Види документів

Відео: ЮД # 3 Види документів

У посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з великим об`ємом різних документів. Для кого-то не складає труднощів розібратися з усіма видами документів, однак деякі документи можуть викликати здивованість навіть у найдосвідченіших співробітників. Щоб уникнути труднощів, рекомендуємо ознайомитися з видами документів.

У даній статті ми розглянемо:

види документів організації-
основні види документів секретаря-
відмінності ведення окремих видів документів.

Різні види документів організації вимагає різного порядку роботи з ними. Щоб визначити, який порядок роботи потрібно в конкретному випадку, необхідно вміння чітко розрізняти види документів.

Види документів організації

Існують різні види документів організації, які діляться по їх призначенню, а також по їх приналежності до підрозділів організації. Так, основний поділ документів представлено:

організаційними документами (штатний розклад, посадові інструкції і т.д.);
розпорядчими (різні накази);
інформаційно-довідковими (пояснювальні записки, акти, довідки);
персональними документами (трудові книжки, автобіографії, резюме);
плановими документами (планові розрахунки за чисельністю, оплаті праці, завдання з кадрових питань і т.д.);
звітними документами (бухгалтерська і податкова звітність);
іншими документами.

Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно

Основні види документів секретаря

Основні види документів секретаря включають організаційні документи, розпорядчі, а також вхідну документацію. Як правило, в обов`язки секретаря керівника входить робота з розпорядженнями керівництва. Наприклад, якщо керівник організації видав наказ, то секретар повинен довести його до виконавця і простежити за ходом виконання (якщо це потрібно).

Організаційні документи повинні завжди бути під рукою у секретаря. До них можна віднести штатний розклад, посадові інструкції співробітників, положення про персонал, правила внутрішнього розпорядку, правила роботи з документами, інструкція по обробці вхідної кореспонденції і т.д. Можна з упевненістю сказати, що даний пакет документів регламентує всю роботу організації, тому секретар (особливо секретар керівника) повинен знати зміст всієї цієї документації.

Також секретар повинен здійснювати обробку вхідної кореспонденції. Обробка включає реєстрацію вхідних документів і розподіл відповідно до їх призначення. Тут також необхідно визначати необхідність знайомити керівника і інших співробітників з даним документом.

Листи інформаційного характеру

Залежно від обставин будь-яка група документів може переважати або бути незначною.

Відмінності ведення окремих видів документів

Відмінності ведення окремих видів документів також залежать від їх найменування. Наприклад, розпорядження керівництва повинні бути передані виконавцям, а в подальшому контролюватися по ходу їх виконання. Також слід повідомляти керівництву про хід виконання.

Організаційні документи після затвердження керівником повинні бути передані співробітникам і до відповідних підрозділів. Це стосується посадових інструкції і порядку роботи в організації. Наприклад, при випуску нової інструкції або штатного розкладу секретар зобов`язаний створити необхідну кількість копій і розповсюдити їх по всіх підрозділах організації.

В цілому роботу з усіма видами документів можна представити у вигляді такої ланцюжка дій: види документів

прийом вхідних документів;
попередній розгляд;
реєстрація документів;
доповідь керівнику про отримані документах;
прийняття рішення керівником;
направлення документів на виконання;
контроль виконання документів;
виконання документів;
формування документів у справи;
використання документів в довідково-інформаційної роботи;
визначення термінів зберігання документів (передача в архів, подальше використання, знищення документів).

Ступінь досконалості технологічної системи роботи з документами визначається оперативністю переміщення і виконання документів і майже ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованої інформацією. У документационном забезпеченні підприємства можна виділити три основні групи документів: вхідні документи (надходять), вихідні документи (відправляються), внутрішні документи. Реєстрація може проводитися для всіх груп документів, перш за все для вхідних документів. Багато підприємств не ведуть реєстрацію внутрішніх документів.

Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід

Робота по виконанню й контролю виконання документів охоплює внутрішні, вхідні документи і тільки, як виняток, вихідні. З стадії формування справ все групи документів проходять одні й ті ж операції, крім зазначених документів, які, за рідкісним винятком, не передаються на архівне зберігання. Для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства, яка містить зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.