Документообіг в організації

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• Які принципи ефективного документообігу в організації?
• Які елементи документообігу організації можна вважати базовими?
• Які процеси включають різні етапи документообігу?
• Які найбільш поширені проблеми документообігу в організації?

Відео: Електронний документообіг і основна діяльність організації

Під поняттям "документообіг організації" найчастіше розуміється комплексна система оформлення, використання та руху офіційних документів. При цьому подібна система охоплює весь життєвий цикл службових паперів: від їх отримання або створення до передачі в архів або відправки адресату.

Нормативною базою документообігу служать законодавчі та правові акти РФ, ГОСТи, класифікатори, Державна система документаційного забезпечення управління, а також локальні нормативні документи. Закон не забороняє компаніям розробляти внутрішні регламенти та інструкції, для організації документообігу.

Документообіг організації вважається елементом документаційного забезпечення управління (ДОП). Це своєрідна система комунікації будь-якої установи, метою якої є забезпечення управлінської системи якісної і актуальною інформацією для прийняття і виконання управлінських рішень.

Принципи ефективного документообігу в організації

Ефективність документообігу можна оцінити, в першу чергу, по співвідношенню його якісних, кількісних і часових показників. Якісні параметри - це приналежність системи до автоматизованого, традиційного або змішаного тіпу- маршрути і стадії руху документів. Кількісні характеристики - це показники обсягу документів, щільності потоків. Тимчасові - швидкість проходження документом повного циклу.

Для того щоб досягти оптимального співвідношення даних показників, документообіг організації повинен бути збудований відповідно до таких принципів:

• максимальна централізація

Технологія роботи з документами. документообіг

Даний принцип в першу чергу стосується прийому, первинної обробки та відправки кореспонденції. Доцільна централізована обробка документів, що надійшли будь-якими способами доставки.

• скорочення інстанцій проходження
• мінімальна кількість зворотних рухів
• розробка схем руху документів окремих видів;
• одноразова реєстрація, використання унікальних індексів;
• попередній розгляд документів і їх функціональний розподіл;
• коректні резолюції про виконавців і терміни виконання;
• можливість паралельного узгодження всіма зацікавленими особами;
• зниження рівня підписання.

Елементи документообігу в організації

Документообіг в організації будується на взаємодії п`яти основних елементів: людей, інформації, процесів, правил і технологій. Всі вони реалізують певні функції, взаємодіючи з іншими. У систему документообігу включені наступні елементи:

Відео: Заняття дванадцяти. Документообіг і бізнес-етикет

Учасники документообігу

Співробітники, замовники, партнери, постачальники, споживачі, перевіряючі. 

Ці люди здійснюють рух документів, отримуючи завдання, виконуючи роботу, здійснюючи контроль виконання, забезпечуючи доступ до даних.

інформація

Дані, що містяться в паперових і електронних документах, формах, факси, листуванні, звітах, повідомленнях і т.д.

З цим ключовим елементом пов`язані такі види діяльності як створення, отримання, зберігання, пошук, доставка і знищення службової документації.

процеси

Процеси документообігу мають широку класифікацію. Вони можуть бути обов`язковими і випадковими, структурованими або гнучкими, структурованими, регламентованими і т.д.

Будь-який процес необхідно своєчасно ініціювати, відстежувати і перевіряти. Деякі процеси потребують маршрутизації, протоколюванні і затвердження.

Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно

Правила

Даний елемент системи представлений всілякими регламентами, стандартами і політиками. Для більшості процесів документообігу організації існують як внутрішні процедури, так і зовнішні вимоги регулювання.

Будь-які правила не просто повинні бути затверджені і введені в дію. З регламентами пов`язана діяльність по відстеженню їх виконання і своєчасного оновлення.

технології

Цей елемент представлений використовуваними для функціонування системи технологіями. У сучасному бізнесі для реалізації документообігу переважно використовувати електронні засоби, що дозволяють істотно скоротити тимчасові і матеріальні витрати. Бази даних і будь-яке інше програмне забезпечення необхідно інтегрувати в систему, а потім підтримувати і адмініструвати. Крім того, технології потребують постійного захисту, адже від цього залежить інформаційна безпека організації.

Етапи документообігу в організації

В життєвому циклі будь-якого документа з моменту його створення або отримання до здачі в архів або знищення можна виділити кілька основних етапів. Розбиття неетапі характерно і для опису процесів документообігу в організації.

експедиційна обробка

Даний етап включає перевірку правильності доставки документації, комплектності документів, наявності додатків, цілісності упаковки і вкладень. На цьому ж етапі здійснюється реєстрація документів і їх індексація. Після фіксації факту надходження або створення документи сортують для подальшої передачі за призначенням.

попередній розгляд

Встановлений в організації порядок розподілу обов`язків дозволяє оцінити зміст документів, виходячи їх специфіки структури компанії і посадових обов`язків співробітників. Для оптимізації даного етапу доцільно розробити такі довідкові матеріали як перелік документів, що вимагають обов`язкового розгляду руководством- схеми розподілу документів, перелік посадових осіб та їх обов`язків. Кожен надійшов документ оцінюють з точки зору виду документа, його важливості, терміновості, авторства, складності. Цей етап документообігу в організації розподіляє інформаційні потоки, звільняє керівництво від другорядних за значимістю питань.

Рух документів всередині організації

Основна вимога до руху документів - це їх оперативне розподіл і передача між підрозділами до безпосередньому виконавцю. Оборот документації повинен здійснюватися з найменшими тимчасовими і трудовими затратами. Схеми руху різних категорій документів розробляє керівник служби діловодства. Залежно від приналежності документа до того чи іншого виду (вхідні, вихідні, внутрішні) здійснюється їх рух.

Обробка виконаних і відправляються документів

На завершальному етапі виконана документація та вихідна кореспонденція повинна пройти сортування, упаковку і оформлення. Даний процес включає перевірку правильності оформлення документа (наявність обов`язкових реквізитів, правильність адресування, наявність всіх сторінок і зазначених додатків). При неправильному оформленні документ повертається виконавцю.

Поширені проблеми документообігу в організації

Сучасний документообіг стикається з низкою типових для будь-якої компанії проблем:

• Маршрути службових паперів однакових видів в компаніях одного і того ж рівня і сфери діяльні часто дуже схожі. Проте, на даний момент єдина регламентація шляхів проходження таких документів відсутня.
• Маршрут документа ускладнюється величезною кількістю інстанцій. Це найбільш характерно для шляхів, що проходять через управлінський апарат.
• У процесі реєстрації, узгодження і редагування документ робить неодноразові поворотні рухи, сповільнюючи процес проходження.
• В процесі виконання аналогічних операцій документ нерідко передається різним виконавцям. Поворотні операції, як правило, виникають через недоробки в технології обробки документів.
• Єдині правила передачі і доставки документів, регламентація кур`єрського зв`язку на даний момент фактично відсутня.

З перерахованими вище труднощами в документообігу організації будь-якої сфери діяльності стикаються регулярно. Крім того, проблеми може створити недосконалість системи діловодства компанії і низька виконавська дисципліна.

Документний грамотність управлінського персоналу

Для оптимізації документообігу, слід дотримуватись таких умов:

• наявність єдиного регламенту оформлення службової документації та роботи з нею;
• виключення дублюючих діловодних процесів за рахунок чіткого розподілу функцій між співробітниками;
• сучасне технічне оснащення документаційного забезпечення управління;
• доцільність і виправданість діловодних операцій;
• поєднання традиційного та електронного діловодства, документаційного та бездокументарній забезпечення.