Office 365 planner і office 365 groups: створення та управління завданнями

Відео: Examine Microsoft Planner - a new way to organize work

Створити нову задачу просто. На скріншоті нижче показаний член групи, який призначається створеної задачі. Членство в групі використовується для заповнення списку. Завдання можна залишити непризначеними, а якщо хтось залишає групу після того, як йому призначено завдання, то вони залишаються призначеними цій людині, поки не будуть змінені комусь іншому. Не можна додати до задачі більш однієї людини або групи. Також не можна додати користувача поза вашого клієнта Office 365 (навіть локальних користувачів, пов`язаних через гібридне з`єднання), що може знадобитися, якщо з проектом пов`язаний зовнішній консультант або третя сторона. Ймовірно, причина в тому, що групи Office 365 поки не підтримують зовнішніх членів. Відповідно до перспективного плану Office 365 Roadmap це обмеження повинне бути знято, і, коли це станеться, ви зможете призначити завдання зовнішньому особі. На сьогодні відсутність взаємодії з зовнішніми членами може виявитися проблемою для ряду проектів, в яких знання консультантів, менеджерів проекту, архітекторів та інших сторонніх фахівців часто доповнюють знання, доступні з внутрішніх джерел.


Швидкий спосіб призначити кому-небудь завдання - перетягнути значок користувача на неї. Коли комусь призначається завдання, повідомлення відправляється всім членам, записаним в групу. Це один із способів інформувати групу, що хтось із її членів призначений відповідальним за завдання, але при цьому, коли новий план створюється для великої групи, доводиться швидко розсилати безліч повідомлень в процесі призначення завдань. Невелике поліпшення в цій галузі дозволить адміністраторам груп встановити, що тільки певний співробітник отримує повідомлення про покладену на нього відповідальність за нове завдання. Або ж можна передбачити можливість сформувати і відправити членам групи зведення, що містить відомості про всі поточні призначення.








Зверніть увагу на пункт Add someone new ( «Додати нового користувача») в нижній частині списку членів групи, показаного на екрані 4. Щоб мати можливість призначити завдання якомусь користувачеві, його потрібно додати до групи як нового члена. Це логічно, але в результаті новий член отримує доступ до повного набору ресурсів, доступних групі, в тому числі до всіх елементів в бібліотеці документів групи. Пам`ятайте, що група Office 365 представляє одне ідентифікаційне твердження, коли справа стосується доступу, і всі члени мають однаковий рівень доступу при вступі в групу. Іншими словами, не можна додати кого-небудь до плану, не надавши цій людині членства в групі, що не завжди бажано. А оскільки групи Office 365 забезпечують однаковий рівень доступу всім членам, неможливо надати комусь доступ тільки для перегляду плану.

Та обставина, що всі члени групи мають однаковий доступ до плану, сподобається не всім. Кожен може створити і змінити завдання. Кожен може призначити завдання іншому члену групи або перепризначити отриману задачу комусь іншому. Кожен може видалити завдання або оновити хід її виконання.

Все це значно розширює можливості користувача при умови, що ви готові до роботи в такому режимі. Якщо ви віддаєте перевагу ієрархічну форму управління, при якій тільки певні члени можуть додавати, змінювати або призначати завдання, то слід скористатися більш традиційною програмою управління проектами, такий як Project Online. Інший варіант - використовувати шаблон Project ( «Проект») для SharePoint Online (https://support.office.com/en-us/article/Create-a-project-site-bdb115c1-dbbf-47e9-a2b2-71606e27245d), щоб створити сайт для розміщення завдань проекту. Спочатку ви не отримаєте користувальницький інтерфейс, як у Planner, але, оскільки використовується SharePoint, відкриваються величезні можливості в налаштуванні і організації сайту відповідно до ваших вимог.