Складання справ

Відео: «Архівна ДЕЛО»: складання та затвердження номенклатури справ організації

З даної статті ви дізнаєтеся:

• терміни складання справ-
• з яких документів формується справа-
• правила складання електронних справ.

Відео: Правило складання списку справ 1-3-5 (тайм-менеджмент)

Робота з документами являє собою складний і довгий процес, повний різних нюансів, в яких вміння розбиратися приходить лише з часом. Багато починаючі секретарі помилково вважають, що найпростішим етапом в житті документів є архівне зберігання. Однак перш, ніж документація потрапить в архів, її слід правильно оформити і сформувати в справи. Саме про це ми поговоримо більш докладно.

Терміни складання справ

Багатьох секретарів часто відвідує питання про те, в які терміни необхідно складати справу. Давайте розберемося в цьому питанні.

З огляду на, що передача нових справ в архів повинна проводитися на початку кожного календарного року, можна сказати, що і на складання та оформлення справ виділяється рік. Однак тут необхідно правильно організувати сам підхід до вирішення даного завдання. Неможливо правильно скласти і оформити справу за останній тиждень на рік. Повірте, у вас і без цього буде вистачати турбот. Тому краще організувати планомірне складання справ.

Для початку необхідно визначитися зі складом документів, які увійдуть в конкретні справи. Так, рекомендуємо завести кілька скоросшивателей, кожен з яких буде містити документи певного типу. Наприклад, якщо мова йде про бухгалтерію, то доцільно завести окремі швидкозшивачі для рахунків-фактур, касових ордерів, видаткових накладних, зарплатних відомостей, звітності і т.д. Відразу після виконання документи будуть потрапляти в потрібну папку на зберігання. Таким чином надалі вам не буде потрібно витрачати багато часу на пошуки і систематизацію документів. Більш того, такий захід дозволить правильно організувати поточне зберігання документації та уникнути завалів на робочому столі.

Склад документів у справі

При складанні справ важливо розуміти, що до складу повинні входити документи одного найменування або спрямованості. Більш того, всі документи, які підтверджують справу, повинні бути виконані, а діяльність по ним завершена. Це необхідно для того, щоб в подальшому не виникло необхідності витягати документи з архіву, створюючи при цьому ряд незручностей.

Також необхідно пам`ятати, що до складу однієї справи необхідно включати документи з однаковими термінами зберігання. Ця вимога має дотримуватися неухильно, щоб уникнути втрати або знищення документації, термін якої ще не закінчився. Нагадаємо, що подібна помилка тягне собою адміністративну або навіть кримінальну відповідальність (залежить від типу знищеного документа).

Правила складання електронних справ

При записи електронних документів на відокремлені матеріальні носії дотримується принцип розміщення на одному носії однієї одиниці зберігання електронних документів (одного електронного справи).

Відео: Навіщо я складаю список справ

Опис електронних документів, підготовлена в структурному підрозділі організації, є первинним обліковим документом для одиниць зберігання електронних документів постійного і тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, в тому числі для складання опису електронних справ, переданих на постійне зберігання до державного (муніципальний) архів.

При складанні опису електронних справ у структурному підрозділі, крім відомостей, встановлених формою опису, додатково вказується тип носія (основного примірника і робочого примірника), а також обсяг інформації в байтах. На основної та робочий екземпляри електронних документів складаються окремі здавальні опису.

Відео: Ведення справ в арбітражному суді

Документи на відокремлених електронних носіях фізично переміщаються із структурних підрозділів до архіву організації. При прийомі одиниць зберігання електронних документів в архіві:

• перевіряється відповідність одиниць зберігання описами справ;
• проводиться перевірка фізичної і технічного стану відокремлених електронних носіїв, в першу чергу перевірка на наявність шкідливих комп`ютерних програм;
• проводиться перевірка наявності і технічного стану електронних документів (перевірка відтворюваності кожного файлу кожного примірника - основного і робочого).

Інформаційна система архіву організації повинна підтримувати вимоги до організації архівного зберігання і використання електронних документів і мати:

• програмні засоби для перетворення комп`ютерних форматів (конвертори);
• програмні засоби для перегляду електронних документів в різноманітних форматах;
• можливість проводити копіювання, конвертування та міграцію електронних документів;
• спеціалізоване програмне забезпечення для пошуку електронних документів, що зберігаються в архіві.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Правила формування справ
2. Номенклатура справ організації: правила складання заголовків справ
3. Складання описів на справи, що передаються в архів організації