Вимоги до архівного приміщення

Відео: Пересувні архівні стелажі | kiit.ru | Купити стелажі пересувні для архіву і офісу

Архівне зберігання документів в організації необхідно для того, щоб забезпечити збереження документації протягом всієї тривалості їх терміну дії. З огляду на той факт, що деякі документи повинні зберігатися протягом десятиліть, до архівного приміщення пред`являються чималі вимоги, покликані продовжити термін служби всієї необхідної документації. Саме про ці вимоги ми розповімо детальніше в сьогоднішній статті.

З даної статті ви дізнаєтеся:

як вибрати приміщення під архів-
вимоги до архівного приміщення.

Архівне зберігання документів може бути організовано як в самій організації, так і за допомогою приватних і муніципальних архівів. Безсумнівно, для компаній з невеликим обсягом документообігу вигідніше буде скористатися послугами сторонніх організацій, які забезпечать збереження ваших документів. Однак якщо документообіг організації досить великий і часто виникає необхідність звертатися до архівних документів, то рекомендуємо задуматися про створення власного архіву.

Як вибрати приміщення під архів

Якщо у вашій організації було прийнято рішення про створення власного архіву, то, в першу чергу, необхідно правильно поставитися до оформлення всіх документів, які будуть здані на архівне зберігання. Так, самі справи повинні бути підшиті в швидкозшивачі та мати опис, що містить докладний перелік документів, включених до складу справи. Обкладинка справи повинна містити найменування підрозділу, номенклатуру і заголовок, який дасть уявлення про склад справи. Наприклад, «Накази про відпустку», «Пояснювальні співробітників», «Зарплатні відомості» і т.д. Більш того, якщо документи планується здати на зберігання в державний архів, то необхідно заздалегідь дізнатися про вимоги, що пред`являються цією установою до оформлення документації.

Відео: Архівні пересувні стелажі мобільні

Читайте по темі в електронному журналі

Як змінилися терміни зберігання у документів з особового складу? Чи можна накази по відпустках, відрядженнях, про стягнення, як раніше, зберігати п`ять років?
Передача документів на зберігання в архів організації
Передача електронних документів в архів організації

Крім того, правила архівного зберігання справ передбачають і підготовку приміщення під архів.

Документальний і архівний фонди організації

Наявність власного архіву дозволить заздалегідь визначитися з його майбутньої площею, забезпечить збереження документів від сторонніх осіб і дасть можливість найбільш чітко організувати дотримання всіх необхідних умов. Вимоги до архівного приміщення

При виборі архівного приміщення слід обов`язково врахувати віддаленість від систем водопостачання. Слід пам`ятати, що вода - головний ворог будь-яких паперових (і електронних теж) носіїв. Тому архівне приміщення повинно бути максимально віддалене від систем водопостачання, каналізації та приміщень з високою вологістю і ймовірністю затоплення.

Наступний фактор, який має важливе значення, - природне освітлення. Найкращим чином підійдуть ті кімнати, які позбавлені вікон і прорізів. Однак якщо таких немає, то слід віддавати перевагу тим приміщенням, вікна яких звернені до північній стороні. Це також пов`язано з тим, що прямі сонячні промені значно скорочують термін служби документів та роблять папір більш крихкою. Тому, якщо у вашій організації архівне приміщення має вікна, то необхідно подбати про те, щоб вони завжди були закриті жалюзями, а документи зберігалися в спеціальних шафах.

Також рекомендуємо приділити особливу увагу вентиляції. Архівна приміщення повинно добре провітрюватися, що дозволяє уникнути скупчення пилу або, того гірше, утворення цвілі або грибка. Подібні неприємності загрожують повним знищенням всіх архівних документів, адже навіть в разі маленького ушкодження аркуша паперу цвіллю або грибком, його слід знищити. Тому необхідно подбати про забезпечення примусової вентиляції архівного приміщення ще на етапі планування. Це дозволить уникнути багатьох проблем в подальшому.

Вимоги до архівного приміщення

Архівне зберігання документів має на увазі не тільки їх збереження, а й забезпечення обмеженого доступу. З цієї причини приміщення архіву повинно замикатися, а доступ до нього можуть мати тільки відповідальні особи. Більш того, рекомендується зберігати документи в спеціальних шафах або сейфах, які також повинні закриватися на ключ. Особливо це актуально в організаціях, що мають великий обсяг секретних документів.

Відео: Архівні документи Харківщини відвезуть в ломбард

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ

Існує кілька основних режимів, відповідно до яких необхідно зберігати отримані в архів справи. Розглянемо деякі з них:

Світловий режим. Важливим фактором тривалого зберігання справ в архіві є правильна організація освітлення. Якщо ж виключити природне світло не передбачається можливим, то необхідно зберігати справи в закритих шафах.

Температурно-вологісний режим. У будь-якому архівному приміщенні температура, а також вологість має дуже велике значення при зберіганні документів. Різка зміна температури всередині приміщення може згубно впливати на папір. Слід постійно контролювати дані показники близько 2 рази в тиждень за допомогою спеціальних приладів. Для того щоб контролювати температуру, можна встановити кондиціонер.

Відео: Міський архів переїхав у нове приміщення

Санітарно-гігієнічний режим. В архівному приміщенні необхідно постійно підтримувати чистоту. Важливо не допустити появу гризунів цвілі, а також грибка. Для цього необхідно регулярно проводити прибирання архіву.

Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися

Юридичний