Документування - основа діловодства

       На наш погляд, при вдосконаленні документування слід рухатися в двох напрямках:

       1. Визначення складу і змісту потрібних в тій чи іншій ситуації документів.

       2. Регламентація процесів документування на локальному рівні, в нормативних актах, виданих самою організацією.

Визначення складу та змісту документів

За першим напрямком важко дати всеосяжні рекомендації, які підходять для будь-якої юридичної особи або індивідуального підприємця. Спробуємо сформулювати найбільш загальні можливі дії:

• вивчення чинного законодавства, що регламентує цю сферу діяльності і зобов`язує створювати і зберігати певні документи (ведення та постійне оновлення масиву нормативно-довідкової інформації, кодифікація законодавства);
• виявлення типових, періодично повторюваних управлінських ситуацій і опис їх характеристик (беруть участь особи, необхідність документального підтвердження подій і доконаних фактів, наслідки того, що відбувається і можливість виникнення конфліктів і спірних ситуацій);
• аналіз судової практики по спорам, розбиратися в арбітражних судах або судах загальної юрисдикції, які виникали в організаціях, що займаються аналогічною діяльністю;
• вивчення вимог, що пред`являються до організацій з боку контрольно-наглядових органів, в тому числі за складом і видам документів, витребуваних при проведенні заходів по контролю (нагляду);
• дослідження ситуації, в організації системи документування з метою виявлення відсутніх або надлишкових документів, традиційно оформляються без дотримання правил;
• вивчення порядку документування управлінських ситуацій, викладеного в роботах професіоналів - правознавців, документознавців, фахівців в різних областях діяльності, пов`язаних з документуванням (менеджерів, економістів, бухгалтерів, маркетологів і т. д.), і в публікаціях, підготовлених досвідченими практиками - керівниками організацій та структурних підрозділів.

      Регламентація процесів документування на локальному рівні

За другим напрямком вже є певні напрацювання, вже відомо, що повинно входити (за видами документів) в комплекс локальних нормативних актів організації для побудови раціональної системи діловодства: інструкція з діловодства, табель форм документів, альбом форм документів, збірник типових і трафаретних текстів документів, графік документообігу.

       Всі ці документи логічно пов`язані між собою і утворюють нормативно-методичну базу для організації та ведення діловодства. При цьому основним локальним нормативним актом про порядок роботи з документами є інструкція з діловодства, в якій закріплюються принципові положення, пов`язані з підготовкою, обробкою, зберіганням і пошуком документів в організації.

В інструкції узагальнюється накопичений в організації досвід роботи з документами і відображаються особливості її організаційної структури, напрямів діяльності, штатного складу і документаційного забезпечення управління. Інші види локальних нормативних актів, по суті, є додатком до інструкції з діловодства.

       Вважаємо, що при розробці названого комплексу організаційних документів краще почати роботу зі складання документів - додатків до інструкції, а потім на їх основі підготувати текст інструкції.

       Для створюваних в організації документів вважається за необхідне вирішити такі завдання:

• виявити склад (види) документів з конкретних функцій і ситуацій;
• описати порядок їх складання та надання документам юридичної сили;
• підготувати приклади оформлення найбільш часто вживаних в практиці документів (або трафаретні і типові тексти).

       Для вирішення першої з названих вище завдань доцільно розробити табель форм документів, в якому повинні бути представлені всі створювані в організації документи, згруповані з управлінських функцій, завдань, ситуацій.

      Табель форм документів

Сама ідея підготовки табеля форм документів виникла багато років тому, його приблизну форму розробляли фахівці ВНДІ документознавства та архівної справи. Здається, що праці вчених ВНИИДАД не втратили своєї актуальності і в наш час. Навпаки, значення табеля форм документів зараз зростає з урахуванням того, що розробка систем електронного документообігу неможлива без певної формалізації процесів документування управлінської діяльності, чому, власне, і покликаний служити табель форм документів.

Відзначимо, що табель форм документів, що застосовуються в організації, включений в ст. 201 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558).

       Метою підготовки табеля є визначення необхідного і достатнього кількості видів документів для юридичного оформлення управлінських дій. Наявність табеля форм документів дозволяє:

• правильно визначати необхідний склад документів для виникають в практиці господарських і управлінських ситуацій;
• виключити випадки відсутності в організації обов`язкових для складання документів;
• виключити випадки неправильного оформлення документів (в тому числі застосування «своїх» форм замість затверджених уніфікованих форм);
• виключити зайві документи (особливо внутрішню переписку), дублюючі за змістом обов`язкові для складання документи;
• скоротити трудомісткість, пов`язані зі складанням документів;
• скоротити витрати робочого часу на підготовку документів;
• оптимізувати документообіг в організації (особливо для потоку внутрішніх документів організації).

       Як уже зазначалося, велися розробки зразкової форми табеля, тому в даний час кожна організація, що створює такий документ, сама встановлює його форму. В табель можуть входити відомості:

• про найменування форми складається або одержуваного ззовні документа;
• наявності у даного документа уніфікованої форми із зазначенням органу, який затвердив цю форму, і присвоєного їй коду по одному з загальноросійських класифікаторів техніко-економічної інформації;
• застосуванні для даного документа типової (або трафаретного) форми, розробленої і затвердженої самою організацією, із зазначенням присвоєного їй коду по локальному класифікатором;
• ступеня обмеження доступу до документа відповідно до прийнятого в організації нормативним актом (інструкцією про конфіденційний діловодстві або положенням про комерційну таємницю та ін.).

       Систематизація найменувань форм документів у табелі може грунтуватися на таких ознаках, як алфавітний і функціональний.

На замітку!

Більш зручним для застосування табеля є розташування найменувань форм документів по їх функціональної приналежності, а не за алфавітом їх найменувань.

       При наявності в організації структурних підрозділів в табелі вказуються їх найменування відповідно до затвердженого штатного розкладу організації (уніфікована форма № Т-3).

       Обов`язковою інформацією в табелі є також перелік управлінських функцій (завдань, ситуацій), при здійсненні (рішенні, розгляді) яких створюються документи. Функції (завдання, ситуації) розподіляються в табелі по структурним підрозділами організації.

       Форма табеля зазвичай розробляється службою документаційного забезпечення управління (ДОП) організації, але брати участь в підготовці змістовної частини табеля повинні, звичайно, всі структурні підрозділи (при відсутності структурних підрозділів - фахівці організації, що працюють з документами).

Саме в підрозділах організації складаються переліки вирішуваних завдань, які підлягають документуванню, і визначаються види документів, що складаються або отримуються даним підрозділом в процесі його діяльності.

Важливо знати!

Керівники структурних підрозділів повинні передати в службу ДОУ пропозиції за відповідними розділами табеля із зазначенням тих характеристик документів, які передбачені його змістовною частиною.

       Складений проект табеля узгоджується з керівниками підрозділів і підписується відповідальним за ведення діловодства в організації - заступником керівника організації або керівником служби ДОУ (начальником канцелярії, секретарем, офіс-менеджером і т. П.).

       Підготовлений табель, як і будь-який інший локальний нормативний акт, повинен бути затверджений керівником організації. Оскільки табель є складовою частиною комплексу локальних нормативних актів з діловодства, доцільно видати в організації наказ по основній діяльності про затвердження даного комплексу документів, включивши в нього всі необхідні заходи щодо його впровадження, наприклад:

_____________________________________________________________________________

Товариство з обмеженою відповідальністю «ПОЛІМЕР»

(ТОВ «ПОЛІМЕР»)

НАКАЗ

1. №  83

м Подольськ Московської обл.

Про затвердження локальних нормативних

актів з діловодства

       З метою вдосконалення роботи з управлінською документацією організації та забезпечення її збереження в межах встановлених термінів

НАКАЗУЮ:

       1. Затвердити Інструкцію з діловодства, Табель форм документів, Альбом форм документів, Збірник типових і трафаретних текстів документів, Графік документообігу та ввести їх в дію з 01.02.2011.

       2. Начальнику канцелярії Єгорової М.І. в термін до 30.12.2010 забезпечити тиражування комплексу локальних нормативних актів з діловодства та передачу документів до структурних підрозділів організації.

       3. Заступнику начальника канцелярії Вершиніної О.П. в період з 11.01.2011 по 14.01.2011 провести семінар-нараду з керівниками структурних підрозділів організації для роз`яснення цілей, завдань і порядку застосування вводиться в дію комплексу локальних нормативних актів з діловодства.

       4. Керівникам структурних підрозділів організації забезпечити дотримання працівниками підрозділів при роботі з документами норм, що містяться в локальних нормативних актах з діловодства.

       5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника генерального директора з організаційних питань Назарова М.А.

Генеральний директор                                 Сафонов                                          П.Є. Сафонов

Зам. генерального директора Начальник канцелярії

з організаційних питань                                                           Єгорова   М.І. Єгорова

З наказом ознайомлені:

зам. начальника канцелярії            Вершиніна   07.12.2010                        О.П. Вершиніна

У справу № 01- 05

Матвєєва 07.12.2010        

       Наведемо один з можливих варіантів оформлення табеля форм документів, підготовлений з урахуванням названих вище рекомендацій: Працівники організації зобов`язані використовувати у своїй діяльності тільки ті форми документів, які включені в табель. Інші форми документів не повинні прийматися до обробки (включатися в документообіг організації і номенклатуру справ).

       Природно, табель, як і інші локальні нормативні акти з діловодства, не може залишатися незмінним після його затвердження. Змінюється законодавство, з`являються нові уніфіковані форми документів, можуть змінюватися напрямки діяльності організації. Всі зміни, що відбуваються необхідно своєчасно відображати в табелі за допомогою видання відповідного наказу по основній діяльності.