Cистема електронного документообігу

Відео: Навчання СЕД Справа 17 03 2016

Відео: СЕД, система електронного документообігу

Зі статті ви дізнаєтесь:

• для чого необхідна система електронного документооборота-
• які стандартні функції реалізовані в електронній системи документооборота-
• які вимоги пред`являються до системи електронного документооборота-
• як здійснюється вибір системи електронного документообігу.

Система електронного документообігу - раціональне рішення, що дозволяє організувати документопоток компанії, оптимізувати всі процедури створення, обробки, використання і зберігання всіх видів документів. У статті розглянуто питання вибору і впровадження системи електронного документообігу на підприємстві.

Для чого необхідна система електронного документообігу на підприємстві

Документообіг є ознакою виробничої, господарської та організаційної діяльності будь-якого підприємства, незалежно від форми власності, величини доходу і чисельності штату. Від перерахованих параметрів може залежати тільки обсяг документообігу, але, навіть якщо він дуже невеликий, доцільність його автоматизації та впровадження системи електронного документообігу безсумнівна.

Система електронного документообігу. Регламентуємо роботу!

По-перше, використання системи електронного документообігу дозволяє істотно знизити трудовитрати на обробку, маршрутизацію і пошук документів. По-друге, значно полегшується контроль виконавської дисципліни та дотримання термінів підготовки та обробки кожного документа на будь-якому з етапів його оформлення. По-третє, програмне забезпечення можна підібрати залежно від реальних потреб компанії і адаптувати його під них. По-четверте, вартість спеціалізованих програм, навіть володіють найширшим функціоналом, відносно невелика, а деякі з них і зовсім безкоштовні. По-п`яте, організація системи електронного документообігу на підприємстві дозволяє мінімізувати помилки, обумовлені людським фактором. І, по-шосте, витрати на впровадження системи електронного документообігу, навіть з урахуванням обладнання, окупаються в найкоротші терміни.

Вимоги до системи електронного документообігу

Система електронного документообігу на підприємстві за своїм функціоналом повинна забезпечувати:

• всі види роботи з документами: створення, оформлення, обробку, реєстрацію, узгодження, контроль виконання та ін .;
• організацію документообігу: розмежування доступу, маршрутизацію, пошук, зберігання і використання документів;
• архівне зберігання документів з можливістю їх пошуку і використання.

Система електронного документообігу компанії реалізує той же комплекс заходів, що і традиційна, яка використовується для документаційного забезпечення діяльності організації. У ній повинні бути реалізовані можливості:

• реєстрації всіх видів документів: вхідних, вихідних і внутрішніх з подальшим направленням кореспонденції на розгляд керівника;
• використання єдиного порядку і послідовності роботи з документами в кожному підрозділі;
• організації індивідуальної та спільної роботи з документацією;
• обміну документами між виконавцями і підрозділами;
• розмежування доступу виконавців до документів;
• використання уніфікованих форм, в тому числі і тих, які розроблені і затверджені на підприємстві;
• організації єдиного порядку обліку, видання, розсилки, повернення, зберігання, утилізації та використання вихідної і внутрішньої документації;
• маршрутизації руху документів, що враховує напрямок;
• контролю своєчасності виконання, отримання резолюцій, узгодження (візування) і списання документів
• формування різного роду звітності, в тому числі, аналітичної і статистичної;
• вибірки інформації по сформованим виконавцями запитам;
• списання документів у справу згідно з затвердженою на підприємстві номенклатурою справ, вилучення із справ із забезпеченням збереження і обліку використання документів;
• організації архівного зберігання документів, в тому числі і на машинних носіях, контроль їх використання.

Інструкція з діловодства. Розділ «Система електронного документообігу»

Цим стандартним вимогам відповідає будь-яка автоматизована система, що забезпечує документообіг на підприємстві. Але розвиток систем електронного документообігу обумовлено все більш розширюється потребам підприємств-користувачів, таким чином, на додаток з стандартних функцій, розробники сьогодні можуть запропонувати такі опції, як, наприклад, web-клієнт, інтеграція з програмним забезпеченням «1С», ведення договорів і клієнтської бази, управління роботами, розпізнавання документів та ін. Розробка системи електронного документообігу сьогодні включає в себе роботу з бізнес-логікою, що дозволяє адаптувати всі бізнес-процеси компані і, інтегрувати в них кадровий, фінансовий та бухгалтерський облік.

Аналіз систем електронного документообігу

Створення системи електронного документообігу починається з аналізу поточних потреб, але при виборі повинні бути враховані і подальші перспективи розвитку компанії. Аналіз систем електронного документообігу проводиться з метою:

• вивчення існуючих видів систем електронного документообігу, виявлення їх функціональних можливостей і призначених для користувача характеристик;
• оцінки та вибору систем електронного документообігу на підставі потреб компанії і ступеня автоматизації процесів діловодства;
• оцінки базових технологій, що застосовуються в програмних продуктах, з точки зору перспективності їх використання з урахуванням прогнозу розвитку IT-технологій на найближчі роки.

Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості роботи з електронними документами»

Вибір системи електронного документообігу здійснюється за такими критеріями, як:

• використовувані технології діловодства;
• відповідність основних завдань, що вирішуються системою діловодства конкретного підприємства;
• функціональні можливості системи;
• програмна реалізація;
• вартість.

Відео: Система електронного документообігу - контроль і виконання документа

У деяких випадках також важливо звернути увагу на зручність користування програмним продуктом, наскільки «дружній» його інтерфейс, чи є можливість навчання персоналу і наскільки розробники готові співпрацювати з компанією в разі, якщо буде потрібно адаптація і подальша актуалізація програми, наскільки оперативно вона може здійснюватися.