Архівна справа

Для організації належної роботи з документами організації необхідно не тільки знати правила оформлення ділових паперів і формування справ, а й основи зберігання. Щоб забезпечити в організації швидкий доступ до необхідних документів, рекомендуємо вивчити архівну справу.

Дана стаття дозволить розібратися в таких питаннях, як:

діловодство та архівна справа-
управління архівною справою в організації-
організація архівного справи-
інформатизація архівної справи-
історія архівної справи.

У будь-якій організації є документи, які необхідно зберігати протягом декількох років або протягом існування організації. Щоб не розгубити таку важливу документацію, рекомендуємо організувати в компанії правильне зберігання ділових паперів в архіві.

Діловодство і архівна справа

Існує велика кількість документів в організації, які використовуються неодноразово або не використовуються зовсім. Однак позбуватися від таких ділових паперів не можна до тих пір, поки не закінчиться їхній термін зберігання. Щоб правильно організувати їх зберігання необхідно чітко узгодити діловодство та архівна справа в організації.

Передача документів на зберігання в архів організації

Закон про архівну справу (Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526) не чинить обов`язковим створення архівів в недержавних компаніях, а лише рекомендує. Однак будь-який керівник розуміє, що без архіву досить проблематично організувати правильне і надійне зберігання документації. До того ж термін зберігання документів з особового складу становить від 45 років і більше. З огляду на зміну кадрів, документації по особовому складу за ці роки накопичиться немало. Саме тому найдоцільніше буде створити архів.

Управління архівною справою в організації

Читайте по темі в електронному журналі

Як змінилися терміни зберігання у документів з особового складу? Чи можна накази по відпустках, відрядженнях, про стягнення, як раніше, зберігати п`ять років?
Передача документів на зберігання в архів організації
Передача електронних документів в архів організації

Незважаючи на те, що створення архіву в організації має на увазі наявність архіваріуса або цілого штату працівників архіву, насправді організувати роботу архіву можна навіть в самій невеликій компанії. Управління архівною справою в організації може один співробітник компанії, що займає основну посаду в роботі з документацією. Наприклад, якщо всі обов`язки по оформленню документів і справ в організації покладено на секретаря, то буде правильним призначити за сумісництвом даного співробітника і відповідальним за архівну справу. Для того щоб покласти на працівника відповідальність за архівне зберігання, потрібно інструктаж в державному архіві.

Також робота в архіві за сумісництвом дуже актуальна в тому випадку, якщо організація має дуже скромний документообіг. В цьому випадку можна скласти графік роботи архіву, тобто час прийому справ на зберігання. При такій організації архіву контролювати роботу секретаря-архіваріуса буде керівник організації.

Передача електронних документів в архів організації

Організація архівної справи

Правильна організація архівної справи має на увазі наявність спеціально відведеного будівлі або приміщення. При відсутності такого організувати збереження документів практично неможливо. В першу чергу варто врахувати, що розміщення архіву не допускається в старих будівлях, дерев`яних будівлях, будівлях з сирими основними, підвальними, горищними приміщеннями, пічним опаленням.

Призначені для зберігання архівних документів приміщення в пристосованих будівлях повинні бути ізольовані від інших приміщень будівлі. Не допускається розміщення архівних документів в приміщеннях будівлі, зайнятого службами громадського харчування, харчовими складами, організаціями, що зберігають пожежонебезпечні і агресивні речовини або застосовують пожежонебезпечні і хімічні технології.

Також приміщення архіву повинно мати вогнетривкі стіни і перебувати в віддаленості від прокладки труб (водопостачання та каналізації). Структурна організація роботи архіву залежить від обсягу документів в компанії. Іноді архів організовується як самостійний відділ або підрозділ в складі служби діловодства.

При організації архіву необхідно дотримати ряд обов`язкових правил. Для стабільної роботи архіву рекомендується розробити інструкцію про архів організації.

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ

Керівник архіву або особа, відповідальна за архів (архіваріус), призначаються на посаду і звільняються з посади наказом керівника організації.

Основу діяльності архіваріуса складають: Архівна справа

організація роботи архіву;
відповідальність, в тому числі і кримінальна (наприклад, якщо документи з архіву викрадено, знищено, пошкоджено або свідомо приховані (ч. 1 ст. 325 Кримінального кодексу РФ)), за виконання покладених на архів завдань.

Розвиток архівної справи, його зростання і збільшення штату додають в обов`язки архіваріуса організацію інструктажу і введення нових методів роботи (наприклад, при організації електронного документообігу).

Відео: Діловодство і архівна справа

Інформатизація архівної справи

Багато організацій вже активно використовують електронний документообіг. З його виникненням також з`явилася необхідність в зберіганні електронних документів. Як правило, кожен структурний підрозділ самостійно виробляє запис документів на електронний носій (найкраще для цього підходять диски). Кожен диск містить тільки одну справу. Далі складається опис, в якій зазначаються списки справ (дисків), що передаються в архів. Далі електронні диски зберігаються в архіві разом з іншими справами.

Історія архівної справи

За останні роки історія архівної справи все більше поповнюється новими змінами. Так, останні зміни в законі торкнулися архівного зберігання інформації на електронних носіях. Тепер в архіві можна зберігати не тільки оригінали документів, а й їх копії, а також аудиоинформацию на електронних носіях. До того ж зміни 2015 роки зробили необов`язковим наявність архіву в організаціях. Тепер керівникам компаній з маленьким документообігом немає необхідності виділяти кошти на обладнання власного архіву - досить вдатися до послуг компаній, які організовують архівне зберігання. В цілому можна сказати, що саме завдяки змінам 2015 року архівна справа перейшло на абсолютно новий рівень в забезпеченні збереження документів.