Види документів в організації

Відео: 28.05 Види документів

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• які основні види документів в організації існують на сьогоднішній день-
• як ведеться робота з різними видами документів в організації-
• Найпоширеніші помилки в окремих видах документів в організації-
• про терміни зберігання різних видів документів в організації.

Основні види документів в організації в 2016 році

Основні види документів в організації можна поділити на кілька груп, кожна з яких має свою класифікацію. Існують суворі стандарти оформлення деяких паперів, відступ від яких неможливо, інші ж можуть заповнюватися від руки і в довільній формі. У більшості організацій дотримуються нормативів, викладених на курсі «Документознавство та документаційне забезпечення управління», що вивчається в вузах.

Відео: Правила оформлення документів в організації

Як правильно узгоджувати документи?

Документи діляться на види за такими характеристиками:

• Способом документування: графічні, електронні, рукописні, кіно- і фотодокументи.
• Сферою використання: фінансово-бухгалтерські, організаційно-розпорядчі, документи з праці, науково-технічні, звітно-статистичні.
• Змісту: прості і складні.
• Характером змісту: первинні з вихідною інформацією, вторинні з узагальненої вихідною інформацією.
• Місцем складання: внутрішні, вхідні, вихідні.
• Грифу доступу або ступенем гласності: відкриті, з грифом секретності і обмеження доступу. Види грифів: для службового використання, комерційна таємниця, конфіденційно, таємно і цілком таємно.
• Походженням: офіційні та особисті.
• Юридичною силою: оригінали в єдиному екземплярі, копії в будь-якій кількості, відпустку під копірку, завірені копії з реквізитами, виписки із зазначенням основного документа з інформацією, дублікати.
• Формі викладу: індивідуальні у вільній формі, трафаретні із закладеною структурою, типові, зразкові, уніфіковані.
• Термінів виконання: термінові, нетермінові.
• Термінами зберігання: тимчасового зберігання - до 10 років, довготривалого зберігання - понад 10 років, постійного.
• Ступеня обов`язковості: інформаційні - з фактами та відомостями, директивні - з обов`язковим виконанням у відведені терміни.

Робота з різними видами документів в організації

На підприємствах передбачена система документації, встановлений тип заповнення, щоб привести в порядок наявні папери. Відсутність плутані дозволяє швидко знаходити оригінали або копії, полегшує роботу з різними видами документів в організації. Обов`язки з контролю, зберігання та стандартизації повинні бути довірені компетентну особу.

Робота з документами:

• всі види документів в організації в 2016 році потрібно привести до єдиного стандарту оформлення і розробки;
• максимально скоротити кількість паперів в організації;
• розробити операції обробки паперів та автоматизувати їх;
• організувати зберігання;
• налаштувати права доступу.

Інструкція з діловодства. Розділ «Організація роботи з документами»

Види документів в організації краще уніфікувати, скоротивши їх кількість. Уніфікація - метод усунення великої кількості паперів, частина з яких тільки займає місце в архівах. Попередньо потрібно провести аудит, в ході якого вийде виявити всі види документів, присутніх на підприємстві. Незважаючи на трудомісткість роботи, вона виправдана, так як в подальшому значно спрощується зберігання і пошук потрібних паперів. Уніфікація повинна зачіпати не тільки види, але і тексти документів, після чого вони повинні бути об`єднані в системи документування.

Помилки в окремих видах документів в організації в 2016 році

Документи, які не підлягають державній реєстрації, можуть оформлятися у вільній формі, встановленій на конкретному підприємстві. Недоліки в них не контролюються державними органами. Помилки в окремих видах документів в організації можуть призвести до накладення штрафів, часто значних. З метою підвищення якості заповнення проводяться перевірки Управлінням Мін`юсту Росії. Можна виділити недоліки як в конкретних паперах, так і в цілому в багатьох видах документів в організації.

Заяви про державну реєстрацію компанії складаються з допущенням помилок, що перешкоджають позитивному вирішенню. Найбільш часто зустрічаються форми заяв, заповнених вручну малими літерами, коли потрібно писати великими літерами і тільки чорнилом чорного кольору. Коди міст також заповнюють неправильно, невірно ставлять прогалини в номерах телефонів. Заявники припускаються помилок і при вказівці форм діяльності, проставляючи тризначні коди, коли вимогами передбачені чотиризначні.

Помилки в окремих видах документів в організації в 2016 році, а саме в протоколах, можуть послужити причиною відмови розгляду або прийняття негативного рішення. Найбільш часто зустрічається невідповідність дати, невиконання встановлених вимог пункту 25 Адміністративного регламенту, недотримання правил підписання, надання непідшиті і ненумерованих документів.

В установчих документах (статутах, договорах) зустрічається невідповідність вказаного найменування компанії із затвердженим на установчих зборах. Бувають і випадки, коли паперу засвідчуються не заявником або нотаріусом, а іншою особою. Непоодинокі й такі недоліки, як неправильне написання імен, прізвищ, дат, реквізитів. Якщо вони ведуть до спотворення сенсу, папери не можуть бути розглянуті федеральними службами.

У документах про сплату державного мита зустрічаються неправильні реквізити, неправильне зазначення коду організації, а платіж здійснюють неуповноважені особи. Це може привести до відмови реєстрації організації. Всі види документів в організації, в тому числі реєстраційні, повинні строго відповідати встановленим нормативам.

Відео: Організація і Зберігання речей і документів Помічники FIX PRICE

Виправлення в податкових деклараціях, неправильне зазначення прибутковості, помилки в найменуваннях, прізвищах посадових осіб можуть бути розцінені як навмисні. Це загрожує накладенням штрафів, відкликанням ліцензій. Будь-які виправлення повинні проводитися встановленим способом - закреслити невірне, написати потрібне і додати, що внесені зміни. В ідеалі - заповнити документ знову.

Помилки в окремих видах документів в організації можуть бути несуттєвими, якщо вони стосуються бухгалтерського, а не податкового обліку. У записках, пояснювальних та інших службових документах можуть бути недоліки, так як правильність їх заповнення не контролюють федеральні служби.

Терміни зберігання різних видів документів в організації

Відповідно до пункту 4 статті 89 НК РФ про виїзний податкової діяльності, терміни зберігання різних видів документів в організації не повинні становити менше 4 років з моменту їх оформлення. Податкова інспекція має право проводити розрахунки досвідченим шляхом. Дані бухгалтерського обліку та звітності повинні зберігатися в архівах не менше 5 років.

Технологія роботи з документами. документообіг

В цілому ж терміни зберігання різних видів документів можна розділити на наступні групи: з обмеженим періодом, постійного зберігання, до відпадання потреби, до заміни новими. Кадрова документація зберігається до запитання. У зв`язку з можливістю перенесення інформації на електронні носії стало значно легше виконувати пошук потрібних паперів, а ймовірність їх втрати мінімізується, якщо робиться кілька резервних копій. Зберігання документів чітко закріплено Федеральної архівної служби - позбавлятися від них раніше покладеного терміну строго заборонено, так як можуть знадобитися виписки та інше.

Висновки

Всі види документів в організації повинні бути уніфіковані. Періодичний аудит допоможе виявити можливі помилки і усунути їх. Дотримання правил оформлення і подачі документів, їх грамотне складання дозволить уникнути проблем і накладення штрафів. Роботу з паперами повинні вести виключно кваліфіковані фахівці, які знаються на основах діловодства та документообігу, а також вимоги діючих законів.