Оформлення запрошень на захід

Важливою складовою роботи кожного секретаря є підготовка і організація різних заходів. І якщо ваші організаторські здібності дозволяють спланувати захід за лічені години, то це не означає, що при складанні запрошень у вас не виникнуть проблеми. Саме тому сьогоднішня стаття присвячена питанням складання запрошень.

З даної статті ви дізнаєтеся:

як скласти запрошення на меропріятіе-
оформлення запрошення на нараду.

Відео: Парк Єдиноборства 1 - запрошення на захід перед фестивалем єдиноборств "За Росію" 23.02.15

Будь-секретар повинен вміти швидко і коректно складати текст запрошення на захід. При цьому абсолютно неважливо, про який конкретно заході йдеться, будь то нараду або корпоративне свято. У даній статті ми розглянемо, яким має бути зміст запрошення, яку інформацію необхідно згадати і коли слід робити розсилку.

Складання запрошення на захід

Багато секретарі, незважаючи на великий досвід роботи, часто зазнають труднощів при необхідності скласти текст запрошення листи. Велика частина труднощів залежить від формату заходу і, відповідно, самого запрошення. В даному випадку необхідно вміти відрізняти заходи, що мали офіційний характер, і неофіційні події, на які запрошуються співробітники, партнери і т.д. Також слід враховувати, якої аудиторії ви плануєте відправку запрошень: партнерам, колегам або клієнтам. Найчастіше, запрошення на одне Лист запрошення і той же заходи мають різний текст, в залежності від того, кому воно адресується. Давайте розглянемо це на прикладі.

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

Уявіть, що ваша компанія виступає в ролі організатора виставки послуг. В даному випадку запрошення для партнерів (учасників виставки) має розповісти їм про переваги участі в даному заході, великій кількості можливих клієнтів (покупців) і про можливе зростання популярності і впізнаваності. Запрошення для відвідувачів виставки повинно містити інформацію про те, що у них є можливість побачити велику різноманітність компаній в одному місці, оцінити їхні послуги, якість і вартість. Крім того, на заходи подібного масштабу також слід відправити запрошення до місцевих ЗМІ, згадавши при цьому про значущість даної події і його соціальної складової.

Відео: Відео інструкція з оформлення Запрошень для іноземців в Росію

Відзначимо, що завчасна розсилка запрошень в ЗМІ дозволяє зробити будь-який захід більш популярним і залучити нових клієнтів і навіть спонсорів.

Лист на фірмовому бланку на нараду

Якщо із запрошеннями на неофіційні заходи справи йдуть значно простіше, то запрошення на нараду повинно бути оформлено в суворій відповідності з правилами. Перед тим, як задуматися про відправку запрошення, слід враховувати, що переговори бувають двох видів: оперативні і планові. При підготовці оперативної наради (яка проводиться за певним графіком), секретар повинен зайнятися запрошенням учасників, оповіщенням керівника про неявившихся і з`ясуванням причин відсутності. Під час проведення оперативної наради секретар повинен перебувати в приймальні і здійснювати прийом дзвінків і відвідувачів.

Відео: Запрошення користувачів групи Вконтакте на зустріч

Якщо мова йде про організацію планову нараду, то підготовка до нього повинна починатися за 1,5-2 тижні. Підготовку наради необхідно почати з:

призначення дати, часу і місця проведення наради;
складання порядку денного, списку учасників і доповідачів;
виконання робіт, які можуть знадобитися перед початком наради;
складання тексту запрошення.

Відео: Методи запрошення: " холодний ринок", Заходи

Як зрозуміло з плану, складання запрошення на нараду виконується в останню чергу і включає всю вищеназвані пункти.
Від рівня організації наради багато в чому залежить успіх досягнення цілей, а також ділова репутація організації. Правильна організація заходу має на увазі створення протокольної групи (2-3 співробітника), які будуть дослівно фіксувати весь процес. Відмінним варіантом стане посадка групи нема за загальним столом, а за окремим столиком у кутку приміщення. Нарада слід проводити в спеціальних приміщеннях, які обладнані овальним або круглим столом і сидячими місцями для 10 осіб. Як правило, такої кількості місць вистачає для організації більшості ділових переговорів, однак, у великих компаніях доцільно мати кілька переговорних приміщень з різними площами. Проведення переговорів в кабінеті керівника в даний час не прийнято і вважається поганим тоном.
Рекомендуємо матеріали по темі:

Як подавати чай і кава діловим партнерам і співробітникам в кабінеті керівника?
Плануємо робочий день керівника з Google Календарем
Засідання колегіальних органів: складаємо протоколи

Юридичний