Пристрій архіву для забезпечення збереження документів

З даної статті ви дізнаєтеся:

• як вибрати приміщення під архів-
• як контролювати температуру, вологість і світло в архівному помещеніі-
• вимоги до меблів в архіві.

У кожній організації рано чи пізно постає питання про необхідність організації архівного зберігання. Якщо дана компанія не є джерелом комплектування державного або муніципального архіву, то виникає необхідність в пристрої власного архіву. Однак до цього питання варто поставитися з усією відповідальністю, адже документи, вміщені на архівне зберігання, можуть перебувати там десятиліттями (наприклад, документи з особового складу повинні зберігатися не менше 75 років). Таким чином, рекомендуємо уважно прочитати цю статтю, в якій ми зібрали найважливіші складові архіву, які допоможуть значно продовжити життя документам.

Вибір приміщення під архів

При виборі архівного приміщення слід обов`язково врахувати віддаленість від систем водопостачання. Слід пам`ятати, що вода - головний ворог будь-яких паперових (і електронних теж) носіїв. Тому архівне приміщення повинно бути максимально віддалене від систем водопостачання, каналізації та приміщень з високою вологістю і ймовірністю затоплення.

Як правильно підшивати документи по папках?

Наступний фактор, який має важливе значення, - природне освітлення. Найкращим чином підійдуть ті кімнати, які позбавлені вікон і прорізів. Однак якщо таких немає, то слід віддавати перевагу тим приміщень, вікна яких звернені до північній стороні. Це також пов`язано з тим, що прямі сонячні промені значно скорочують термін служби документів та роблять папір більш крихкою. Тому, якщо у вашій організації архівне приміщення має вікна, то необхідно подбати про те, щоб вони завжди були закриті жалюзями, а документи зберігалися в спеціальних шафах.

Також рекомендуємо приділити особливу увагу вентиляції. Архівна приміщення повинно добре провітрюватися, що дозволяє уникнути скупчення пилу або, того гірше, утворення цвілі або грибка. Подібні неприємності загрожують повним знищенням всіх архівних документів, адже навіть в разі маленького ушкодження аркуша паперу цвіллю або грибком, його слід знищити. Тому необхідно подбати про забезпечення примусової вентиляції архівного приміщення ще на етапі планування. Це дозволить уникнути багатьох проблем в подальшому.

Контроль показників в архівному приміщенні

Мабуть, найскладнішим питанням при організації архіву є забезпечення сприятливих умов для збереження документів. Слід враховувати, що необхідно організувати належний контроль трьох найважливіших показників: вологості, освітленості і температури.

При високому ступені освітленості приміщення папір буде дуже швидко вигоряти, чорнило вицвітуть, а самі листи стануть дуже крихкими (при низькій вологості). Однак, висока вологість і недолік світла також негативно позначаться на збереження документів, адже це ідеальні умови для розвитку цвілі. Висока температура в сукупності з високою вологістю також зроблять папір сприятливим середовищем для розвитку грибків, позбутися від яких можна буде тільки зі знищенням всіх заражених документів.

Як без помилок визначати терміни зберігання документів по різним списками

Якщо в компанії планується організація архіву, здатного зберігати великі обсяги документів, то до забезпечення правильного режиму слід підійти ще на етапі проектування. Так, з цим відмінно впорається приточно-витяжна вентиляція, яка буде забезпечувати постійний приплив свіжого повітря, а значить, і температуру, і вологість. Більш того, дані показники можна буде постійно відслідковувати і регулювати при необхідності.

Якщо приміщення не має вентиляції, то можна використовувати кондиціонер, який також дозволить створити необхідні умови для забезпечення схоронності.

Відео: Облік вибуття і перевірки наявності та стану документів в архіві організації

При контролі освітленості головною умовою є відсутність природного сонячного світла, який робить згубний вплив на папір. Найкраще використовувати в архіві люмінесцентні лампи, які нешкідливі для паперу.

Також важливим моментом є регулярне вологе прибирання приміщення. Велике скупчення пилу може також стати джерелом виникнення цвілі, тому радимо скласти графік, згідно з яким приміщення буде регулярно прибиратися.

Вимоги до меблів в архіві

Як не дивно, але меблі в архівному приміщенні також повинна відповідати певним вимогам. Найкраще для зберігання документації підійдуть металеві стелажі з дверима. Більш того, для забезпечення схоронності конфіденційних ділових паперів необхідно, щоб стелажі замикалися на ключ, який буде знаходитися тільки у відповідальної особи.

Як секретарю створити електронний архів документів

Також в архівних приміщеннях поширені шафи з висувними ящиками. Такі меблі дозволяють систематизувати всі документи і організувати зберігання по підрозділах або типу документації. Більш того, кожен ящик забезпечений замком, що дозволить уберегти документи від непотрібних очей.