«Досвід і результати впровадження системи електронного документообігу в органах виконавчої влади самарської області»

Факти. Тимчасові рамки. Причини вибору даної системи

Роботи по впровадженню в органах виконавчої влади Самарської області автоматизованої інформаційної системи документообігу і діловодства Уряду Самарської області (далі - АІС ДД), створеної на базі системи електронного документообігу CompanyMedia (Компанія «ІнтерТраст»), були розпочаті в 2003 році відповідно до «Плану реалізації пріоритетних проектів по інформатизації органів виконавчої влади на 2003-2005 роки ». У 2003 році було придбано базове програмне забезпечення (платформа Lotus Domino / Notes корпорації IBM) і система електронного документообігу CompanyMedia, реалізовані роботи по їх адаптації та впровадженню.

На вибір даної системи електронного документообігу (далі - СЕД) вплинули наступні фактори:

продуманість методики внедренія- можливості масштабування, реплікації (механізм синхронізації вмісту декількох копій об`єкта) - вбудована комунікаційна інфраструктура (засоби доставки інформації, включаючи електронну пошту) - філіальна структура-многоплатформенность (здатність системи працювати під управлінням різних операційних систем, в тому числі СПО) - засоби для колективної роботи, координації і планування діяльності співробітників організації-засоби інтеграції з іншими системами керування підприємство ємствами.

При плануванні і розгортанні програмного забезпечення систем електронного документообігу в органах виконавчої влади Самарської області були прийняті до уваги і такі особливості:

підтримка СЕД сертифікованих програмно-апаратних засобів по забезпеченню процедур шифровки (дешифрування) оброблюваних даних-забезпечення повноцінної підтримки системою засобів електронного подпісі- підтримка модулів потокового сканування документів і робота з системою штрих-кодування.

Цілі і завдання проекту

метою проекту впровадження системи було підвищення ефективності діяльності органів виконавчої влади Самарської області, створення умов підвищення якості підготовки управлінських рішень органами державної влади, а також ефективного виконання ними своїх функцій.

 В якості задач виділили: забезпечення оперативної взаємодії співробітників, оптимізацію документообігу, необхідність всебічного контролю виконання постанов і розпоряджень Губернатора та Уряду Самарської області.

масштаби впровадження

Впровадження централізованої СЕД передбачало поетапний розвиток системи, починаючи від організації роботи в системі АІС ДД в будівлі Уряду Самарської області і закінчуючи включенням в систему територіальних підрозділів органів виконавчої влади (далі - ОІВ), органів муніципальної влади області. В цілому планувалося підключити до системи більше тисячі співробітників органів виконавчої влади Самарської області, а до 2010 року - охопити системою всі муніципальні освіти Самарської області.

Спочатку встановили АІС ДД в протокольній частині апарату Уряду Самарської області для реєстрації нормативних правових актів (НПА) і контролю виконання НПА Губернатора та Уряду і протоколів засідань Уряду.

Протягом декількох років АІС ДД розвивалася: підключалися нові підсистеми, збільшувалася кількість робочих місць.

Так, якщо в 2004 році було автоматизовано 122 робочих місця, то в 2005 - 242, в 2006- 487, у 2007 - 538, в 2008 - 700, в 2009 - 1298, в 2010 - 2273, в 2011 - 3381 (рис. 1).

Мал. 1. Збільшення кількості .... (Див. Заголовок малюнка)

Подальший розвиток АІС ДД органів виконавчої влади Самарської області представляло собою розширення зони дії АІС ДД і коригування програмної частини АІС ДД під нововиявлені вимоги користувачів, інтеграцію з іншими інформаційними системами, використовуваними в органах виконавчої влади Самарської області.

розвиток системи

У міру розвитку системи мети і завдання конкретизувалися. Так, в Концепції формування електронного уряду Самарської області (2009 г.) мета сформульована таким чином: створення єдиного інформаційного простору і спрощення взаємодії співробітників усередині організації-серед завдань - скорочення термінів розгляду і узгодження документів-скорочення тривалості та спрощення процедури передачі документів всередині організації- забезпечення можливості отримання чіткої інформації про стан запиту і місцезнаходження документа-забезпечення прозорості схеми руху докумен ів (постанов, розпоряджень, листів і т.д.) - виключення можливості втрати інформації про місцезнаходження документів-зниження витрат на інфраструктуру зберігання і руху документів на паперових носіях.

В рамках заходів щодо формування електронного уряду в області в 2009, 2010, 2011 роках були передбачені кошти на розширення системи - кількості користувачів, серверних потужностей, закупівлю ліцензій, на придбання поточних сканерів, муніципалітетам виділялися субсидії на впровадження СЕД, в тому числі на придбання засобів криптографічного захисту інформації для створення можливості юридично значущого документообігу.

Варто відзначити, що при впровадженні подібного роду систем важливу роль відіграє організація навчання користувачів. У нашому регіоні цим займається організація, яка виграла конкурс на розвиток і супровід АІС ДД. Її співробітники проводять навчання користувачів на семінарах, вебінарах, консультують по телефону. 

На поточний момент з 32 органів виконавчої влади області в АІС ДД працюють співробітники 29 органів виконавчої влади, а це 2320 осіб (Представництво Уряду Самарської області при Уряді Російської Федерації, територіально розташоване в Москві, не має з`єднання корпоративної мережі передачі даних (КСПД) Уряду Самарської області). У двох ОІВ в даний час ведуться роботи по підключенню користувачів до СЕД.

У Самарській області 37 міських округів і муніципальних районів. Всі вони підключені до КСПД Уряду, 34 з них також використовують в роботі АІС ДД. На початок 2012 року встановлено 1 061 робоче місце.

Для взаємодії з системами документообігу трьох найбільших міських округів - Самара, Тольятті, Сизрань - розроблений спеціальний протокол обміну і програмний шлюз.

Таким чином, згідно з даними на початок 2012 року, в АІС ДД працює 3381 користувач в 63 підрозділах (ОІВ і органи місцевого самоврядування (ОМСУ) включно).      

            Загальні об`ємні характеристики інформації, що зберігається на кінець 2011 року склали 3,976 млн документів (рис. 2), а за станом на кінець 2 кварталу 2012 року - 4,831 млн.

Мал. 2. Збільшення кількості .... (Див. Заголовок малюнка)

Слід зазначити, що система документаційного забезпечення управління, яка використовується в якості базової при впровадженні АІС ДД, відповідає класу 1Г захищеності від несанкціонованого доступу (відповідно до керівним документом Держтехкомісії «Автоматизовані системи. Захист від несанкціонованого доступу до інформації. Класифікація автоматизованих систем і вимоги щодо захисту інформації »(сертифікат відповідності за вимогами безпеки інформації (ФСТЕК) РОСС RU.0001.01БІ00 №1674).

Нормативні документи

Підхід до прийняття нормативних правових актів, що стосуються змін до чинної інструкції з діловодства в органах виконавчої влади Самарської області, був обраний наступний: спочатку на практиці вивчення, освоєння програми, напрацювання досвіду, а потім зміни. Таким чином, користувачі вже були готові до змін і спокійно продовжували роботу.

На збільшення кількості робочих місць в СЕД вплинуло розпорядження Уряду Самарської області від 13.11.2008 № 286-р «Про вдосконалення автоматизованої інформаційної системи документообігу і діловодства Уряду Самарської області в органах виконавчої влади Самарської області», в якому йшлося про те, що станом на 1 січня 2010 року системи електронного документообігу в ОІВ повинні бути впроваджені. Розпорядженням Уряду Самарської області від 10.12.2008 № 324-р було затверджено «Інструкція з діловодства в органах виконавчої влади Самарської області», в якій були сформульовані правила роботи з централізованою АІС ДД. У 2009 році в Концепції формування електронного уряду Самарської області (постанова від 18.02.2009 № 380 «Про внесення змін до постанови Уряду Самарської області від 05.09.2007 № 159« Про концепцію формування в Самарській області електронного уряду до 2010 року ») були чітко сформульовані вимоги і до системи, і до її операторам. В рамках реалізації заходів Плану з розвитку інформаційного суспільства та формування електронного уряду на 2010-2012 роки, затвердженого Губернатором - Головою Уряду Самарської області 04.08.2010 фінансувалися закупівля ліцензій та технічний супровід системи.

Керівником апарату уряду Самарської області (в його структурі орган, який здійснює політику в області діловодства та документообігу) 30.05.2011 був затверджений «План заходів щодо організації юридично значущого документообігу Уряду Самарської області», основним виконавцем якого були апарат Уряду, департамент інформаційних технологій і зв`язку Самарської області (далі - департамент) і підвідомче департаменту установа. Всі респонденти СЕД були підготовлені до роботи з електронними документами та електронним підписом:

було видано близько 1500 ЕП співробітникам ОІВ з числа керівників (в тому числі структурних підрозділів), помічників, діловодів, в деяких органах всім співробітникам (наприклад, в департаменті, тому що проводили дослідну експлуатацію). Частина ЕП - на соціальних картах жителя Самарської області, частина - на eToken (Персональне засіб для аутентифікації і ідентифікації користувачів, для безпечного зберігання ключів цифрового підпису).

Регіональному засвідчувальному центру Самарської області було поставлено завдання: провести дослідну експлуатацію СЕД з використанням ЕП, проаналізувати результати і направити пропозиції про внесення необхідних змін і доповнень до правових актів області, забезпечити контроль безпеки ЕП в СЕД.

До осені 2011 року дослідна експлуатація була завершена, висновки сформульовані.

Планувалося, що 1 січня 2012 року юридично значущий документообіг вступить в промислову експлуатацію. Однак розпорядження Уряду Самарської області «Про забезпечення переходу на безпаперовий документообіг при здійсненні внутрішнього документаційного взаємодії в органах виконавчої влади Самарської області і внесення зміни до розпорядження Уряду Самарської області від 10.12.2008 № 324-р« Про затвердження Інструкції з діловодства в органах виконавчої влади Самарської області »було підписано лише в лютому поточного року (27.02.2012, № 37-р), і з 1 березня розпочався перехід на безпаперовий документообіг. Цим же розпорядженням було затверджено перелік видів документів, створення, зберігання, використання яких в ОІВ СО здійснюється у формі електронних документів (за основу був узятий наказ Росархіву від 29.04.2011 № 32 «Про затвердження Рекомендацій щодо підготовки федеральними органами виконавчої влади переліків документів, створення , зберігання та використання яких має здійснюватися у формі електронних документів при організації внутрішньої діяльності »).

Про деякі результати впровадження ЕП

Треба сказати, що перехід на юридично значимий електронний документообіг йде досить складно. І основна проблема - вже загальновизнана - це психологія людей, які бояться всього нового.

Яскравим позитивним моментом переходу на безпаперовий документообіг є те, що електронні документи відразу йдуть в роботу, немає необхідності, як раніше, чекати паперовий оригінал. Таким чином, виконавець має великим часом для роботи з документом.

В середньому за чотири місяці роботи у 2012 році - з березня по червень - можна навести таку статистику: 78% органів влади під час підписання внутрішніх документів і 91% при підписанні резолюцій використовують ЕП (рис. 3).

 Мал. 3. Процентне співвідношення використання ЕП в ОІВ при підписанні документів і резолюцій.

Природно, що в тому чи іншому органі різний відсоток підписаних ЕП документів, десь це 100%, а десь лише 2%. При цьому вирішальну роль відіграє керівник органу влади - саме від його принципової позиції залежить подальше впровадження СЕД з використанням електронного підпису (показовий приклад міністерства управління фінансами: швидко і чітко був налагоджений процес всередині міністерства).

Відео: Система електронного документообігу БезБумаг

Мал. 4. Вісімка лідерів ....

У 2012 році планується випуск 10000 сертифікатів ЕП.

Сюди входить і випуск нових, і заміна старих сертифікатів, тестові сертифікати і т.д. Крім того, зараз вступили в силу вимоги ФСБ до структури кваліфікованого сертифіката, можливо, це може зажадати перевипуск вже наявних діючих сертифікатів з урахуванням цих вимог. Це питання опрацьовується.

Закупівля носіїв ЕП в поточному році складе 1200 шт., Придбання саме такої кількості носіїв дозволить задовольнити потребу ОІВ в носіях ЕП аж до 2015 року.

Що стосується субсидування ОМСУ, захід по оснащенню співробітників ОМСУ ЕП входить в субсидію на розвиток електронного суспільства і формування електронного уряду.             

Мобільний додаток

З літа минулого року почали тестування використання мобільного додатка до СЕД (мова йде про планшетному пристрої iPad). Зокрема, керівник нашого департаменту і його заступники з задоволенням сприйняли цю «фішку». Адже ні для кого не секрет, що начальники до 70% робочого часу не сидять в кабінетах, а присутні на засіданнях, нарадах, робочих зустрічах, або в дорозі на ці заходи. Таким чином, час у дорозі, з урахуванням «пробок», використовується по максимуму. Керівник при цьому може працювати як з помічником, так і без нього - це залежить від налаштувань. Зв`язок налаштована через захищений канал VPN (Virtual Private Network - віртуальна приватна мережа), доступ організовується або через оператора стільникового зв`язку, або через Wi-Fi (див. Рис. 5).

 Мал. 5. Схема технології VPN.

У червні поточного року розробник системи - «Кампанія« ІнтерТраст »- в мобільному додатку iDocs реалізував механізм ЕП. В даний час технічні фахівці тестують його роботу.

результати впровадження

основним результатом впровадження АІС ДД стало створення єдиного інформаційного простору органів виконавчої влади Самарської області.

Впровадження АІС ДД сприяло підвищенню ефективності діяльності органів виконавчої влади Самарської області за рахунок:

• оптимізації документообігу та діловодства;
• забезпечення оперативної взаємодії органів влади між собою шляхом створення єдиного для них контуру документообігу на базі однієї інформаційної системи;
• забезпечення прозорості схем руху документів і можливості відстежити, у кого і на якій стадії обробки знаходиться той чи інший документ;
• реалізації єдиної свого роду бази знань та інформаційно-довідкової системи, що зберігає всі документи, з якими доводиться працювати держслужбовцем, і простого доступу до неї;
• налагодженого автоматичного контролю виконання постанов і розпоряджень органів виконавчої влади;
• усунення необхідності виконання держслужбовцями багатьох рутинних операцій при роботі з документами.

Автоматизація документообігу та діловодства за допомогою АІС ДД дозволила створити умови і можливості для вдосконалення організаційної структури та управлінських процесів в підрозділах Уряду Самарської області, забезпечити вирішення поточних і перспективних завдань інформатизації органів виконавчої влади Самарської області в рамках формування електронного уряду.

Якщо розглядати результати вужче, то можна відзначити «+» і для керівників, і для виконавців.

Що дає СЕД керівнику? На наш погляд, в першу чергу, можливість контролю виконання документів і доручень (позапланового, наприклад), потім - зручний пошук документів, видача завдань, в тому числі не прив`язаних до документів (так звані усні доручення), можливість в будь-який час працювати з тими чи іншими документами (в тому числі з віддаленого робочого місця). Крім того, в системі є центр звітів, завдяки якому керівник отримує статистичну інформацію, необхідну при прийнятті управлінських рішень.

Що дає система виконавцю? Контроль факту виконання і термінів, пошук документів, направлення документів на узгодження, підписання, реєстрацію в електронному вигляді, отримання документів та завдань по ним, створення звітів про виконання, відстеження термінів виконання, і, що важливо, - надійне зберігання документів в загальних папках з обмеженням доступу.

Крім того, система забезпечує можливість організації логічного зв`язування документів, що відносяться до одного питання і оперативного пошуку (добірки) документів за тематичним набору реквізитів, ведення календарів керівників, дозволяє достовірно відстежувати хід виконання завдань (реальний хронометраж), зберігати історію узгодження, версії документів.

Плани подальшого розвитку

            Говорячи про плани розвитку АІС ДД в нашому регіоні, визначаємо їх для себе в такий спосіб:

1. Забезпечення інформаційної безпеки;
2. Розширення робочих місць користувачів (до необхідної кількості);
3. Оснащення засобами ЕП;
4. Інтеграція з іншими інформаційними системами (в рамках МЕДО) і сторонніми організаціями;
5. Приведення процесів в АІС ДД у відповідність з правилами діловодства (зокрема, організація роботи з електронним архівом);
6. Промислова експлуатація мобільного робочого місця керівника.

На завершення хочеться відзначити, що проект впровадження СЕД в регіоні йшов еволюційним шляхом. Керівництво області розуміло, що не варто в цьому питанні рубати з плеча. Людей поступово привчали до думки, що працювати в системі електронного документообігу зручно і просто. В кінцевому підсумку - неминуче, бо технології розвиваються, змінюються кваліфікаційні вимоги до держслужбовців, і часто один співробітник повинен працювати в декількох інформаційних системах.

Написала, що проект «йшов», і сама ж задала питання: чому в минулому часі? Проект впровадження СЕД триває! Перед службами діловодства і підрозділами IT варто ще багато невирішених завдань. При грамотному керівництві і комплексному підході до фінансування проектів формування електронного уряду, думаю, їх вдасться вирішити.