Документообіг

Діловодство і документообіг складова частина всіх організаційних бізнес-процесів в будь-якої компанії. Її документообіг може мати різний обсяг, але тільки його грамотна організація є гарантією своєчасного виконання управлінських рішень і ефективного зворотного зв`язку, що забезпечують високу продуктивність. У статті розглянуті питання впровадження і ведення документообігу на підприємстві в 2016 році.

Зі статті ви дізнаєтесь:

У чому полягає роль діловодства та документообігу в організації-
Які правила документообігу забезпечують його ефективність-
Що таке графік і схема документооборота-
Як організований облік документооборота-
Як підвищити ефективність управління документообігом за рахунок впровадження СЕД.

Організація діловодства та документообігу на підприємстві - важливе завдання, що дозволяє враховувати і контролювати весь документопоток, що забезпечує всі виробничі процеси. Впровадження та ведення діловодства в організації істотно полегшують спеціалізовані системи електронного документообігу. У статті розглянуті питання підвищення ефективності обліку і управління документообігом.

Діловодство і документообіг на підприємстві

Визначимося з термінологією. діловодство - це комплекс заходів, що охоплює всі процедури обліку та обробки внутрішніх і зовнішніх робочих документів, пов`язаних з діяльністю організації. Ці заходи спрямовані на забезпечення своєчасного створення або отримання документів, їх реєстрації, розподілу за виконавцями, виконання та передачі в архів. документообіг відображає весь цикл руху документа від моменту створення або отримання до моменту передачі на архівне зберігання або знищення. Тобто, документообіг є складовою діловодства.

Відео: Вебінар: «1С: Документообіг». Огляд можливостей »

Контроль виконання документів

Дуже важливо, щоб діловодство і документообіг в 2016 році були організовані на підприємстві грамотно. Це необхідна умова для оперативного обміну інформацією, як з зовнішнім світом, так і всередині організації, необхідного для прийняття і своєчасного доведення до відома виконавців управлінських рішень. Управління документообігом дозволяє підвищити інформованість співробітників за рахунок своєчасного ознайомлення з відомостями, необхідними для ефективного виконання посадових обязанностей- виробничу дисципліну і, в кінцевому підсумку, продуктивність праці.

Основні правила документообігу в 2016 році

Документообіг - процес керований, а, значить, і регульований. Але, якщо раніше управління документообігом здійснювалося в ручному режимі, сьогодні всі процедури, що становлять цей процес, автоматизовані.

Вибір системи електронного документообігу: аналізуємо всі етапи процесу

Це істотно полегшує виконання основних правил документообігу, що дозволяють скоротити маршрут руху кожної документа, виключити його повторні повернення і забезпечити своєчасне виконання. До таких правил належать:

використання єдиного каналу надходження вхідного документопотока;
централізована одноразова реєстрація та облік всього документообігу організації;
оптимізація числа виконавців і інстанцій, які повинен пройти документ;
максимальне вилучення повернень документів;
використання єдиних методів і технологій обробки документів;
контроль дотримання термінів проходження кожної інстанції на маршруті руху документа.

Графік (Схема) документообігу

І графік, і схема документообігу розробляються кожним підприємством індивідуально, з урахуванням специфіки його діяльності, структури, підвідомчості, обсягів документів. Графік документообігу в 2016 році може бути розроблений як для всього підприємства або його окремих структурних одиниць, так і для конкретних видів нормативних актів та інших внутрішніх документів (положень, договорів та ін.). При цьому і сам графік, і схема документообігу, що ілюструє його, можуть бути оформлені як додатки до регламентує документообіг локальному нормативному акту (наприклад, до відповідної інструкції).

Відео: "1С: Документообіг 2.0"

Документообіг на SharePoint

Схема і графік документообігу повинні відображати фактично діючу на підприємстві систему проходження документів і включати в себе всі процеси з розробки, отримання, створення та обробки документів, із зазначенням відповідальних виконавців, взаємозв`язків між ними і термінів виконання.

Організація і облік документообігу в 2016 році

Залежно від обсягів документопотока, контролювати документообіг на підприємстві може спеціальний підрозділ або відповідальна особа, наприклад, секретар. Але в будь-якому випадку роботодавець повинен забезпечити можливість реєстрації, обліку і зберігання як поточних, так і архівних документів, а також їх експертизи на цінність і знищення.

Перспективи переходу до системи електронного документообігу кадрової документації

Облік документообігу повинен здійснюватися відповідно до затвердженої в організації номенклатурою справ з диференціацією на вхідні, вихідні та внутрішні документи. До входять відносяться документи, що направляються від вищестоящих, нижчестоящих або несупідрядними організацій, а також звернення громадян. вихідної вважається документація, розроблена всередині даного підприємства і спрямовується зовнішнім адресатам. Це можуть бути як відповіді на пропозиції, що надійшли вхідні запити, так і ініціативні документи - інформаційні або передбачають відповіді. внутрішні документи розробляються і використовуються апаратом управління самої організації, вони забезпечують зворотний зв`язок і транслюють управлінські сигнали, встановлюють порядок взаємодії роботодавця і працівників.

Відео: Що таке електронний документообіг?

впровадження і ведення документообігу в 2016 році

Впровадження документообігу в 2016 році - нагальна потреба для будь-який, навіть невеликої організації, оскільки кожне підприємство здійснює свою діяльність, отримуючи вхідні, складаючи вихідні і внутрішні документи. І навіть, якщо кількість цих документів невелика, ведення документообігу сьогодні передбачає використання спеціалізованих автоматизованих систем - СЕД (систем електронного документообігу).

Відео: "1С: Документообіг" за пару кліків

Правила реєстрації документів

Звичайно, багато власників невеликих підприємств схильні використовувати для обліку документів і відстеження їх маршрутів найпростіші електронні таблиці типу Excel, але це якраз той випадок, коли скупий платить двічі. Вартість СЕД, що має мінімально необхідний набір функцій документообігу, невелика, але її можливості набагато ширше, ніж у електронних таблиць. Ведення документообігу за допомогою СЕД, що має необхідний для конкретної організації функціонал, дозволить скоротити кількість співробітників підрозділу, що відповідає за документообіг великого підприємства, і дасть можливість співробітнику невеликої фірми поєднувати обов`язки, контролюючи роботу з документами.

Управління документообігом за допомогою СЕД

Впровадження автоматизованої системи управління документообігом дозволить скоротити час на пошук і узгодження документів, їх надмірне копіювання і розмноження, виключити втрату. Крім того, використання СЕД дозволить систематизувати роботу з конфіденційною інформацією, що становить комерційну або службову таємницю, розмежувати доступ виконавців до таких відомостей.

Технологія роботи з документами. документообіг

Управління документообігом з використанням СЕД гарантує збереження всіх документів за допомогою створення і використання в роботі їх електронних копій. Такі електронні архіви забезпечують зручний доступ до необхідної інформації співробітникам в рамках встановленого для конкретної посади рівня. СЕД забезпечує контроль виконання, своєчасність проходження документом встановленого маршруту. Впровадження СЕД дозволить автоматизувати багато процедур, що становлять документообіг підприємства: формування реєстрів і довідок, складання і відправка звітів, виконання інших рутинних функцій.