Організація централізованого зберігання документів холдингу

Проблема обороту друкованих документів для будь-якої компанії при будь-якому рівні автоматизації бізнес-процесів нетривіальна, особливо якщо організація розрослася до розмірів холдингу. Система зберігання документації у вигляді централізованої системи допомагає знайти рішення для безлічі найскладніших завдань бізнесу:

• оперативний пошук необхідної документації та даних;
• забезпечення рівня доступу до конфіденційної документації;
• зменшення ризиків крадіжки і втрати інформації у вигляді часткового або повного документа, справи;
• раціональний розподіл обов`язків між відділами щодо зберігання документів.

Як же організувати централізоване зберігання інформації в холдингу? Пропонуємо вам покрокову інструкцію.

Крок 1. Підготовка.

На підготовчому етапі вам необхідно проаналізувати:

• які документи у вашій компанії розробляються в документообіг;
• скільки документів і на якому зберіганні знаходяться зараз, скільки буде через 1 рік, 3-5 років;
• скільки потрібно працівників повинні займатися зберіганням документів;
• яке обладнання буде потрібно для зберігання.

Крок 2. Систематизація.

Після аналізу документообігу холдингу і виявлення переліку типів документів, їх кількості і термінів зберігання, необхідно перейти до вкрай важливого етапу - це систематизація поточної документації. Вона складається з розробки номенклатури справ. Зробити це необхідно для кожного окремої юридичної особи, що входить в холдинг.

При складанні номенклатури справ слід керуватися нормативними документами, які стосуються вашої професійної сфері. Наприклад, для фінансових холдингів для складання номенклатури справ необхідно користуватися Переліком типових управлінських архівних документів (затв. Мінкультури РФ від 25 серпня 2010 року). Систематизація важлива для того, щоб ви знали, які документи використовують різні організації в складі холдингу, чи правильно вони зберігаються, чи є інші помилки в документообігу.

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Організація зберігання електронних документів
• Архівна справа в 2017 році
• Вимоги до архівного приміщення

Крок 3. Визначення обсягу роботи.

Коли документи і терміни їх зберігання описані і систематизовані, можна досить точно уявити обсяг справ, які будуть зберігатися в сховищі, які необхідні потужності відділу, скільки потрібно стелажів, працівників і устаткування. Щоб не витрачати зайві гроші і, навпаки, не створювати напруженість у роботі з документацією, що, в свою чергу, призводить до втрати важливої інформації і збільшення термінів оформлення документів, розрахунок повинен бути максимально наближеним до дійсної ситуації з розрахунком на найближчу перспективу.

Крок 4. Розробка штатної розстановки.

Організувати централізоване зберігання документів холдингу зручніше так:

Крок 5. Збір та затвердження номенклатури справ.

Відділ документаційного забезпечення управління збирає узгоджені зведені номенклатури справ юросіб холдингу, перевіряє, чи правильно вони затверджені відповідно до інструкції з діловодства вашої компанії або іншим ЛНА, що встановлює порядок узгодження номенклатур справ.

Крок 6. Аналіз зведену номенклатуру.

Після систематизації об`єднаної номенклатури виділіть документи архівного і оперативного зберігання, визначте, які документи будуть зберігатися в центральному сховищі, а які - в окремих структурних підрозділах і організаціях.

Крок 7. Організація підрозділу.

Централізація зберігання полягає у виділенні певного підрозділу в холдингу, яке буде відповідати за всі необхідні функції:

• затвердження правил прийому документації на зберігання,
• контроль процесу розміщення документів в місцях зберігання,
• порядок видачі та повернення документації,
• терміни зберігання,
• знищення документів з простроченим терміном зберігання,
• вивчення методичної бази по зберіганню документів,
• виконання вимог законодавства,
• відстеження змін законодавства щодо зберігання документів в даному холдингу.

Це може бути підрозділ документаційного забезпечення управління, що включає архівний підрозділ.

Крок 8. Закріплення функцій за співробітниками.

Призначте співробітників, які будуть здійснювати роботи в рамках централізованої системи зберігання документів холдингу.

Крок 9. Автоматизація процесу.

Автоматизація переміщення. В системі потрібно також врахувати рівень автоматизації зберігання документів. Наприклад, яким чином документи будуть переміщати в центральне сховище або по підрозділам. При цьому потрібно виключити ризики втрати і крадіжки конфіденційної та іншої важливої інформації. Потрібно також виключити порушення вимог про надання інформації за запитами наглядових відомств і зацікавлених клієнтів.

Автоматизація обліку. Машинний контроль за вхідною та вихідною документацією архіву виключно зручний. Він спрощує роботу з доступу до оригінальної копії документації, контролю наявності документів і розслідування причин втрати.

Крок 10. Визначення площ.

Потрібно вибрати або виділити необхідні площі під архів і обладнати їх, укласти договори оренди, якщо потрібно, а також договори на надання послуг. Призначити співробітників архіву на їх робочі місця. У розробці повинні брати участь юридичний відділ та відділ персоналу холдингу. Уважно складіть і оформите трудові договори з працівниками сховища.

Крок 11. Розмежування доступу.

Потрібно визначити рівні доступу до документації для кожного юрособи.

Крок 12. Впровадження регламентів роботи сховища.

Встановіть порядок роботи з допомогою ЛНА, які визначають порядок функцій по зберіганню документів.

Крок 13. Встановлення графіка.

Визначте, як часто і коли будуть здійснюватися роботи по зберіганню документів, в тому числі переміщення від підрозділу до центрального сховища і назад.

Крок 14. Контроль роботи.

Призначте частоту контрольних заходів і проводите аудит роботи сховища, своєчасно усувайте проблеми в його роботі.

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Що потрібно зробити на початку року: 8 важливих справ секретаря
• Як секретарю створити електронний архів документів
• Як без помилок визначати терміни зберігання документів за різними списками