Лист про переговори

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

• способи запрошення на переговори-
• терміни відправлення листа про переговорах-
• організація переговорів.

Відео: Тереза Мей підписала лист, яке офіційно запустить Брекзіт

Якщо керівник компанії планує організувати переговори, то, як правило, робота по їх підготовці повністю лягає на секретаря. Більш того, це входить в посадові обов`язки і відноситься до адміністративної підтримки керівника. Саме тому кожен секретар повинен знати з чого почати організацію переговорів, а точніше, як надіслати запрошення.

Способи запрошення на переговори

Слід зазначити, що незважаючи на велику кількість сучасних способів спілкування, не всі підійдуть для відправки запрошення на переговори. Так, не варто відправляти запрошення за допомогою мобільних додатків і месенджерів. Такі засоби спілкування не зовсім підходять, коли мова йде про підготовку до офіційного заходу, яким і є ділові переговори. Більш того, дані кошти спілкування мають на увазі відправку коротких повідомлень, а лист про переговори таким не є. До того ж це може підірвати репутацію компанії і сказати про вашу несерйозності. Саме з цих причин краще не вдаватися до відправки миттєвих повідомлень.

Наступний спосіб для запрошення на переговори - телефонний зв`язок. Здавалося б, немає нічого простішого, ніж подзвонити в потрібну організацію і повідомити про дату і місце проведення переговорів, однак і тут є ряд мінусів. Для початку слід зазначити, що ви не можете бути повністю впевнені в тому, що ваш співрозмовник правильно і повністю запише і передасть всю інформацію, яку ви йому скажете в ході телефонної розмови. Також він може просто забути вчасно донести всю інформацію до керівника. До того ж вам навряд чи вдасться повністю передати всю важливу інформацію по телефону.

Найнадійнішим і відповідним способом є відправка листа про переговори. Даний спосіб оповіщення дозволить вам максимально розгорнуто викласти всю інформацію про майбутній захід: кількість учасників, тема переговорів, місце і час проведення, питання, які будуть розглядатися, і так далі. Такий лист про переговори можна відправити кур`єрською поштою, що гарантує своєчасну доставку до адресата і прочитання. Також в листі можна вказати, що потрібно у відповідь лист про наміри бути присутнім на переговорах або про відмови в участі. Більш того, завчасна відправка листа дозволить ймовірним учасникам переговорів заздалегідь підготуватися до цієї події.

Терміни відправлення листа про переговори

Перед тим, як задуматися про відправку запрошення, слід враховувати, що переговори бувають двох видів: оперативні і планові. При підготовці оперативної наради (яка проводиться за певним графіком), секретар повинен зайнятися запрошенням учасників, оповіщенням керівника про неявившихся і з`ясуванням причин відсутності. Під час проведення оперативної наради секретар повинен перебувати в приймальні і здійснювати прийом дзвінків і відвідувачів.

Відео: Відкритий лист Януковича

При проведенні планового наради (засідання) з великим числом учасників підготовка починається за 1,5-2 тижні до його проведення і включає в себе наступні етапи:

• призначення дати, часу і місця проведення наради;
• складання порядку денного, списку учасників і доповідачів;
• виконання робіт, які можуть знадобитися перед початком наради;
• складання тексту запрошення.

Особливий вид переговорів являє собою так званий «мозковий штурм». Такий захід проводиться в разі, коли необхідно вирішити складну проблему, знайти вихід із заплутаної ситуації, прийняти відповідальне рішення.

організація переговорів

Від рівня організації ділових переговорів багато в чому залежить успіх досягнення цілей, а також ділова репутація організації. Правильна організація ділових переговорів має на увазі створення протокольної групи (2-3 співробітника), які будуть до-немов фіксувати весь процес переговорів. Відмінним варіантом стане посадка групи нема за загальним столом, а за окремим столиком у кутку приміщення.

Переговори слід проводити в спеціальних приміщеннях, які обладнані овальним або круглим столом і сидячими місцями для 10 осіб. Як правило, такої кількості місць вистачає для організації більшості ділових переговорів, однак, у великих компаніях доцільно мати кілька переговорних приміщень з різними площами. Проведення переговорів в кабінеті керівника в даний час не прийнято і вважається поганим тоном.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Як подавати чай і кава діловим партнерам і співробітникам в кабінеті керівника?
2. Засідання колегіальних органів: складаємо протоколи
3. Листи інформаційного характеру