Правила оформлення документів в організації

У програмі вебінару, підготовленого журналом «Довідник секретаря та офіс-менеджера» спільно з Центром ділового розвитку «Профі-Кар`єра» правила оформлення документів в організації та інші теми. Дивіться відео вебінару і ознайомтеся з ГОСТом Р6.30-2003 р, вивчіть порядок оформлення і види бланків і навчитеся аналізу характерних помилок оформлення документа. Автор торкнеться також проблем законодавчого і нормативно-методичного регулювання правил оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Заріпова Людмила Ігорівна,
зам. зав. Галузевого центру підвищення кваліфікації ВНДІ документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), автор і ведуча семінарів в Центрі ділового розвитку «Профі-Кар`єра».

У програмі вебінару, підготовленого журналом «Довідник секретаря та офіс-менеджера» спільно з Центром ділового розвитку «Профі-Кар`єра» :.

Правила оформлення документів в організації.
Документ як носій інформації. Класифікація документів
ГОСТ Р6.30-2003г. Вимоги до оформлення документів відповідно до ГОСТ
Уніфікація документів. Загальноросійські уніфіковані форми документів
Порядок оформлення і види бланків
Реквізити документа додають документу юридичну силу
Порядок підписання, погодження та затвердження документа
Аналіз характерних помилок оформлення документа

Законодавче та нормативно-методичне регулювання правил оформлення організаційно-розпорядчих документів

Закон Російської Федерації від 23 вересня 1992 № 3520-1 «Про товарні знаки, знаках обслуговування місць походження товарів» (в ред. Від 24.12.2002 № 176-ФЗ).
Федеральний закон від 21 листопада 1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» в ред. Федерального закону від 23.07.1998 № 123-ФЗ зі змінами та доповненнями.
Федеральний конституційний закон від 25 грудня 2000 № 2-ФЗ «Про Державний герб Російської Федерації» (в ред. Федеральних законів від 24.07.1998 № 126-ФЗ і від 11.12.2002 № 165-ФЗ).
Постанова Уряду Російської Федерації від 15 квітня 2005 № 221 «Про затвердження Правил надання послуг поштового зв`язку».
ГОСТ 6.10.5-87. Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка.

Законодавче та нормативно-методичне регулювання правил оформлення організаційно-розпорядчих документів

ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
ГОСТ Р 51511-2001 «Друк з відтворенням державного герба Російської Федерації. Форма, розміри і технічні вимоги »зі змінами, внесеними наказом Держстандарту України від 25.12.2002 № 505 (в ред. Від 04.03.2004).
ГОСТ 7.08-2013 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.
Державна система документаційного забезпечення управління. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення управління. М., 1991.
Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 / ВНІІДАД. М., 2003.
Методичні рекомендації з розробки інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджені наказом Росархіву від 23 грудня 2009 р № 76.

список реквізитів

01 - Державний герб Російської Федерації
02 - герб суб`єкта Російської Федерації
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)
04 - код організації
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП)
07 - код форми документа
08 - найменування організації
09 - довідкові дані про організацію
10 - назва структурного підрозділу
11 - дата документа
12 - реєстраційний номер документа
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа
14 - місце складання або видання документа
17 - резолюція
18 - заголовок до тексту
19 - відмітка про контроль
20 - текст документа
21 - відмітка про контроль
22 - підпис
23 - гриф узгодження документа
24 - візи узгодження документа
25 - відбиток печатки
26 - відмітка про засвідчення копії
27 - позначка про виконавця
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи
29 - відмітка про надходження документа в організацію
30 - ідентифікатор електронної копії документа

Адресат (реквізит 15) - Зразок адресата-організації

Мін`юст Росії
Департамент інформації та науково-технічного забезпечення

Адресат (реквізит 15) - керівник організації

Генеральному директору
ВАТ «Північні регіони»
В.А. Лагутін

Адресат (реквізит 15) - організація із зазначенням адреси

Державна установа Всеросійської науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи Профспілкова вул., Д. 82, Москва, 117393

Адресат (реквізит 15) - фізична особа

Образцову О.П.
вул. Садова, буд. 5, кв. 12,
м Липки, Киреевский р-н,
Тульська обл., 301 264

Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 16). Зразок оформлення грифа затвердження документа посадовою особою

ЗАТВЕРДЖУЮ
Президент ЗАТ «Ростекстіль»
____________ В.А. Степанов
«___» __________ 2016 р

Зразок оформлення грифа обмеження доступу до документа іншими документами

ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням загальних зборів акціонерів від 05.04.2016 № 14 «Про ..»

Приблизний перелік документів, що підлягають затвердженню

ПОЛОЖЕННЯ
ПРОГРАМИ
Розцінки
кошторису
СТАНДАРТИ
СТРУКТУРА І ШТАТНА ЧИСЕЛЬНІСТЬ
ТАРИФНІ СТАВКИ
СТАТУТИ ОРГАНІЗАЦІЙ
ФОРМИ
Штатні розкладу

Резолюція (реквізит 17)

Морозової Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу підготувати проект договору з консалтинговою групою «Термика» до 05.10.2016

Вимоги до тексту контрольних робіт

Текст пишеться через 1,5 міжрядковий інтервал шрифтом №12 -14;
Текст оформлюється шрифтом Times New Roman.

Способи рубрикації тексту

З метою формування пріоритетних напрямків виробництва вітчизняних фільмів:

Утворити робочу групу Міністерства культури Російської Федерації для визначення пріоритетних напрямків державної підтримки Виробництва національних фільмів.
Затвердити склад робочої групи ...

Способи рубрикації тексту

В Інструкції з діловодства рекомендується визначити:

порядок складання записок;
реквізити доповідної записки;
вид документа.

Інструкція з діловодства розробляється Службою діловодства

Оформлення глав, розділів, підрозділів

III. СТРУКТУРА І ЗМІСТ інструкції з діловодства

3.1. загальні положення
3.2. Основні поняття
3.3. Створення документів в державному органі виконавчої влади

Заголовок до тексту (№18)

НАКАЗ
12.07.2016 № 23
Москва
Про створення атестаційної комісії

Заголовок до тексту (№18)

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
12.07.2016 № 24
Москва
провідного експерта

Підпис (реквізит 22)

Про створення атестаційної комісії
ТЕКСТ
Віце-президент Асоціації
регіональних підприємств А.А. Борисов

Оформлення підпису кількома особами рівних посад

Про створення атестаційної комісії
текст

Заступник директора з наукової частини Заступник директора з наукової роботи
_____________ К.І. Ігнатьєв ____________ Ю.Г. Демидов

Оформлення підпису замінює посадової особи

НАКАЗ
Про створення атестаційної комісії

ТЕКСТ
В.о. директора І.А. Петров

Гриф узгодження (реквізит 23). Оформлення узгодження посадовою особою

НАКАЗ
Про створення атестаційної комісії
ТЕКСТ
Директор І.А. Петров
Погоджено
Ректор Академії маркетингу
__________ А.Г. Гримова
00.00.2016

Оформлення узгодження (реквізит 23) лист

НАКАЗ
Про створення атестаційної комісії
ТЕКСТ
Директор І.А. Петров
Погоджено
лист Російської академії
Медичних наук від 05.06.2016 № 1

Зразок оформлення листа узгодження

ЛИСТ УЗГОДЖЕННЯ
проекту положення про загальні принципи співробітництва
Погоджено Погоджено
Президент Інтер-Транс Лтд. Генеральний директор АТ «РВК»
__________ К.Р. Романов00.00.2016 ___________ Н.С. Титов
00.00.2016

Приблизний перелік документів, на яких ставиться відбиток гербової печатки (реквізит 25)

ПОСВІДЧЕННЯ
СТАТУТИ
Штатні розкладу
АКТИ
ДОРУЧЕННЯ
ДОГОВОРИ
ЗАВДАННЯ
УКЛАДАННЯ І ВІДГУКИ
ЗАЯВКИ
ЗАЯВИ
Виконавчі ТОВАРІВ
НОРМИ витрат
ЗРАЗКИ відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій
ЛИСТУВАННЯ з закордонними представництвами
ПОДАННЯ і клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями і т.д.)
ЛИСТИ гарантійні
ДОРУЧЕННЯ
ПОЛОЖЕННЯ про організації
РЕЄСТРИ
кошторису
УГОДИ
ДОВІДКИ

Зразок оформлення візи (реквізит 24)

НАКАЗ
Про створення атестаційної комісії
ТЕКСТ
Директор І.А. Петров
керівник юридичного
відділу
_____________ А.С. Орлов
00.00.2016

Зразок оформлення візи (реквізит 24)

НАКАЗ
Про створення атестаційної комісії
ТЕКСТ
Директор А.І. Петров
зауваження додаються
Керівник юридичного відділу
________________ А.С. Орлов
00.00.2016