Оформлення протоколу наради

Відео: Протоколи загальних зборів

З даної статті ви дізнаєтеся:

• що являє собою протокол совещанія-
• яку інформацію містить протокол совещанія-
• як скласти протокол наради.

Оформлення протоколу наради є невід`ємною частиною самого заходу, так як саме цей документ надалі буде містити повну інформацію про хід наради і його підсумки. Саме завдяки протоколу можна уточнити прийняті рішення з тих чи інших питань, а також виявити призначених відповідальних осіб, терміни виконання і т.д. Саме тому важливо знати, як правильно оформляти протокол наради.

Протокол наради - що це?

Протокол наради є документом, який повністю фіксує всю суть заходу та його підсумки. Як правило протоколювання здійснюється секретарем, який в подальшому повинен роздати копії протоколу всім присутнім особам. Більш того, у багатьох організаціях забороняють присутнім робити самостійні позначки і записи. Це обумовлено ймовірністю непорозуміння і спотворення суті даних, а також неуважним стеженням за ходом наради.

Наявність же єдиного протоколу наради дозволяє створити єдине враження від заходу у всіх присутніх, коротко описати хід зустрічі і рішення. Саме завдяки протоколу багато співробітників дізнаються ті рішення, які не почули або не до кінця зрозуміли. Як стає зрозуміло, протокол робить підсумок наради більш зрозумілим і здійсненним.

Інформація в протоколі наради

Оформлення протоколу наради слід почати ще за кілька днів до його проведення. Для початку необхідно уточнити, які питання будуть підніматися в ході наради, хто буде виступати і хто буде присутній. Також необхідно визначити і вказати в протоколі порядок, в якому будуть розглядатися винесені питання і виступати доповідачі. Подібне рішення також позбавить всіх учасників від плутанини і дозволить швидко перемикати свою увагу від одного питання до іншого.

Відзначимо, що не всі секретарі можуть похвалитися вмінням стенографувати наради безпосередньо по його ходу. Саме тому (щоб уникнути плутанини) краще вдатися до допомоги записуючих пристроїв, записи з яких в подальшому можна буде легко розшифрувати.

Обов`язково слід зазначити які рішення були прийняті по винесеним питань. Також слід вказати, які співробітники були призначені відповідальними за виконання даних рішень. Найчастіше вказуються ще й терміни, протягом яких всі рішення повинні бути виконані.

Складання протоколу наради

Якщо бланк для оформлення першого листа протоколу не використовується, реквізити оформляються зазвичай поздовжнім способом (вздовж верхнього поля аркуша паперу) Центрованим.

У типовій формуляр протоколу входять такі обов`язкові реквізити:

• повне найменування організації або підприємства;
• назва виду документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• індекс (в протоколах, які відносяться до реєстрації актів);
• місце складання;
• Заголовок;
• текст;
• підписи.

Додатковими реквізитами протоколу є:

• найменування структурного підрозділу;
• гриф затвердження;
• відмітка про наявність додатків;
• місце (приміщення, офіс) і час проведення засідання;
• прізвище та ініціали головуючого на нараді, засіданні;
• дата підписання протоколу;
• спосіб голосування (відкрите, таємне, заочне).

Правила оформлення протоколу мають на увазі розбиття тексту на дві частини: вступну та основну. Словом «голова» починають протокол. Воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери. Після тире вказують прізвище голови, ініціали. Так само Оформлення протоколаоформляется слово «секретар». Наприклад: Голова - Матвєєв В.І. Секретар - Іванова СБ України.

Дана частина протоколу опускається при фіксуванні оперативної наради. Далі йде перерахування присутніх. Після необхідно перерахувати прізвища запрошених осіб із зазначенням їх посад. Також відзначимо, що на розширених зборах і засіданнях з великою кількістю присутніх осіб їх склад вказується лише кількісно, а список прізвищ надалі прикладається до протоколу.

Основна частина тексту протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному пункті можуть бути такі частини: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ). Ці слова пишуться прописними буквами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка, і таким чином вони візуально розбивають текст.

Рекомендуємо матеріали по темі:

Відео: Як оформити європротокол 2017? Оформлення ДТП без виклику ДАІ. Останні зміни європротоколу

1. Засідання колегіальних органів: складаємо протоколи
2. Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід
3. Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів»