Терміни зберігання документів

У даній статті ми докладно розглянемо:

• терміни зберігання документів в організації-
• що робити, коли закінчився термін зберігання документа-
• як робити знищення документів з простроченим срокамі-
• як правильно скласти акти знищення документів з простроченим терміном зберігання.

Перш ніж приступити до визначення термінів зберігання документів, необхідно знати, що різні документи мають різні терміни зберігання. Існують навіть документи з постійним терміном зберігання, тобто дана документація повинна зберігатися до тих пір, поки організація існує і веде свою діяльність. Тому дуже важливо правильно визначити, які документи і протягом якого терміну підлягають зберіганню.

Терміни зберігання документів в організації

Кожна організація повинна забезпечувати збереження документів, в тому числі і документації, що стосується персоналу, протягом строків, які встановлюються нормативними правовими актами РФ і федеральними законами.

В результаті здійснення діяльності організації створюється велика кількість документів, які мають різне значення. Частина з них містить інформацію, яка необхідна тільки для прийняття рішень з якоїсь певної проблеми. Після використання даної інформації в оперативних цілях такі папери втрачають своє значення. Подальше їх зберігання є недоцільним. Інші документи можуть зберігати свою значущість протягом багатьох років. Але є документи, що містять цінну інформацію як для самої організації, так і для контролюючих органів. Такі документи необхідно зберігати постійно. Саме з цієї причини визначені різні терміни зберігання документів в організації.

Термін зберігання документів може бути:

• тимчасовим (до 10 років);
• тимчасовим (понад 10 років);
• постійним.

Терміни зберігання не залежать від того, в якій формі був створений документ: паперовій або електронній. Можливість і тривалість використання документів повинна визначатися значущістю наявної в них інформації. Для документації, відібраної для тимчасового зберігання, важливо встановити, протягом якого часу вона може знадобитися. Саме тому визначення термінів зберігання окремих документів є однією з найважливіших задач експертизи цінності документів.

Перелік термінів зберігання документів

Як вже написано вище, спочатку терміни зберігання документів визначаються в ході складання номенклатури справ. Це означає, що проводиться попередня оцінка цінності документів, що входять до складу тієї чи іншої справи. При подальшому формуванні справ слід перевіряти правильність визначення документів до певних комплексів, виходячи з їх призначення, змісту і термінів зберігання.

Контроль виконання документів

Допомогу надають типові або відомчі переліки документів зі строками зберігання. Вони допомагають встановити терміни зберігання або можливість знищення деяких управлінських документів. Типові переліки є нормативно-методичними документами міжгалузевого дії. При проведенні експертизи цінності документів ними можуть керуватися всі організації та установи. Відомчі переліки встановлюють склад документів і терміни їх зберігання для певної галузі діяльності, наприклад, закладів освіти, охорони здоров`я і т.д. Однак, незважаючи на наявність переліків, в ряді ситуацій може знадобитися додаткове вивчення складу і змісту ділових паперів для визначення необхідності та тривалості їх зберігання.

Щорічно в діловодстві організацій проводять відбір документів на постійне і тимчасове зберігання, а також для знищення. Цей відбір проводять співробітники структурних підрозділів при безпосередній участі співробітників архіву організації. Він передбачає аналіз фактичного змісту документів, що знаходяться в справі, визначення їх наукової та практичної цінності і відповідних термінів зберігання. Не допускається визначення термінів зберігання тільки по заголовкам справ, включених до номенклатури. Особливо уважно слід поставитися до документів постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання. Їх відбір повинен вестися шляхом полистного перегляду. Тільки так можна виявити можливі помилки, допущені при формуванні справ, і відокремити документацію з постійним терміном зберігання від паперів тимчасового зберігання.

Як змінилися терміни зберігання у документів з особового складу? Чи можна накази по відпустках, відрядженнях, про стягнення, як раніше, зберігати п`ять років?

Так само полистно слід переглядати справи з відміткою «ЕПК». Це дозволяє виявити в їх складі ділові папери, що підлягають постійному зберіганню. Справи, в складі яких є такі папери, повинні бути переформовані: документація з постійним і тимчасовими термінами зберігання формують в окремі справи або приєднують їх до вже сформованих справах з подібними паперами. Терміни тимчасового зберігання слід уточнювати за переліками документів або за номенклатурою справ організації.

Що робити, коли закінчився термін зберігання документа

В першу чергу слід відзначити, що зробити висновок про закінчення терміну зберігання документів може зробити тільки експертна комісія. При цьому слід враховувати, що якщо термін документа закінчився, але він може знадобитися в ході поточних судових розглядів, то краще за все залишити оригінал в цілості.

На підставі номенклатури справ повинні бути виділені справи, що містять ділові папери з термінами. На них складаються акти, які в подальшому повинні бути затверджені і підписані керівником організації. Прострочені документи виключаються зі складу справ і зберігаються окремо до моменту їх подальшого знищення.

Знищення документів із закінченим терміном зберігання

Для утилізації необхідна наявність відповідних актів. Вони повинні бути складені спеціальної експертної комісією за підсумками проведення експертизи цінності. Також слід знати, що ділові папери можуть бути знищені різними способами. При великій кількості паперів, що підлягають знищенню, найпростіше звернутися в спеціальні служби, які надають подібні послуги. Вони повинні будуть видати вам документ, що підтверджує прийняття паперів для подальшого їх знищення від вашої організації і їх кількість (вага).

Визначення термінів зберігання документів

Самостійно знищити документацію можна двома способами: за допомогою шредера або просто спалити. При цьому також повинні бути знищені всі копії (включаючи електронні). Ні в якому разі не допускається подальше використання паперів з простроченим терміном зберігання в якості чернеток і т.д.

Акти знищення документів з простроченим терміном зберігання

Акт знищення документів з простроченим терміном зберігання повинен містити найменування структурного підрозділу, з якого були виділені ділові папери до знищення. Цей реквізит повинен бути проставлений перед заголовної частиною в кожному акті. Заголовки однорідних справ необхідно вносити під одним загальним заголовком (при цьому необхідно вказати сумарну кількість справ). Уважно перевірте кількість зазначених в акті позицій, щоб випадково не піддати знищенню ділові папери, які формально ще зберігаються. За нормативним вимогам слід проводити полістний відбір паперів, що підлягають знищенню.