Локальні нормативні акти як організаційна основа діловодства

Робота з документами неминуче вимагає регламентації всього комплексу виконуваних процедур - від моменту створення документів до їх зберігання.

В даний час в області діловодства відсутні загальнодержавні нормативні правові акти, що встановлюють єдині правила підготовки та обробки управлінської документації. Вимоги чинних державний стандартів (наприклад, ГОСТу Р 6.30-2003) є рекомендаційними, а обов`язкові для застосування акти мають вузьку сферу поширення. Наприклад, Типова інструкція з основ діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. наказом Мінкультури Росії від 08.11.05 № 536 та зареєстрована в Мін`юсті РФ 27.01.06, рег. № 7418, встановлює порядок ведення діловодства в міністерствах, службах, агентствах. У ситуації, що склалася з нормативним регулюванням діловодних процесів зростає роль локальних нормативних актів з питань обробки документів, що створюються самими організаціями на базі загальнодержавних рекомендацій.

Основи діловодства в організації

Інструкція з ведення діловодства в організації

Основним локальним нормативним актом в сфері діловодства є Інструкція з ведення діловодства в організації (далі - Інструкція), що закріплює принципові положення та технологічні рішення з документаційного забезпечення управління. В Інструкції відображаються особливості структури, штатного складу і напрямів діяльності організації. Традиційно в таких інструкціях описується порядок роботи з організаційно-розпорядчими документами без розгляду інших систем документації. Однак з практичної точки зору доцільніше показати в Інструкції весь комплекс робіт з управлінською документацією, що включає обробку документів зі спеціальних (функціональних) груп (кадрових, бухгалтерських і т. Д.).

структура Інструкції

Інструкція може включати різні розділи, основними з яких є:

Відео: Посадові інструкції - Олена А. Пономарьова

• загальні положення;
• склад документів організації;
• підготовка документів, організація документообігу;
• інформаційно-пошукова система організації;
• контроль виконання документів;
• організація документів у діловодстві;
• передача документів на архівне зберігання.

В "Загальних положеннях" вказується, відповідно до яких нормативно-методичними документами розроблена Інструкція і на які системи документації поширюється, хто відповідає за стан і вдосконалення діловодства в організації, здійснює організаційно-методичне керівництво і контролює роботу з документами. Тут же встановлюється порядок введення Інструкції в дію і внесення в неї змін і доповнень.

У розділі "Склад документів організації" називаються системи, види і різновиди документів, що використовуються в даній організації для документування управлінських функцій. Створення документів, т. Е. Документування прийнятих управлінських рішень, є обов`язковою складовою процесу управління будь-якої організації. 

Державне регулювання процесів документування вимагає від громадян, органів державної влади та місцевого самоврядування, організацій та громадських об`єднань в обов`язковому порядку представляти документовану інформацію органам і організаціям, відповідальним за формування та використання державних інформаційних ресурсів. Переліки подається документованої інформації і переліків органів і організацій, відповідальних за збір та обробку федеральних інформаційних ресурсів, стверджує Уряд Російської Федерації. Порядок і умови обов`язкового подання документованої інформації доводяться до відома громадян і організацій. При реєстрації юридичних осіб реєстраційні органи забезпечують їх переліками представляються ними документів і адресами їх подання. Переліки додаються до статуту кожної юридичної особи.

Таким чином, певна частина документованої інформації має встановлений склад відомостей і показників і затверджені уніфіковані форми, обов`язкові для застосування в організаціях і на підприємствах усіх форм власності. Ця частина управлінської документації не може довільно регулюватися самою організацією, т. Е. Бути скорочено або змінюватися за змістом і формам.

Особливо наочно це проявляється на прикладі первинної облікової, звітної, розрахунково-грошової документації, документації по особовому складу і т. П.

При роботі з такою документацією передбачаються:

• своєчасний перехід до роботи з новими уніфікованими формами, затвердженими постановами відповідних відомств;
• заповнення загальнодержавних, галузевих або відомчих уніфікованих форм документів за встановленими правилами і з урахуванням передбачених термінів;
• внесення дозволених змін в типові уніфіковані форми документів з метою "прив`язки" їх до особливостей діяльності конкретної організації.

Відео: Рекомендації щодо розробки організаційно-розпорядчої документації та ведення облікової документ

Іншу частину управлінської документації складають організаційно-розпорядчі документи, які не мають, як правило, "жорсткої" регламентації за формою і змістом і щодня створюються в кожній організації у великій кількості. Саме для цієї групи документів важливо правильно вирішувати питання, пов`язані з визначенням їх видів і різновидів, змістом і порядком оформлення. Для організації процесів документування насамперед слід аналізувати і узагальнювати інформацію, необхідну для прийняття управлінських рішень в тій чи іншій виробничої, фінансової, кадрової та ін. Ситуаціях. Для виявлених типів інформації потрібно визначити види і різновиди документів, створення яких буде служити письмовим підтвердженням наявних фактів, подій, що відбуваються і прийнятих рішень. Таким чином, основним завданням оптимізації процесів документування управлінської діяльності є впорядкування складу і змісту документів, що створюються за конкретними управлінським функціям і ситуацій. Найбільш доцільним підходом до вирішення цього завдання слід вважати розробку Табеля форм документів (далі - Табель), в якому повинні бути представлені всі створювані в організації документи, згруповані за управлінськими функціями.

Табель форм документів

Мета підготовки Табеля - визначення оптимальної кількості форм документів для юридичного оформлення управлінських дій. Він дозволяє виключити застосування в організації видів і різновидів документів, які не відповідають її організаційно-правову форму або напрямів діяльності, необгрунтовано і несанкціоновано замінюють прийняті в державі типові уніфіковані форми документів. Використання Табеля сприяє скороченню трудовитрат і робочого часу при вирішенні завдань документування управлінських ситуацій. Форма Табеля визначається самою організацією. У Табель можуть входити відомості:

• про найменування форми документа;
• про присвоєний цій формі коді;
• про наявність загальнодержавної форми документа;
• про умови її складання (періодічность- особа, відповідальна за підготовку документа, і ін.);
• про ступінь обмеження доступу до документа.

Табель форм документів розробляється службою документаційного забезпечення (ДНЗ) - наприклад, канцелярією - на основі матеріалів, представлених структурними підрозділами організації. Проект Табеля узгоджується з керівниками структурних підрозділів, підписується керівником служби ДОУ і затверджується наказом керівника організації. Закон, що вступив в силу Табель під розписку доводиться до відповідальних виконавців - фахівців організації, що беруть участь в підготовці та опрацюванню документів. Працівники організації повинні використовувати у своїй діяльності тільки ті форми документів, які включені в Табель. Слід зазначити, що фахівці служб документаційного забезпечення управління, кадрових служб і ін. Далеко не завжди вибирають оптимальні способи документування при виникненні тих чи інших управлінських ситуацій. Це призводить в одних випадках до складання зайвої документації, а в інших - до її нестачі.

Наприклад, якщо в організації є графік відпусток, що містить конкретну дату початку відпустки, і у працівника немає причин для його перенесення на інший час, то тоді з юридичної точки зору від працівника не потрібна особиста заява з проханням про надання чергової відпустки. Однак багато організацій при документуванні процедури надання щорічних оплачуваних відпусток в обов`язковому порядку вимагають від працівників таку заяву, що призводить до невиправданого зростання обсягу документообігу. У той же час для переведення працівника на іншу постійну роботу недостатньо буде одного заяви працівника, хоча це нерідко практикується в недержавних організаціях. Обов`язковою документом в даній ситуації є додаткова угода до трудового договору, який був укладений з працівником при прийомі на роботу. Відсутність названого документа - грубе порушення чинного трудового законодавства, викликане серйозною помилкою в процедурі документування факту переведення працівника.

Вимоги до складання та оформлення службових документів, включених в Табель, викладаються в розділі "Підготовка документів, організація документообігу" Інструкції. Тут розглядаються склад реквізитів документів і правила їх написання, види бланків документів, особливості підготовки окремих груп документів (наприклад, організаційних, розпорядчих, інформаційно-довідкових та т. Д.), Порядок надання документів юридичної сили. Окремо має бути порушено питання про погодження проекту документа як з відповідальними працівниками організації, так і з представниками інших організацій (внутрішнє і зовнішнє погодження). У самостійний підрозділ бажано виділити вимоги до мови і стилю службових документів. Обов`язковою доповненням (додатком) до цього розділу Інструкції повинні стати Альбом форм документів і Збірник типових і трафаретних текстів документів, про створення яких ми розповімо вам в наступних статтях журналу.