Зберігання документів в 2017 році

Відео: влоги: організація і зберігання документів, готуємо рулетики з сьомгою, мої ЮВЕЛІРНІ ПРИКРАСИ! BY Maria

Відео: Організація зберігання документів (квитанції)

З даної статті ви дізнаєтеся:

• які бувають види зберігання документів-
• вимоги до зберігання документів в 2017 році-
• терміни зберігання документів в 2017 році.

До організації зберігання документів в 2017 році слід поставитися з усією відповідальністю, адже найчастіше початок календарного може стати хорошою причиною для наведення порядку в документації. Таким чином, якщо у вашій організації не здійснювалося належну увагу зберіганню документів, то початок нового календарного року - це відмінний привід, щоб налагодити зберігання документів. А поки рекомендуємо вам ознайомитися з правилами та основами зберігання документів.

Види зберігання документів

Існує два різновиди зберігання документів: оперативне (поточне) і архівне. Вони не тільки різняться за термінами, а й має абсолютно різний підхід. З упевненістю можна сказати одне: всі документи, що знаходяться на оперативному зберіганні, надалі поміщаються в архів.

Поточне або оперативне зберігання документів має на увазі їх зберігання на робочому місці, тобто в процесі їх використання. Наприклад, якщо наказ очікує візування або позначки про виконання, то він знаходиться на робочому місці відповідальної особи. Як правило, для оперативного зберігання документів на робочому місці повинні бути передбачені закриваються шафи або полиці в столі співробітника. Однак слід враховувати, що при відсутності відповідальної особи на робочому місці доступність документів не повинна обмежуватися.

Зберігання електронної пошти

Архівне зберігання документів необхідно для забезпечення схоронності документації протягом усього терміну її зберігання. Під архів в організації повинно бути виділено окреме приміщення, яке буде відповідати всім вимогам для забезпечення схоронності ділових паперів. Також організація може здавати документи в державний чи муніципальний архів. В цьому випадку документація повинна бути оформлена відповідно до вимог даної установи.

Вимоги до зберігання документів в 2017 році

Документи в архів повинні передаватися щорічно за підсумками експертизи цінності. Вони повинні бути оформлені в справи відповідно до їх термінами зберігання і найменуванням. Слід враховувати, що в архів поміщаються ділові папери, справи по яких вже завершені. В іншому випадку документи повинні залишатися на поточному зберіганні до наступного року.

Відео: Куди вкласти гроші в 2017 році - валюта, депозит, облігації, акції, метали?

Також головною умовою зберігання документів є забезпечення їх читання. Тобто мало того, щоб папери пролежали в коробках визначений термін - вони ще повинні бути в хорошому стані і не втратити свого виду. В іншому випадку контролюючі органи можуть звинуватити вас в несумлінному забезпеченні збереження документів.

Передача документів на зберігання в архів організації

Відзначимо, що зберігання документів в 2017 році має здійснюватися в суворій відповідності до законодавства. Неправильне і несумлінне зберігання документів може спричинити не тільки адміністративну відповідальність і грошові стягнення, а й кримінальну відповідальність для відповідальних осіб.

Терміни зберігання документів у 2017 році

В першу чергу слід відзначити, що терміни зберігання документів в 2017 році не зазнають жодних змін. Це означає, що всі документи також можна буде розділити на три категорії: тимчасового, довгострокового і постійного термінів зберігання. До категорії тимчасового зберігання відносяться документи, термін зберігання яких не перевищує десяти років. Довготривала документація повинна зберігатися в організації від 10 (включно) і більше років. Відповідно ділові папери з постійним терміном не мають обмежень по тривалості їх зберігання (найчастіше навіть після ліквідації організації їх слід здавати на зберігання в державний чи муніципальний архів).

Ті ж самі терміни зберігання передбачені і для електронних документів. Важливо запам`ятати, що носій документа не впливає на його термін зберігання. Звичайно, електронні носії більш надійні в плані збереження, ніж паперові, однак зберігати їх необхідно протягом одного і того ж періоду часу. При цьому перевірка і перезапис електронних документів повинна здійснюватися значно частіше (не рідше, ніж 2 рази на рік).

Визначення термінів зберігання документів