Локальне регулювання діловодства

Як правило, в інструкціях з діловодства описується тільки порядок обробки організаційно-розпорядчої документації, не дивлячись на те, що істотні особливості можна виділити при роботі, наприклад, з кадровими, конфіденційними і деякими іншими документами. Крім того, відзначимо, що в нашому журналі вже порушувалося питання про доцільність розробки декількох інструкцій з діловодства з різними підходами до цієї проблеми.

Можна по-різному відповідати на питання про кількість і зміст інструкцій з діловодства в організації, все раніше висловлені думки фахівців, безумовно, заслуговують на інтерес і є підставою для продовження розпочатої дискусії. Але зараз хотілося б підкреслити, що на практиці далеко не у всіх сучасних організаціях, що відносяться до середнього і малого бізнесу, є названий локальний нормативний акт з діловодства.

Інструкція з діловодства не тільки не втрачає свого значення в умовах впровадження електронного документообігу, а навпаки, сприяє його успішному функціонуванню. Тому вважаємо за доцільне розглянути основні вимоги до його змісту та оформлення.

Зміст інструкції з діловодства: основні розділи   

Текст інструкції з діловодства може включати різні розділи, назви і склад яких визначаються самою організацією. Охарактеризуємо найбільш важливі з них.

Загальні положення. Це обов`язкова вступна частина інструкції, де, перш за все, визначається призначення даного документа, мета і завдання його розробки. У розділі має бути зазначено, відповідно до якими нормативними правовими актами та методичними документами в галузі діловодства розроблена інструкція і на які системи документації вона поширюється.

Слід зазначити, що питання нормативно-правового забезпечення організації та ведення діловодства залишаються одними з найбільш актуальних в даний час.

Федеральні органи виконавчої влади розробляють інструкції з діловодства на основі Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477. При цьому в інструкціях з діловодства повинні враховуватися умови і специфіка діяльності федерального органу виконавчої влади. Інші організації при розробці інструкцій з діловодства можуть керуватися (в зв`язку з відсутністю іншого) рекомендаціями Державної системи документаційного забезпечення управління (М., Головархів СРСР, 1991).

В даному розділі також встановлюється, хто відповідає за стан діловодства в організації, здійснює організаційно-методичне керівництво в області документування управлінської діяльності та контролює роботу з документами. Тут же доцільно показати, як здійснюється прийом-передача справ при зміні фахівців, що працюють з документами, а також при їх заміні в період відсутності (відпустка, відрядження, хвороба тощо), які дії слід робити в разі втрати або псування документів .

Склад документів організації. У розділі визначаються види документів, що використовуються для документування функцій управління, сфери їх застосування, місця створення і використання. Матеріали цього розділу є основою для розробки табеля і альбому форм документів організації.

Підготовка документів. Тут розглядаються вимоги до складання та оформлення службових документів:

склад реквізитів і правила їх написання, види бланків документів, порядок надання документів юридичної сили, особливості підготовки окремих груп документів (організаційних, розпорядчих, інформаційно-довідкових та ін.).

       В даному розділі слід визначити повноваження працівників організації за погодженням, підписання та затвердження документів, а також необхідність і форми участі в підготовці документів фахівців інших організацій.

        У самостійний підрозділ рекомендується виділити вимоги до мови і стилю службових документів.

       На замітку!       

 З урахуванням матеріалів даного розділу розробляються альбом форм документів і збірник типових і трафаретних текстів документів.

       Організація документообігу. У цій частині інструкції характеризуються всі процедури, пов`язані з обробкою документів в процесі їх руху, окремо для потоків документів: надходять з інших організацій (вхідних), що відправляються в інші організації (вихідні), створюваних і використовуваних в організації (внутрішніх).

       Для вхідних документів важливо показати, за якими критеріями в ході попереднього розгляду документів вони поділяються на:

• реєстровані в службі діловодства або реєструються в структурних підрозділах в залежності від того, яка система реєстрації (централізована або децентралізована) прийнята в організації;
• передаються на розгляд керівнику організації або направляються безпосередньо в структурні підрозділи;
• контрольовані в ході їх виконання або не підлягають контролю.

       Для вихідних і внутрішніх документів встановлюються основні етапи руху проектів документів, способи тиражування документів, порядок доведення документів до виконавців, правила надсилання документів в залежності від способу передачі по каналах зв`язку: пошта, факс, телеграф, електронна пошта та ін.

Відео: Діловодство, секретар

       У цьому ж розділі повинно бути визначено, хто і як веде облік обсягу документообігу в організації, як використовуються ці дані для вдосконалення роботи з документами і визначення оптимальної штатної чисельності працівників діловодної служби.

     На замітку!      

Матеріали даного розділу інструкції є основою для розробки графіка документообігу організації.

        Питання ведення електронного документообігу та роботи з електронними документами можуть бути виділені в самостійний розділ інструкції або, при необхідності, в окрему інструкцію з СЕД.

       Інформаційно-пошукова система по документах організації. В інструкції з діловодства повинні бути показані:

реєстраційно-облікові форми, які використовуються в організації: традиційні (книги, журнали, картки) і електронние- прийнята система індексації документів-порядок реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів-використовувані в організації системи пошуку документів (за видами документів, з питань діяльності організації, ретроспективний пошук і т.п.).

       Контроль виконання документів. В даному розділі описується система постановки документів на контроль і ведення контролю, вказується порядок зняття документів з контролю, визначаються показники, що характеризують стан виконавської дисципліни, а також заходи впливу на виконавців, які порушують терміни виконання документів.

Важливо знати!

Особливу увагу в інструкції повинно бути приділено попереджувальному контролю, спрямованого на виключення ситуацій, що призводять до зриву виконання документів.

       Організація документів у діловодстві. У розділі розкриваються питання систематизації документів відповідно до розробленої в організації номенклатурою справ, описується порядок формування документів у справи, перераховуються ознаки закладу справ, наводяться правила формулювання заголовків справ і їх індексації.

        Тут же повинен бути показаний порядок оперативного зберігання документів: оформлення обкладинок справ, використання справ в довідкових цілях, умови вилучення із справ окремих документів і т.п.

       Передача документів на архівне зберігання. В інструкції з діловодства обов`язково повинні бути включені питання проведення експертизи цінності документів, організації діяльності експертної комісії і оформлення результатів її роботи.

       У розділі слід описати порядок складання описів справ, відбору документів на знищення, передачі документів тривалого і постійного термінів зберігання в архів організації, відбору і передачі документів в упорядкованому стані в державні та муніципальні архіви на підставі відповідних договорів.

       Названі розділи інструкції з діловодства при необхідності можуть бути доповнені іншими за рішенням організації, наприклад:

особливості роботи з окремими видами документів-функціональні обов`язки працівників організації, зайнятих підготовкою і обробкою документів-здійснення контролю за станом системи делопроізводства- відповідальність за порушення передбачених інструкцією вимог- напрями вдосконалення системи діловодства та ін.

До інструкції з діловодства доцільно додати:

• зразки бланків офіційних документів організації;
• зразки реєстраційних форм (з прикладами їх заповнення);
• розроблені в організації класифікатори та переліки, наприклад: класифікатор структурних підрозділів, класифікатор виконавців, перелік причин невиконання документів і т.д .;
• форми документів аналітичного характеру (довідка про стан виконавської дисципліни, відомості про обсяг документообігу тощо);

форми: номенклатури справ, внутрішнього опису документів справи, описів справ (постійного терміну зберігання, тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання та з особового складу), листа-завірителя справи, акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню.    

Інструкція по конфіденційного діловодства

Особливості роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію, краще викласти в окремій інструкції, так як знайомитися з нею і працювати відповідно до її вимог повинні лише ті співробітники, які мають доступ до документів, що містять комерційну таємницю, в той час як Інструкцією з діловодства керуються всі працівники організації, пов`язані з обробкою документів.

       В Інструкції по конфіденційного діловодства повинні бути вказані види інформації, що становить комерційну тайну- види і різновиди конфіденційних документів-правила роботи з цими документамі- доступ до конфіденційної інформації-режим комерційної таємниці, її охорона та т. П.       

      Утвердження і застосування посадової інструкції в організації

Інструкція з діловодства розробляється службою діловодства за участю представників усіх структурних підрозділів організації та узгоджується із зацікавленими посадовими особами (наприклад, із заступником керівника організації, яка відповідає за ведення діловодства, з керівником юридичної служби, з керівниками інших структурних підрозділів організації).

Погоджений проект інструкції затверджується наказом керівника організації, так як введення інструкції в дію вимагає здійснення ряду організаційних заходів, які повинні бути доведені до працівників розпорядчим актом керівника, наприклад:

_____________________________________________________________________________

Закрите акціонерне товариство «ТЕХНІКА-СЕРВІС»

(ЗАТ «ТЕХНІКА-СЕРВІС»)

НАКАЗ

30.11.2010                                                                                                 № 123

м Москва

Про затвердження Інструкції

з діловодства

       З метою впорядкування роботи з управлінською документацією, забезпечення схоронності документів і вдосконалення інформаційно-пошукової системи за документами організації

Відео: Що таке локальний нормативний акт організації?

НАКАЗУЮ:

       1. Затвердити Інструкцію з діловодства та ввести її в дію з 01.01.2011.

       2. Всім працівникам організації керуватися правилами роботи з документами, що містяться в Інструкції з діловодства. Відповідальні - керівники структурних підрозділів, термін - постійно.

      3. Зав. Завідуючої? канцелярією Ждановой Г.В. провести з 14.12.2010 по 18.12.2010 заняття з керівниками структурних підрозділів організації по роз`ясненню основних положень Інструкції з діловодства. Графік проведення занять подати на затвердження до 05.12.2010 і довести до відома керівників структурних підрозділів до 10.12.2010.

       4. Зав. канцелярією Ждановой Г.В. спільно з зав. копіювально-розмножувальної службою Богданової Р.І. забезпечити тиражування Інструкції і її передачу в структурні підрозділи організації в термін до 11.12.2010.

       5. Начальнику адміністративно-господарського відділу Богданову Д.І. забезпечити канцелярію необхідним комплектом реєстраційних книг, облікових карток і т.п. відповідно до вимог Інструкції з діловодства. Термін - до 25.12.2010.

       6. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника директора з організаційних питань Федорова Д. Т.

директор                                                       Тихонов                                                           Б.А. Тихонов

Зам. директора Юрисконсульт

з організаційних питань                                                                            Львів    Ю.Н. Львів

Федоров Д.Т.Федоров                                                                                    30.11.2010

Зав. канцелярією

Жданова   Г.В. Жданова

З наказом ознайомлені:

зав. копіювально;

розмножувальної службою                              Богданова         30.11.2010                           Р.І. Богданова

 посади керівників

 структурних підрозділів Особисті підписи Розшифровки

                                                            дати підписів

У справу № 01-06

О.С. Круглова

231-15-16

____________________________________________________________________________________

      Служба діловодства зобов`язана постійно надавати методичну допомогу структурним підрозділам організації з питань застосування інструкції з діловодства.

      Надалі в процесі застосування інструкції з діловодства, як правило, виникає необхідність зміни, уточнення або скасування окремих положень. Внесені в інструкцію зміни повинні узгоджуватися з зацікавленими посадовими особами і вводитися наказом керівника організації, наприклад:

_____________________________________________________________________________

Закрите акціонерне товариство «ТЕХНІКА-СЕРВІС»

(ЗАТ «ТЕХНІКА-СЕРВІС»)

НАКАЗ

29.01.2010                                                                                                 № 10

м Москва

Відео: регулювання діловодства реферат

Про внесення змін

до Інструкції

з діловодства

       У зв`язку з необхідністю вдосконалення в організації системи контролю виконання документів

НАКАЗУЮ:

       1. Внести такі зміни до розділу 6. «Контроль виконання документів» Інструкції з діловодства:

       1.1. У пункті 6.3 слово «попереджуючий» замінити словом «попереджувальний».

       1.2. Пункт 6.5 «Обов`язковому контролю підлягають» доповнити словами: «запити депутатів».

       1.3. У пункті 6.7 перед словом «днях» додати слово «календарних».

       2. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника директора з організаційних питань Федорова Д. Т.

директор                                                    Тихонов                                                                Б.А. Тихонов

Зам. директора Юрисконсульт

з організаційних питань                                                                                Львів    Ю.Н. Львів

Федоров    Д.Т. Федоров                                                                                 29.01.2010

Зав. канцелярією

З наказом ознайомлені:

зав. копіювально;

розмножувальної службою                              Богданова         29.01.2010                          Р.І. Богданова

посади керівників

структурних підрозділів Особисті підписи Розшифровки

                                                           дати підписів

У справу № 01-06

О.С. Круглова

231-15-16

____________________________________________________________________________________

        За невиконання або неналежне виконання вимог інструкції з діловодства працівники організації несуть дисциплінарну відповідальність, що має знайти відображення у відповідних розділах посадових інструкцій працівників.