Документаційне забезпечення

З даної статті ви дізнаєтеся:

• як організувати документальне забезпечення в організації-
• основні правила документаційного забезпечення-
• найбільш поширені помилки в документаційне забезпечення.

Документаційне забезпечення в організації

Документаційне забезпечення в організації полягає в роботі з інформацією, яка є основою для прийняття рішень, і побудовано на роботі з документами, в яких воно фіксується. З цієї причини документальне забезпечення (діловодство) будь-якій компанії, установи, організації розглядається на сьогоднішній день як один з найважливіших етапів управління, який має свої специфічні завданнями і повинен виконуватися самостійним, організаційно-відокремленим структурним підрозділом - службою документаційного забезпечення управління (службою ДОУ).

Слід зазначити, що сьогодні служба ДОУ може мати різні назви, наприклад: управління справами, відділ діловодства, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, канцелярія, секретаріат і т.д. При цьому можна сказати, що найменування служби ДОУ не змінює її призначення, однак необхідно звернути увагу на наступні моменти:

• структуру підрозділу (має або не має внутрішню структуру, якщо має, то складна вона чи ні);
• вимоги, що пред`являються до назви (бажано, щоб з назви було зрозуміло за що відповідає даний підрозділ);
• основи діловодства.

Ті організації, які не хочуть застосовувати застарілі назви служби ДОУ (управління справами, загальний відділ, канцелярія) можуть вдатися до нових варіантів найменувань, які більш повно відображають сучасний розвиток документаційного забезпечення, наприклад: відділ роботи з документами і впровадження технічних засобів, відділ управління документацією і т.д.

Якщо мова йде про невелику організації, то служби ДОУ як такої може і не бути. Як правило в нечисленних компаніях за документаційне забезпечення відповідає один співробітник: секретар або помічник керівника. У будь-якому випадку слід знати основні завдання та функції, які слід виконувати в рамках документаційного забезпечення.

До основних завдань документаційного забезпечення відносяться:

• поліпшення форм і методів роботи з діловими паперами;
• формування єдиного порядку документування і роботи з документацією;
• організація і побудова систем контролю виконання та підготовки паперів для передачі в архів;
• скорочення поточних документів;
• уніфікація форм документів;
• розробка і введення нормативних і методичних документів щодо поліпшення документаційного забезпечення організації і в структурних підрозділах;
• впровадження сучасних інформаційних технологій для роботи з документами.

Функції документаційного забезпечення можна розділити на технологічні, організаційні, контрольні та методичні. Технологічні функції включають в себе первинну обробку вхідної кореспонденції, реєстрацію всієї документації (вхідної, вихідної і внутрішньої), виготовлення, копіювання, розмноження, підготовку до відправлення документів, а також розробку і проектування бланків організації.

До організаційних функцій відносяться своєчасна підготовка документів до доповіді керівництву, регулювання їх ходу виконання і зберігання в підрозділах. Також однією з важливих складових організаційних функцій є робота з співробітниками служби ДОУ по підвищенню їх кваліфікації, а також по організації заходів, покликаних удосконалювати методи роботи.

Контрольні функції являють собою контроль в роботі з документами на всіх етапах: контроль за термінами виконання, за правильністю оформлення і формування справ (для дачі в архів), узагальнення відомостей про хід виконання та результати, а також забезпечення зберігання справ.

Методичні функції, виконувані службою ДОУ, включають розробку номенклатури справ, проведення експертизи цінності документів і розробку нормативних документів, покликаних регламентувати систему діловодства організації.

Відео: Основи документаційного забезпечення

Основні правила документаційного забезпечення

Правила документаційного забезпечення в кожній організації встановлюються відповідно до вимог керівних документів з питань ДОУ і з урахуванням внутрішньої організації компанії. В якості документів, що регламентують роботу служби ДОУ, слід слід розглядати:

• укази і розпорядження Президента РФ, постанови і розпорядження Уряду РФ, що регламентують питання ДОУ на федеральному рівні;
• нормативні правові акти федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб, агентств та ін.) з питань ДОУ загальногалузевого, а також відомчого характеру;
• нормативні правові акти органів представницької і виконавчої влади суб`єктів РФ і їх територіальних утворень, які регламентують питання ДОУ регіонального та місцевого характеру;
• загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;
• нормативно-методичні документи з організації управлінської праці і охорони праці;
• нормативно-методичні документи з організації архівного зберігання документів;
• організаційно-розпорядчі та організаційно-методичні документи підприємств (організацій, установ) з питань ДОУ.

Останній пункт розробляється безпосередньо організацією і включає таку документацію, як інструкція з діловодства, положення про структурний підрозділ (відповідальному за документаційне забезпечення), інструкції для співробітників служби ДОУ і норми робочого часу для різних операцій, пов`язаних з документаційне забезпечення.

Помилки в документаційне забезпечення

До найбільш поширених помилок, що виникають в документаційне забезпечення можна віднести недосконалість і відставання служби ДОУ від сучасних темпів розвитку методів роботи з документами. Так, при великому документообіг в організації така помилка може виражатися у відмові від електронної системи реєстрації та обробки документів.

Також відмова від СЕД (системи електронного документування) значно уповільнює процес ознайомлення співробітників з внутрішніми документами. Крім цього, необхідно регулярно відслідковувати зміни в науково-методичної документації, щоб уникнути старіння методів обробки та реєстрації документів.

• Посадова інструкція начальника відділу документаційного забезпечення (бланк) .doc
• Посадова інструкція документознавців (бланк) .doc
• Посадова інструкція завідувача архівом (начальника архівного відділу) (бланк) .doc

Відео: Документаційне забезпечення управління та архівознавство