Ведення архіву

Багато організацій стикаються з великою кількістю труднощів і помилок при організації архіву документів. Тому рекомендуємо ознайомитися з основами ведення архіву, які дозволять уникнути багатьох помилок і допоможуть створити у вашій організації правильне архівне зберігання.

Відео: "Архів документів" - простий документообіг

З даної статті ви дізнаєтеся:

як організувати ведення архіву організації-
основні правила ведення архіва-
найбільш поширені помилки при веденні архіву.

Ведення архіву організації

Найчастіше в посадові обов`язки секретаря ставиться робота з архівом організації. Як правило, робота з ведення архіву покладається на секретаря в невеликій компанії, коли наймати на роботу архіваріуса не представляється можливим або пов`язане з великими витратами. В такому випадку секретарю необхідно ознайомитися з основами ведення архіву.

Відео: Ведення аналітичних ознак (Архів документів на хмарному диску)

Перші етапи діловодства в організації

Локальні нормативні акти, які регламентують роботу архіву організації, покликані забезпечувати вирішення управлінських завдань в питаннях упорядкування архівних документів організації, а також організовувати їх збереження. Також кожна організація повинна зайнятися розробкою і затвердженням своїх локальних актів, які будуть спрямовані на регламентацію роботи архіву. Причому локальні акти повинні бути розроблені незалежно від розміру організації і її архіву, в іншому випадку навіть самий невеликий архів ризикує перетворитися в безладну купу паперів.

Читайте по темі в електронному журналі

Як змінилися терміни зберігання у документів з особового складу? Чи можна накази по відпустках, відрядженнях, про стягнення, як раніше, зберігати п`ять років?
Передача документів на зберігання в архів організації
Передача електронних документів в архів організації

В локальні акти організації повинні увійти такі документи, як: ведення архіву

інструкція по делопроізводству-
положення про архів (положення про службу ДОП, якщо в організації є відповідний підрозділ), положення про архівну службу або регламент по роботі з документами архіва-
посадові інструкції співробітника архіва-
інструкція з охорони праці для архівіста (співробітника, який виконує його обов`язки) -
наказ про склад експертної комісії, яка повинна буде здійснювати експертизу цінності документів-
положення про експертну комісії-
положення, інструкції та інші документи, які регламентують різні заходи, що стосуються архіву.

Спочатку необхідно зайнятися розробкою інструкції з діловодства. Саме цей документ регламентує правила роботи з документами, в тому числі і правила поточного (оперативного) зберігання документів, які встановлюють межу між документами і архівними документами.

Іноді, часто при відсутності архіву в організації, тематичні розділи Інструкції з діловодства доповнюються положеннями, які регулюють архівне зберігання документів. Але для цих сюжетів краще підходить Положення про архів (роботі з архівними документами).

Правила ведення архіву

Правила ведення архіву багато в чому залежать від його розміру. Архів може бути як самостійним підрозділом в складі організації, так і ставитися до служби документаційного управління. Так, при створенні повноцінного архіву слід керуватися вимогами до приміщення, в якому будуть зберігатися документи. Якщо ж можливість створення повноцінного архіву відсутня або в цьому немає необхідності, то архівні документи можуть зберігатися в спеціальних шафах, що замикаються або сейфі, при цьому доступ до них повинен бути обмежений.

Як змінилися терміни зберігання у документів з особового складу? Чи можна накази по відпустках, відрядженнях, про стягнення, як раніше, зберігати п`ять років?

Також правила ведення архіву мають на увазі створення графіків для проведення основних заходів, що стосуються архіву. Необхідно подбати про розробку графіка прийому документів від підрозділів організації. Навіть при мінімальному обсязі документів дана міра дозволить уникнути багатьох помилок. Також потрібно скласти графік проведення експертизи цінності документів. Даний захід дозволить своєчасно відстежувати і знищувати документи з простроченим терміном зберігання.

Відео: підшиваються Касові документи і звіт Касира (Каса рахунок 50) в Архів

Помилки при веденні архіву

Найбільш поширені помилки у веденні архіву виникають через неправильне оформлення справ, переданих в архів. Тому порядок передачі справ і документів повинен бути строго регламентований. Рекомендуємо уважно вивчити порядок складання та оформлення номенклатури справ, щоб звести до мінімуму можливі помилки.

Також причиною помилок може стати неправильне визначення термінів зберігання документів. Щоб уникнути випадкового знищення документів, строки зберігання яких ще не закінчилися, можна створити перелік документів з їх термінами зберігання. Відповідно і зберігати архівні документи рекомендується відповідно до їх термінами. Неприпустимо зберігання постійних документів з паперами тимчасового зберігання, так як це може стати причиною випадкового знищення документів. А це в свою чергу може стати причиною багатьох неприємностей з контролюючими органами.

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ

Слід пам`ятати, що архів повинен забезпечувати збереження документів протягом багатьох років, а то й десятиліть. Тому слід приділити пильну увагу організації зберігання, адже це і є основним завданням архіву організації.

Юридичний