Експертиза цінності документів

Відео: Популярні відео - Експертиза та Документ

У даній статті ви знайдете:

• що представляє собою експертиза цінності документів в організації-
• як провести експертизу цінності документів-
• які цілі переслідує експертиза цінності-
• які існують критерії експертізи-
• порядок проведення експертизи цінності документів. З чого почати?

                  Знищення документів - є одним з найважливіших елементів функціонування документообігу в організації. Разом з тим проведення знищення неможливо без попередньої експертизи цінності документів. При цьому правилами роботи архівів організації рекомендується формувати цілу групу, яка буде займатися даною експертизою. Адже навіть в маленькій компанії знищення хоча б однієї ділової папери з не закінченим терміном може привести до ряду негативних наслідків. Саме тому так важливо, створення цілої комісії, яка ретельно огляне всі папери і зробить висновки про їх цінності.

Експертиза цінності документів в організації

Експертиза цінності документів

Перш ніж почати експертизу, слід сформувати експертну групу, яка і визначатиме цінність документів. До її складу мають увійти такі співробітники організації:

• керівника або представника керівництва організації;
• працівника архіву;
• головного бухгалтера організації;
• працівника кадрової служби організації;
• представника юридичної служби організації;
• співробітника служби ДОУ або секретаря організації.

Відео: Галілео. Підробка проти експертизи

Для затвердження складу комісії повинен бути виданий спеціальний указ керівника організації або його повноважного особи. В організації може бути як постійна експертна комісія, так і щорічно створюватися нова. Завданням ЕК є виявлення минулих термінів зберігання ділових паперів, складання актів про виділення до знищення документів і підготовка до знищення.

Проведення експертизи цінності документів

Експертиза цінності документів проводиться на всіх етапах життєвого циклу документа:

• в поточному діловодстві:
• при складанні номенклатури справ;
• при формуванні документів у справи;
• при підготовці справ до подальшого зберігання (передачі в архів).

У відповідності з термінами, встановленими наказом про проведення експертизи цінності документів, працівниками служби архіву організації та ДНЗ спільно з ЕК процедура експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні в архіві і утворилися в процесі діяльності організації, повинна проводитися щорічно.

Цілі експертизи цінності документів

Основними цілями експертизи цінності документів є:

• відбір документації постійного і тимчасового зберігання для передачі в архіви;
• відбір ділових паперів з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають подальшому зберіганню;
• виділення до знищення справ, термін зберігання яких закінчився;
• розгляд описів справ постійного терміну зберігання та актів на справи, відібрані для знищення;
• розгляд актів на справи, відібрані для знищення з огляду на невиправних пошкоджень, і актів про невиявлення справ, що підлягають передачі на зберігання до архіву;
• участь у знищенні справ (підготовка документів до знищення, складання актів).

Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися

Критерії експертизи цінності документів

Робота комісії, як правило, починається з виділення до знищення справ тимчасового терміну зберігання, в яких в принципі не можуть бути підшиті документи постійного і довготривалого зберігання. Але з метою виключення факту випадкового знищення документації, рекомендується проводити перевірку кожного листа в справі.

Слід запам`ятати, що на секретні і загальнодоступні справи складаються окремі акти.

Якщо комісією виявлено, що в справу підшиті документи постійного зберігання та з простроченим терміном, то така справа розшивається з метою сортування документів для подальшого зберігання та призначених до знищення. З документів постійного зберігання в подальшому оформляються самостійні справи, однак проводиться ця процедура тільки після закінчення експертизи.

Якщо при проведенні експертизи виявлені документи постійного терміну зберігання з повторюваної інформацією (оригінали, копії або дублікати), то проводиться перевірка на наявність оригінальних документів, які і підлягають подальшому зберіганню. Решта документів підлягають знищенню. Якщо буде виявлено кілька копій одного документа з постійним терміном зберігання, але оригінал не знайдено, то для подальшого зберігання залишається одна копія (кращої якості або найбільш повна за змістом), інші копії повинні бути знищені.

До знищення також відбираються документи, пошкоджені в такій мірі, що більшу частину тексту немає можливості прочитати, а подальше відновлення неможливе. У тих випадках, коли можливо хоча б часткове відновлення тексту, вони залишаються на зберігання, реставруються або фотокопір.

Порядок експертизи цінності документів

Можна виділити етапи експертизи цінності документів, які застосовні для будь-якої організації. Як правило, спочатку співробітниками архіву організації проводиться відбір документації, яка підлягає постійному зберіганню, на яку складається опис відповідно до встановлених Правилами роботи архівів організацій. Складені при цьому опису підлягають затвердженню керівником організації або повноважною особою.

Щоб уникнути можливого знищення цінних паперів, рекомендуємо проводити складання актів про знищення тільки після затвердження керівником компанії описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання.

Експертна комісія повинна виявити точну кількість документації, яку необхідно знищити. Крім того, в їх обов`язки входить зважування знищуваних паперів (при наявності такої можливості). По завершенню процедури зважування складається акт про виділення документів до знищення. Знищення можна провести самостійно (шляхом повного спалювання) в присутності експертної комісії або скористатися послугами спеціалізованої компанії з утилізації документів.

Експертиза цінності архівних документів

Для проведення експертизи цінності документів в архіві 2016 року організації необхідно обов`язкову присутність працівника архівної служби. Комісія для даної процедури також формується особливим наказом керівника і не може бути менше трьох осіб. Головою цієї комісії вибирається один із співробітників служби архіву і документообігу, який обіймає керівну посаду.

Експертиза цінності документів у діловодстві, як правило, проводиться не тільки в архіві організації, а й у всіх структурних підрозділах, відповідальних за поточне зберігання документації.

Документальний і архівний фонди організації

Працівник архіву повинен прийняти з інших підрозділів справи з простроченим терміном зберігання. Кожна така справа має бути включено в акт, що також перевіряється співробітником архіву. Після ретельного огляду він повинен повернути справи, які, на його думку, ще підлягають зберіганню в структурних підрозділах або залишити їх до закінчення строків зберігання в архіві.

Також під час експертизи цінності документів в архіві повинні оглядатися опису справ, які були передані на зберігання в архів. З їх числа виділяється і вилучається документація, термін якої закінчується.

Враховуйте, що опис справ, внесених в акт з простроченим терміном зберігання, і опису справ, внесених до опису, в корені відрізняються. В акті не описується кожна справа окремо, а лише вказується загальна кількість та термін завершення справ у ДНЗ.

• Наказ про створення комісії з проведення експертизи цінності документів (бланк) .doc
• Інструкція по кадровому діловодству (бланк) .doc
• Положення про архів (бланк) .doc

Відео: Слово Експертові 9. Криміналістична експертиза // Експертиза давності виконання документів