Про стан діловодства та архівної справи в росії

Відео: Круглий стіл «Сірі» зони російського архівної справи », частина 1

В кінці 2009 р розпорядженням Уряду Російської Федерації Андрія Миколайовича Артізова призначили керівником Федерального архівного агентства. Ми попросили його відповісти на кілька запитань від наших читачів, основна частина яких безпосередньо пов`язана з діловодством. Про перспективи розвитку в Росії нормативного регулювання діловодства, в тому числі електронного, читайте в інтерв`ю.

© А.Н. Артізов,
д-р іст. наук,
керівник Федерального архівного агентства Андрій Миколайович, яке сьогодні стан нормативної бази діловодства та архівної справи Російської Федерації? Які нормативні документи зараз діють?
В останні роки активізувалося формування законодавчої та нормативної бази з діловодства та архівної справи. Прийнято такі законодавчі акти, як федеральні закони: від 10.01.2002 № 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис", від 22.10.2004 № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації", від 02.05.2006 № 59-ФЗ "Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації", від 27.07.2006 № 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації".
Крім законодавчих актів приймалися нормативні правові акти. Укази Президента РФ: від 02.05.1996 № 638 "Про порядок підготовки проектів указів, розпоряджень Президента Російської Федерації, які передбачають прийняття постанов, розпоряджень Уряду Російської Федерації", від 06.03.1997 № 188 "Про затвердження переліку відомостей конфіденційного характеру" - постанови Уряду РФ : від 13.08.1997 № 1009 "Про затвердження Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації", від 19.01.2005 № 30 "Про типовому регламенті взаємодії федераль них органів виконавчої влади ", від 28.07.2005 № 452" Про типовому регламенті внутрішньої організації федеральних органів економіісполнітельной влади ", від 15.06.2009 № 477" Про затвердження Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади ", від 22.09.2009 № 754" Про затвердження Положення про систему міжвідомчого електронного документообігу ". Цей Перелік можна продовжити, але ми назвали деякі, найбільш важливі законодавчі та нормативні правові акти з питань діловодства.
Що стосується архівної справи, то крім згаданого Федерального закону від 22.10.2004 № 125? ФЗ його регулювання здійснюється такими нормативними правовими актами, як Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в державних і муніципальних архівах , музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук, затв. наказом Мінкультури Росії від 18.01.2007 № 19 (зареєстровано в Мін`юсті Росії 06.03.2007, № 9059), а також Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічної і виробничої діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. наказом Мінкультури Росії від 31.07.2007 № 1182, зареєстрований в Мін`юсті Росії 27.09.2007, № 10194).
Природно, чинна законодавча база обов`язкове для виконання фахівцями організацій незалежно від форм власності.
Проте законодавча база в області діловодства та архівної справи вимагає подальшого розвитку і вдосконалення, особливо в частині електронного документування, електронного документообігу та створення електронних архівів. Це одна з тих державних завдань, від вирішення якої залежить успішний соціально-економічний розвиток країни.

Відео: Підписання договору про створення базової кафедри архівної справи і діловодства - 14 квітень 2016 р

Які плани Федерального архівного агентства (Росархіву) в області нормотворчості в 2010 році? Що вже зроблено, що планується?
У 2010 р Росархів планує розробити і ввести в дію ряд важливих нормативних документів. Підготовлено та направлено на державну реєстрацію до Мін`юсту Росії Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання. Підготовлено та вступили в силу Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (на думку Мін`юсту Росії, вони в державній реєстрації не потребують).
Підготовлено проект Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях. У завершальну стадію вступила робота над проектом Переліку документів, що утворюються в діяльності кредитних організацій, із зазначенням термінів храненія.Что Ви думаєте про перспективи розвитку в Росії нормативного регулювання діловодства, в тому числі електронного?
Перспективи розвитку нормативного регулювання діловодства в нашій країні багато в чому залежать від вироблення державної політики в області документаційного забезпечення управління. На жаль, цей стан справ в цій галузі викликає певне занепокоєння.
Це пояснюється тим, що за останні десятиліття управління документаційне забезпечення залишилося без федерального органу виконавчої влади, який координує діяльність федеральних органів виконавчої влади в області діловодства. Раніше цю задачу частково виконував Росархів. В умовах проведення адміністративної реформи, вдосконалення системи управління, впровадження електронного документообігу, створення "електронного уряду" цей стан справ, як нам видається, не відповідає завданням соціально-економічного розвитку держави та підвищення ефективності державного управління, тому в цьому напрямку необхідні зміни. Наскільки зараз Федеральне архівне агентство впливає на діловодство організацій різних форм власності? Що планується зробити в цьому напрямку?
Прямого впливу на організацію діловодства в організаціях різних форм власності Росархів за чинним законодавством не має. Росархивом здійснюється лише регулювання постановки діловодства в федеральних органах державної влади, в першу чергу за допомогою затвердження Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, а також через узгодження конкретних інструкцій з діловодства. Що стосується розширення повноважень Росархіву в цій сфері, то відповім дипломатично: це питання в даний час знаходиться в стадії обговорення. Додам лише наступне: по факту, без наявності повноважень, Росархіву були доручені розробка та затвердження вищезазначених Методичних рекомендацій. Зараз нам надійшло нове доручення: розробити необхідні класифікатори для функціонування системи міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО). Чи планується Вами активізувати діяльність Росархіву в області методичного керівництва і контролю діяльності архівів недержавних організацій? Зокрема, нас цікавить питання регламентування на державному рівні правил забезпечення схоронності рідкісних документів і контролю їх дотримання в організаціях, які не є джерелами комплектування державних і муніципальних архівів.
Хотів би звернути вашу увагу, що ці питання вже знайшли своє відображення в чинному Законі "Про архівну справу в Російській Федерації". У частині 5 ст. 14 названого закону говориться, що державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни з метою забезпечення єдиних принципів організації зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів керуються в роботі з архівними документами законодавством Російської Федерації (в тому числі правилами, встановленими спеціально уповноваженим Урядом РФ федеральним органом виконавчої влади), законодавством суб`єктів Російської Федерації і муніципальними правовими актами.
Це положення знайшло подальший розвиток в ч. 1 ст. 16 названого закону, якою встановлено, що контроль за дотриманням законодавства про архівну справу Російської Федерації здійснюють федеральні органи державної влади, в тому числі спеціально уповноважений Урядом РФ федеральний орган виконавчої влади, органи державної влади суб`єктів Російської Федерації, в тому числі уповноважені органи виконавчої влади суб`єктів Російської Федерації в галузі архівної справи, в межах своєї компетенції, визначеної законодавством Російської Федерації і і законодавством суб`єктів Російської Федерації.
З огляду на те, що Росархів є федеральним агентством і відповідно до Положення про нього не має прав контролю за дотриманням норм законодавства, ці функції на федеральному рівні покладено на Федеральну службу з нагляду за дотриманням законодавства в галузі охорони культурної спадщини (Росохранкультура). Росархів з вказаною Федеральною службою працює в тісному контакті, і вже було проведено ряд спільних перевірок в частині виконання норм архівного законодавства в ряді організацій. На рівні суб`єктів Російської Федерації, як відомо, контрольні функції зберігаються за багатьма регіональними архівними органами.
Одночасно хотів би повідомити, що в даний час Росархивом ведеться розробка тованія, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях. Ці Правила повинні встановити єдині вимоги до забезпечення збереженості архівних документів всіх організацій незалежно від форм власності і віднесення їх до складу джерел комплектування державних або муніципальних архівів.
Сподіваємося, що впровадження названих правил після їх затвердження та реєстрації в установленому порядку дозволить оптимізувати організацію і методику контролю за забезпеченням збереженості документів у всіх юридичних осіб. А наскільки активно йде комплектування державних архівів документами комерційних організацій?
В даний час недержавні організації становлять приблизно 25% від загальної кількості організацій, що входять до списків джерел комплектування державних і муніципальних архівів по всій території Російської Федерації. Відповідно до чинного законодавства робота з ними ведеться на підставі договорів. Разом з тим, враховуючи, що багато хто з комерційних організацій утворилися порівняно недавно, термін відомчого зберігання архівних документів у багатьох з них ще не закінчився. Тому включення таких документів до складу архівного фонду ще порівняно невелика. Якщо, звичайно, виключити "форс-мажор" (ліквідація в разі банкрутства), оскільки це окремий вопрос.Как Ви вважаєте, чи є сенс у створенні окремих правил для різних категорій організацій (АТ, банки, виробничі підприємства)?
Вважаю, що створювати окремі Правила для різних категорій організацій недоцільно, так як принципові умови організації зберігання, комплектування та використання документів єдині, як цього вимагає закон. У кожній організації може бути створений регламент, положення про архівний зберіганні документів, де враховується власна специфіка роботи з німі.В рамках програми IDA Європейської комісії були розроблені Типові вимоги до автоматизованих систем електронного документообігу (Moreq). Чи не планує ФАА проробити аналогічну роботу в Росії, щоб створити подібний документ, який враховував би специфіку та особливості вітчизняних систем документообігу і традицій, що склалися в сфері діловодства?
Якщо переводити це питання в практичну площину, то він носить дискусійний характер. Його рішення залежить від тієї конфігурації системи міжвідомчого електронного документообігу для федеральних органів влади, яка буде збудована в нашій країні. Сьогодні її контури тільки намічені, і обговорення цієї теми в рамках урядової комісії з впровадження інформаційних технологій в діяльність державних органів і органів місцевого самоврядування продолжается.Внедреніе СЕД зараз є поширеною практикою як для державних, так і для приватних організацій. На ринку існує велика кількість систем вітчизняного і зарубіжного виробництва. Вибрати з них потрібну складно. Чи немає у Росархіву планів організувати процедуру сертифікації СЕД на предмет їх відповідності вимогам вітчизняної нормативної бази в області ДОУ та архівної справи?
Ви абсолютно праві. В даний час на вітчизняному ринку представлена велика кількість програмних продуктів, призначених для автоматизації документаційного забезпечення управління. При цьому використовується велика кількість різноманітних позначень: система автоматизації документообігу, комп`ютерна система автоматизації документообігу і діловодства, система управління діловодством, розподілена система управління документами, система документообігу, промислова технологія автоматизації діловодства, система управління електронними документами і т. Д.
На жаль, в нашій країні відсутня поширений за кордоном інститут незалежних експертів, які могли б, проаналізувавши потреби організації, рекомендувати той чи інший програмний продукт, виходячи з максимального врахування особливостей роботи з документами в конкретному підрозділі і організації в цілому.
Якщо ж говорити про необхідність створення процедури сертифікації за участю представників органів державної влади, то чому ні? Чи планується введення в Росії зарубіжних стандартів в галузі архівної справи і діловодства? Що Ви думаєте про імпорт стандартів?
Цілі і принципи стандартизації в Російській Федерації встановлені Федеральним законом від 27.12.2002 № 184? ФЗ "Про технічне регулювання". Відповідно до цих принципів все краще за кордоном можна запозичувати, і міжнародні стандарти застосовуються як основа розробки національних стандартів. Ряд міжнародних стандартів знайшов своє застосування в області діловодства.

Наприклад, ГОСТ Р ІСО 15489-1-2007.СІБД. "Управління документами. Загальні вимоги "ідентичний міжнародному стандарту ІСО 15489-1: 2001. "Інформація і документація. Управління записами. Загальні положення". Стандарт визначає управління документами будь-якого формату і на різних носіях інформації, що створюються різними організаціями в процесі їх діяльності.

Тут же можна відзначити стандарти ISO серії 9000. Вони містять основні положення, вимоги та рекомендації щодо вдосконалення систем менеджменту якості. Яку роботу веде Росархів щодо полегшення доступу до архівних документів?
Свобода доступу до відкритих архівних документів - важливе завоювання сучасної Росії.
У 2009 р читальні зали федеральних архівів відвідало 11 700 дослідників, в тому числі майже 1,5 тис. Іноземців (в цілому зростання відвідувань на 29% в порівнянні з 2008 р). Для зручності користувачів в останні роки ми відкрили нові читальні зали, оснащені всім необхідним обладнанням, користувачі ряду читальних залів вже отримали можливість працювати з найпередовішими засобами пошуку - електронними описами справ, або, точніше кажучи, базами даних структурованих описів заголовків справ.
У Державному архіві Російської Федерації (ГАРФ), наприклад, обсяг БД таких описів складає 3 млн записів, тобто більше половини всіх зберігаються в архіві справ. Росархивом ведеться велика робота по формуванню позитивного міжнародного іміджу нашої країни. Розкажіть про це нашим читачам.
Росархів завжди приділяв велику увагу міжнародній співпраці в галузі використання архівних документів.
Форми співпраці із закордонними партнерами найрізноманітніші: висновок взаємовигідних договорів і угод як на двосторонній, так і на багатосторонній основі, участь в роботі Міжнародної ради архівів та інших міжнародних організацій, в міжнародних конференціях, конгресах, семінарах- участь російських фахівців у національних заходах, що проводяться зарубіжними колегами, а зарубіжних партнерів - в російських заходах, обмін досвідом роботи з зацікавленими зарубіжними партнерами, обмін делегаціями і стажерами, копіями документів і літературой- спільна підготовка публікацій та виставок архівних документів і т. д.
З початку 1990-х рр. Росархів бере участь у врегулюванні проблеми повернення за належністю переміщених архівних документів з тими країнами, від яких в Росію надійшли відповідні претензії. При цьому Росархів незмінно керується Федеральним законом "Про культурні цінності, переміщені в Союз РСР в результаті Другої світової війни і знаходяться на території Російської Федерації", а також міжнародними угодами Росії.
В результаті переміщені архівні документи в установленому порядку були передані Австрії, Бельгії, Великобританії, Ліхтенштейну, Люксембургу, Нідерландам, Франції.
Ми, історики-архівісти, добре пам`ятаємо, що представляють собою і до чого призводять гасла про "історичній науці як політиці, перекинутої в минуле". Тому сучасні адепти таких ідей, в достатку з`явилися на пострадянському просторі, не повинні залишатися без аргументованих відповідей.

Цим цілям служать 25 історико-документальних виставок, які організували в минулому році Росархів і федеральні архіви. Тому так важливі для нас недавно побачив світ збірник документів "Полтавська битва. 27 червня 1709 р Документи і матеріали "та готується збірник про співпрацю українських націоналістів з німецько-фашистськими загарбниками.

Росархів виступив організатором заходів з проблеми голоду в СРСР в 30-х рр. XX ст. Ми просто не могли залишитися осторонь, бачачи, яке політизоване значення надають цій темі українські сусіди. Були підготовлені DVD-диск "Голод в СРСР. Документи "на англійській мові, а також однойменний факсимільний збірник документів на російській мові. Трагічна сторінка нашого спільного минулого з українцями настільки масштабна, що вона, безумовно, потребує фундаментального науковому виданні документів, які всебічно і об`єктивно розкриють правду про голод в СРСР. Підготовка 1-го тому такого видання завершена, він зданий в видавництво. До кінця нинішнього року необхідно закінчити 2-й том, а в наступному році - залишилися томи.
Останнім часом діяльність Росархіву і федеральних державних архівів була спрямована на підготовку заходів, присвячених 65-й річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 рр.
Регулярно виконуються надійшли від громадян і організацій запити, пов`язані з пошуком і встановленням доль захисників Вітчизни, загиблих в роки Великої Вітчизняної війни. Надано сприяння Міноборони Росії в організації роботи по вдосконаленню узагальненого комп`ютерного банку даних, що містить інформацію про захисників Вітчизни, загиблих і зниклих без вести в період Великої Вітчизняної війни та післявоєнний період (ОБД "Меморіал"). Підготовлена і передана в Міноборони Росії автоматизована база даних "Військовослужбовці військ НКВС, які загинули, померли і зниклі безвісти в період Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.".

9 квітня відбулося урочисте відкриття виставки документів і фотоматеріалів "Радянське суспільство і війна (1941-1945 рр.)", Присвяченій 65-річчю Великої Перемоги, а 6 травня - презентація підготовленого Російським державним архівом науково-технічної документації (РГАНТД) електронного проекту до 65 річчю Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 рр. "Загартовані Великої Вітчизняної ...", який доступний для перегляду на порталі "Архіви Росії" https://rusarchives.ru/. В даний час в Історико архівному інституті (РДГУ) переходять на навчання студентів в рамках бакалаврату "документознавство та архівознавство". Як Ви ставитеся до навчання фахівців у цій галузі за такою системою?
У зв`язку з переходом на дворівневу систему вищої освіти в Російській Федерації нещодавно були розроблені державні стандарти і програми підготовки фахівців з вищою освітою рівнів бакалаврату та магістратури. Російський державний гуманітарний університет, який очолював підготовку держстандартів і програм навчання за напрямом "документознавство та архівознавство", залучив до цієї роботи наше агентство як представника роботодавця, а також більшість вузів країни, які готують фахівців з цього напряму. При розробці, природно, враховувалися вимоги архівних установ до рівня знань і навичок випускників вузів за цим напрямком навчання, програми були насичені необхідними дисциплінами, задані компетенції, якими повинні володіти випускаються фахівці.

Відео: Круглий стіл «Сірі» зони російського архівної справи », частина 3

Оскільки бакалаврат є першою сходинкою вищої освіти, метою розробників було забезпечення підготовки бакалаврів як повноцінних фахівців з вищою освітою, готових до роботи в архівних установах, службах документознавства та діловодства в якості фахівців і керівників нижчої та середньої ланки.
У порівнянні зі звичним для нас специалітет (навчання протягом 5 років) довелося кілька стиснути програму (навчання по бакалаврату - 4 роки), деякі рідко потрібні в практичній діяльності предмети перевести в розряд факультативних дисциплін. Одночасно відбулася модернізація навчального процесу, введено нові підходи до наповнення індивідуальних програм навчання, враховані вимоги часу в плані загального розвитку майбутніх фахівців.

Тому можна сказати, що введення дворівневої системи вищої освіти не застало нас зненацька, ми брали участь в її формірованіі- отримали цей вид освіти випускників вузів чекаємо на работу.Что б Ви хотіли побажати нашим читачам, серед яких секретарі, діловоди, документознавці, архівісти?
Вірно і чесно служити обраній справі і усвідомлювати свою професійну значущість, оскільки без якісного діловодства і добре налагодженого архіву управління ніколи не буде ефективним!

Дякуємо Вам за те, що Ви знайшли час при своєму щільному графіку для інтерв`ю нашому виданню.
Бажаємо Вам нових проектів і їх успішної реалізації!
Редакція журналу "Довідник секретаря та офіс-менеджера"