Як визначаються терміни зберігання номенклатури справ?

Відео: Терміни зберігання звітних документов.avi

У даній статті ви дізнаєтеся:

• які терміни зберігання номенклатури справ (по різних підрозділах),
• де знайти інформацію про терміни зберігання номенклатури справ.

Складання номенклатури справ проводиться в останньому кварталі року, її затверджує керівництво, а діяти вона починає з 1 січня, згідно з п. 3.4.6 Правил роботи архівів компаній від 06.02.2002. Власне терміни зберігання паперів вказані в типових та відомчих переліках. Головним серед них є Перелік архівних документів і термінів їх зберігання, який був затверджений наказом Мінкультури від 25.08.2010 № 558. Розглянемо, які терміни зберігання паперів окремих відомств і підрозділів організації.

Терміни зберігання номенклатури справ: канцелярські документи

Номенклатура канцелярії будь-якої компанії містить велику кількість документації. Терміни її зберігання істотно відрізняються один від одного і можуть варіюватися від року (наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку щорічно замінюються новими) до безстрокового періоду (актуально для колективного договору).

Скільки зберігати документи кадрової служби?

Терміни зберігання номенклатури справ кадрового підрозділу зазвичай складають 75 років. Даний період передбачається для документації, яка пов`язана з особистими відомостями про співробітників організації.

Документи «зарплатного» департаменту: які терміни зберігання?

Зазвичай період зберігання документів, пов`язаних з обчисленням і виплатою зарплати, становить до п`яти років. Винятком є певні папери, які заборонено знищувати протягом 75 років. До них належать і особові рахунки співробітників. Тоді як локальні акти, які використовуються для здійснення розрахунків з персоналом, потрібно зберігати постійно.

Терміни зберігання номенклатури справ: податкові документи

Документація, пов`язана з податковим обліком і декларуванням, належить до числа паперів короткочасного зберігання. Майже всі справи даного відділу (в тому числі і податкова звітність) повинні зберігатися 4-5 років. Однак існують нюанси, що поширюються на документи, пов`язані з підтвердженням суми збитку при його наявності. Вони повинні бути у компанії, згідно п. 4 ст. 283 НК РФ. Судова практика свідчить, що для підтвердження обсягів збитків використовуються декларації з податку на прибуток і первинні бухгалтерські документи. Як наслідок, зберігати їх необхідно протягом всього терміну переносу збитку і ще 4 роки після того, як він буде повністю списаний.

Терміни зберігання бухгалтерських документів

Даний відділ номенклатури є самим об`ємним: існує багато форм і видів бухгалтерських паперів. Частина з них зберігається п`ять років (наприклад, накладні, акти та інші первинні документи), інші ж (опису інвентаризації та звіти) - постійно.

Визначаємо терміни зберігання номенклатури справ відділу охорони праці

Зазвичай номенклатура з даного відділу включає в себе різні журнали, період зберігання яких варіюється від двох (журнал видачі інструкції з охорони праці) до десяти років (журнал реєстрації вступного інструктажу). Однак більшість паперів даного відділу повинна зберігатися протягом п`яти років.

Планова і статистична документація: які терміни зберігання?

Всі прогнози і плани, пов`язані з даною групою паперів, потрібно зберігати постійно. Виняток становлять лише індивідуальні плани та звіти працівників, їх досить зберігати протягом року.

Як визначити терміни зберігання номенклатури справ, якщо їх немає в типовому переліку (він затверджений наказом №558)?

Не всі періоди зберігання паперів присутні в вищезазначеному переліку. Тому необхідно користуватися також відомчими переліками для з`ясування термінів. Це актуально, наприклад, для документації виробничо-технічного відділу, щодо якої існує інформація в Переліку типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (в редакції наказу Мінкультури від 28.04.2011 № 412).

Найменування документації відсутня і в типовому, і в відомчому переліку. Як бути?

В даній ситуації слід встановити термін зберігання паперів за допомогою експертно-перевірочної комісії відповідної архівної установи за поданням архіву компанії і центральної експертною комісією фірми. Саме такий порядок дій передбачає п. 1.6 Переліку типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій.

висновок

Питання чіткого дотримання термінів зберігання номенклатури справ грає важливу роль в будь-якій компанії. З термінами можна ознайомитися в типових та відомчих переліках документів, вони становлять від 1 року до 75 років для різних паперів. Певна документація повинна зберігатися безстроково. Якщо в одній справі знаходяться документи, терміни зберігання яких відрізняються один від одного і залежать від значущості, то підсумковий період зберігання справи за номенклатурою визначається згідно найбільш цінних паперів (максимально тривалий з можливих).

Не дозволяється зберігати документи менше, ніж зазначено в законодавстві, і самостійно встановлювати терміни. Якщо дані про документації відсутні в типових та відомчих переліках, слід вдатися до допомоги співробітників Росархіву.