Регламент документообігу

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• Навіщо потрібен регламент документообігу.
• Як регламент допомагає підвищити ефективність роботи.
• Як формується зміст регламенту документообігу.
• Порядок узгодження регламенту документообігу.
• Як проводиться впровадження регламенту документообігу в організації.

Документообіг визначає інстанції і маршрути руху документів по підприємству. Упорядкувати роботу з документами в рамках організації можна за допомогою регламенту - набору особливих принципів, які забезпечують швидкий прохід документів по структурним підрозділам компанії з мінімальними витратами часу і коштів. У кожній організації документація регламентується з урахуванням конкретних особливостей: структури управління, виду діяльності, обсягу документообігу та ін.

Навіщо потрібен регламент документообігу

У документообіг підприємства входять різноманітні договори, листи, інструкції, податкові та бухгалтерські документи. Від того, наскільки чітко налагоджений процес їх проходження по інстанціях, залежить ефективність управління підприємством в цілому.

Зрозуміти, навіщо організації регламент документообігу, можна, розглянувши роботу підприємства в умовах зростаючих потоків неструктурованої інформації. При відсутності регламенту документообігу вони створюють заплутані маршрути проходження документів, що загрожує не тільки істотною затримкою, але і втратами. Чітка організація потоків документообігу усуне проблеми з пошуком документів, дозволить отримати оперативний доступ до історії будь-якої угоди.

Технологія роботи з документами. документообіг

Якщо регламент документообігу грамотно складений і дотримується належним чином, то поліпшується контроль за виконанням документів, звітність заповнюється і здається своєчасно. Це дозволяє ефективніше спрямовувати діяльність організації на досягнення поставлених цілей.

Регламент документообігу як інструмент дисципліни

Регламент роботи з документами є інструментом підвищення дисципліни працівників. З його допомогою збільшується продуктивність за рахунок строго визначення обов`язків кожного співробітника. Чіткий порядок дій дозволяє новим співробітникам швидше зрозуміти свої обов`язки і специфіку роботи організації.

За зразком регламенту документообігу 2016 року легко навчаються правильному виконанню документів навіть нові співробітники з регіонів. Працівник навчається звертати увагу на деталі, стає більш дисциплінованим, а його робота продуктивною.

Технологія роботи з документами. документообіг

Регламент роботи з документами необхідний при наявності в компанії великої кількості бізнес-процесів, в яких задіяно кілька підрозділів і співробітників. Наявність регламенту дозволить при необхідності швидко провести автоматизацію документообігу підприємства. Тому дуже важливо, щоб документообіг в організації був упорядкований і виконувався усіма відповідальними особами підприємства.

Зміст регламенту документообігу

Регламент документообігу базується на кількох принципах:

• обробка всіх документів, що надходять в одній службі;
• скорочення маршруту проходження документів;
• виключення попадання документа не в ту інстанцію;
• чітко розроблена маршрутизація;
• одноразова реєстрація документа.

Розробка змісту регламенту документообігу ведеться за встановленою формою, в якій повинна бути представлена наступна інформація:

• Призначення регламенту і область його застосування. Тут повинні бути згадані об`єкти або співробітники організації, роботи яких буде стосуватися даний порядок.
• Нормативні документи, на підставі яких створюється регламент. Порядок затвердження, змін та скасування регламенту.
• Визначення термінів і роз`яснення скорочень, що використовуються в тексті регламенту. Джерелами визначень повинні виступати законодавчі акти, державні стандарти і інші нормативні документи.
• Покроковий опис процесу. Цей найбільший розділ складається з підрозділів, кожен з яких відповідає певному етапу процесу. Тут описуються дію і результат, вказуються задіяні у виконанні співробітники.
• Відповідальність учасників процесу за невиконання регламенту (адміністративна, дисциплінарна, кримінальна).
• Вказівка посадової особи, яка контролює виконання регламенту, опис засобів контролю.

Що зазначено в регламенті документообігу

У регламенті документообігу перераховуються виконувані структурними підрозділами роботи зі створення, перевірки та обробки документів. До кожного процесу вказується термін виконання та відповідальні виконавці. В основній частині регламенту закріплюється порядок руху по підприємству конкретного виду документа, з моменту його приходу в організацію або створення і до моменту знищення або здачі в архів (реєстрація, підписання, передача, зберігання).

Будь-зразок регламенту документообігу повинен бути складений так, щоб кожен співробітник чітко розумів свою сполучну роль в цьому процесі.

Як узгодити регламент документообігу

Регламент документообігу повинен складатися компетентним співробітником фінансового відділу, якого призначає керівник. Після створення проект документа погоджують із зацікавленими посадовими особами (начальниками відділів, підрозділів), потім його стверджує вищестоящий керівник. Після чого учасники процесу отримують на руки свій зразок регламенту документообігу під розпис. Зміни в регламенті аналогічним чином узгоджуються і затверджуються вищим керівником. Важливо узгодити регламент документообігу з ключовими учасниками процесу.

Впровадження регламенту документообігу в організації

Затвердження регламенту може виконуватися безпосередньо, коли керівник власноруч розписується на документі, або побічно, шляхом видання відповідного наказу. У наказі потрібно закріпити дату вступу регламентів, а також конкретні санкції для співробітників, які порушили регламент.

Побудова будь-якої системи документообігу засноване на мінімізації етапів узгодження та кількості вимагають затвердження документів. Тому при впровадженні регламенту документообігу в організації, перш за все, потрібно закріпити за структурними підрозділами строгі списки документів, з якими вони зобов`язані працювати. Домогтися цього можна через залучення до створення регламенту керівників усіх підрозділів.

Інструкція з діловодства. Розділ «Система електронного документообігу»

Швидше за все, співробітники не відразу приймуть новий порядок роботи і те, що їх дії тепер строго регламентовані. Однак це дозволить заощадити час на виконання обов`язків, а значить, робота буде ефективніше, що позитивно позначиться на мотивації співробітників.

Щоб працівникам було простіше вчитися користуватися регламентом, бажано організувати спеціальні тренінги. За їх результатами з урахуванням що виникли у співробітників питань можна вносити коригування в регламент документообігу.