проведення банкету, особливості протоколу і попередній список запрошених гостей;
• Наявність або відсутність допомоги у бронюванні готельного номера або зустрічі керівника в аеропорту, а також в його пересуванні по чужому місту.

Крім того, секретар повинен дізнатися прізвище, ім`я та по батькові координатора заходу, його посаду та контактні телефони.

Всю з`ясування інформацію потрібно передати керівникові, а також періодично повідомляти йому про хід проведення підготовки до його службовому відрядженні.

Підготовка відряджень керівника, допомога в зборах

На підставі інформації, отриманої від координатора заходу, на яке запрошений Президент компанії, необхідно скласти перелік документів, які йому потрібно буде взяти з собою. У службовому відрядженні першому керівнику можуть знадобитися:

• Копії статутних документів;
• Проекти договорів про співпрацю;
• Бізнес план інвестиційного проекту;
• Зразки продукції і т.д.

Всі перераховані вище документи повинні бути як на паперовому носії, так і в електронному вигляді. Не слід забувати і про достатню кількість візиток, рекламних проспектів і довідкової інформації, яка може стати в нагоді в діловій поїздці.

Даний перелік необхідно, в першу чергу, погодити з керівником, а потім зайнятися організацією їх підготовки.

Підготовка відряджень керівника в плані придбання квитків

Якщо службове відрядження намічається не в межах одного міста, то найзручнішим для поїздки транспортом буде літак. В обов`язки секретаря входить бронювання та придбання авіаквитків в обидва боки. Перш ніж придбати необхідно з`ясувати у відправляється у відрядження Президента компанії його переваги в плані класу обслуговування, а також обговорити з ним найбільш зручний рейс.

Якщо поїздка планується залізничним транспортом, то в обов`язки секретаря входить оформлення електронного квитка. Ця послуга РЖД надзвичайно зручна для поїздок в службові відрядження. Вона дозволяє оформити квитки в обидві сторони, не виходячи з офісу. Це дозволяє самостійно вибрати поїзд, тип вагона, місце і додаткові послуги. Все це перед оформленням квитка теж потрібно буде узгодити з директором.

Бронювання готельного номера

Якщо приймаюча сторона не займається бронюванням готельних номерів, то цей обов`язок також покладається на секретаря керівника. Перед вибором готелю слід пам`ятати про те, що витрачені на оплату номера гроші вимагають надання звіту. А це значить, що вибирати потрібно той готель, який надає на оплату своїх послуг чек та інші документи, що підтверджують цільове витрачання грошових коштів.

Перед тим, як забронювати номер, секретар повинен з`ясувати у керівника його побажання, що стосуються:

• Категорії номера;
• Рівня сервісу, що надається;
• Порядку встановленого проживання в готелі;
• Наявності бару, ресторану, побутового обслуговування, покриття Wi-Fi в номері.

Відео: Як проходити співбесіду?

Після цього можна переходити до бронювання номера, яке оформляється заявкою. Її можна скинути по електронній пошті, відправити факсом або надіслати рекомендованим листом. Заявка на бронь потребує підтвердження.

Підготовка відряджень керівника напередодні від`їзду

Найбільше справ у секретаря з`являється напередодні від`їзду Президента компанії в службове відрядження. Йому потрібно:

• Перевірити наявність квитків в обидві сторони;
• Дати керівнику остаточну інформацію про час від`їзду і часу прибуття, а також про те, чи будуть його в аеропорту зустрічати;
• Переконатися в наявності підтвердження на готельну бронь;
• Передати директору повністю оформлене посвідчення про відрядження;
• Перевірити підготовлені документи і рекламні матеріали, які керівник буде брати з собою;
• Передати директору інформацію про план заходу, на яке він відправляється і список його учасників;
• Скласти перелік необхідних у відрядженні документів і речей.

По поверненню директора з відрядження в обов`язки секретаря входить надання йому допомоги в оформленні авансового звіту, який необхідно надати в бухгалтерію. А також зайнятися підготовкою аналітичного звіту результативності службової поїздки на підставі тих даних, які керівник надасть.