Впровадження системи менеджменту якості. Вимоги iso 9001 та інструкція з діловодства

Перші кроки при впровадженні СМЯ

Стратегічне рішення про необхідність розробки і впровадження СУЯ найчастіше приймається вищим керівництвом тих організацій, які вже пройшли певні етапи розвитку.

І ось, коли встановлений і відпрацьований порядок взаємодії між структурними підрозділами, а багато напрямків діяльності отримали відображення у внутрішній нормативної документації, керівництво повідомляє про необхідність підвищення ефективності системи управління з використанням процесного підходу відповідно до стандарту ISO 9001: 2008 (ДСТУ ISO 9001-2011 ) (далі - ISO 9001).

Найімовірніше, за цим підуть зміни в організаційній структурі компанії, і для розробки і підтримки в робочому стані СМЯ будуть виділені окремі штатні одиниці або навіть цілі підрозділи. Але тільки коли організація почне розробляти СМК, коли будуть видані перші розпорядчі документи про роботу в системі, персонал усвідомлює, що в цю діяльність будуть залучені не тільки фахівці з менеджменту якості, але і всі співробітники.

На замітку!

Роз`яснювати, що СМК- це не набір нежиттєздатних документів, обов`язкових для демонстрації сертифікуючим органам, а грамотно розроблена і підтримувана в робочому стані система управління організацією, а також просвіщати й навчати співробітників - завдання фахівців з менеджменту якості.

Про документації СМЯ

Впровадження СМЯ часто викликає питання у керівників служб ДОУ і фахівців з діловодства. Як СМК вплине на організацію роботи з документами? Як взаємодіяти з фахівцями за якістю? Чи потрібно змінювати інструкцію з діловодства або зовсім її скасовувати?

Відео: Основні вимоги міжнародного стандарту ISO 9001 діє до: 2015 системи менеджменту якості

Предметом суперечок стають вимоги ISO 9001 до управління документацією та записами (або протоколами якості).

Так, в пункті 4.2.3 ISO 9001 говориться, що для управління документацією системи менеджменту якості в організації повинна бути впроваджена задокументована методика.

Відео: Якість SkyWay процес впровадження стандартів ISO 9001

Іноді це вимога розуміється буквально - як необхідність розробки єдиного внутрішнього документа, що встановлює порядок управління документацією, замість існуючих, в т.ч. - замість інструкції з діловодства.

Однак зазначимо, що ISO 9001не передбачає суворого однаковості структури документації СМЯ компаній. Організація, в встановлених законодавством рамках, може самостійно вибирати інструменти відповідності вимогам стандарту. Кількість документації в СМК, як випливає з ISO 9001 (п. 4.2.1, примітка 2), може бути різним, залежно від розміру, виду діяльності організації, складності процесів і компетентності персоналу.

ISO 9001 містить вимоги до управління документацією (п. 4.2.3), які можуть бути гармонійно включені в текст існуючих в організації нормативних документів (якщо не були передбачені в них раніше): інструкцій, регламентів і т.д.

Недоцільно розробляти єдиний документ, змішуючи в ньому вимоги до управління всіма видами документації в організації. Це загрожує включенням в його текст загальних формулювань, що суперечать самій суті регламентації.

Інструкція з діловодства організації встановлює єдину систему роботи саме зі службовими документами, в той час як існують і інші види документів СМЯ, що вимагають управління.

Необхідно розуміти, які документи, що створюються всередині організації, важливі для СМК.

До документів, що забезпечують функціонування системи менеджменту якості, в обов`язковому порядку ISO 9001 відносить наступні (п. 4.2.1):

• політику і цілі в області якості (п. 5.3) - ці документи встановлюють принципи організації в області якості, а також її цілі на конкретний період-часто порядок розроблення та перегляду політики і цілей в області якості фіксується в положеннях та інструкціях;
• настанова з якості (п. 4.2.2) - даний документ, містить в короткій і посилальної формі інформацію про СМК організації;
• шість обов`язкових документованих процедур (в т.ч. з управління документацією - п.п. 4.2.3, 4.2.4, 8.2.2, 8.3, 8.5.2, 8.5.3) - це набір нормативних документів організації, які фіксують вимоги до виконання того чи іншого виду діяльності-причому одна задокументована методика може отримувати відображення в декількох документах (див. примітки до п. 4.2.1);
• записи за якістю (п. 4.2.4) - документи, що підтверджують якісне виконання тієї чи іншої діяльності-перелік записів і документ, що регламентує роботу з записами, розробляються фахівцями з СМК із залученням структурних підрозділів.

Крім перерахованих документів, незважаючи на широке поширення ЗМК, в управлінні потребує вся документація, що описує структуру, специфіку і порядок роботи організації, правила розподілу відповідальності і повноважень між співробітниками. У їх числі - організаційно-розпорядчі та інформаційно-довідкові документи.

У багатьох організаціях, що стоять на порозі впровадження СУЯ, вже є певний набір нормативно-методичної документації, що містить вимоги до роботи з тими чи іншими видами документів.

наприклад, інструкція з діловодства, що встановлює порядок роботи зі службовими документами організації, правила їх створення, зберігання, підготовки до здачі в архів, вимоги до їх змісту та оформлення. Як правило, це досить значний локальний нормативний документ з великою кількістю додатків.

Як зрозуміти, чи відповідає інструкція з діловодства вимогам ISO 9001

На перших етапах розробки і впровадження СУЯ доцільно провести аналіз діючих в організації нормативно-методичних документів, в т.ч. регламентують порядок роботи з документацією СУЯ.

Результати аналізу відображаються в звіті і служать підставою для формування (в разі необхідності) планів і програм з переробки нормативної документації відповідно до вимог ISO 9001.

В рамках аналізу існуючих документів повинна розглядатись відповідність встановленого порядку управління документацією вимогам п. 4.2.3 ISO 9001.

Спільно з фахівцями по СМК співробітникам, відповідальним за управління документацією в організації, необхідно відповісти на питання - чи передбачені в діючих нормативних документах, в т.ч. в інструкції з діловодства:

• затвердження документів як відповідних перед випуском;
• аналіз, перегляд при необхідності і повторне затвердження документів;
• ідентифікація змін і поточного статусу перегляду документів;
• постачання користувачів діючими версіями документів;
• зрозумілість і простота ідентифікації документів;
• контроль за поширенням документів зовнішнього походження;
• заходи, що виключають ненавмисне використання застарілих документів користувачами.

Вимога до утвердження документів як відповідних (тобто достатність, повноту, актуальність, відповідність встановленим нормам і практиці, що склалася) перед випуском відноситься до документації, що розробляється і видається всередині організації. Перш за все, до організаційно-розпорядчих документів (наказів, розпоряджень), що закріплює значимі рішення нормативного, організаційного та оперативного характеру.

Аналіз допоможе визначити необхідність перегляду ряду положень інструкції з діловодства. У цьому випадку буде потрібно внесення змін або видання нової редакції інструкції. Але цілком можливо, що в чинній інструкції з діловодства нічого не виявиться «прогалин» з точки зору СМК.

Надалі, в процесі зовнішніх, внутрішніх і діагностичних аудитів СМЯ, керівник служби ДОУ може виявити проблемні моменти в практичній реалізації вимог п. 4.2.3 ISO 9001 та прийняти рішення про внесення змін і доповнень до Інструкції. У числі таких проблемних моментів - систематичне несвоєчасне доведення документів до відома співробітників, випадки використання неактуальних версій документів і т.д.

Відображення в тексті інструкції з діловодства вимог ISO 9001 

Традиційно інструкція з діловодства включає в себе вимоги до порядку роботи з вхідними, вихідними, внутрішніми документами, контролю за виконанням документів і доручень керівництва, правила підготовки та оформлення документів в організації, їх зберігання і т.д.

У яких розділах інструкції закладена реалізація вимог ISO 9001?

Вимога до утвердження документів як відповідних перед випуском відноситься до документації, що розробляється і видається всередині організації. Перш за все, до організаційно-розпорядчих документів (наказів, розпоряджень), що закріплює значимі рішення нормативного, організаційного, оперативного характеру.

Інструкція з діловодства організації повинна встановлювати порядок розробки і узгодження проекту документа, а також відповідальність посадових осіб, наприклад:

Також твердження на адекватність перед випуском, або узгодження проекту документа, може бути передбачено в інструкції стосовно до вихідних листів (що готується всередині організації і направляються зовнішнім адресатам) і іншим інформаційно-довідкових документів, чиє утримання повинно бути розглянуто фахівцями різних профілів і підтверджено візами узгодження.

Вимога до постачання користувачів діючими версіями документів, як і контроль за поширенням документів зовнішнього походження, передбачає сувору регламентацію порядку доведення документів до виконавців, що виключає можливість втрати документа або його несвоєчасного надходження до співробітника.

Так, в інструкції з діловодства повинен бути встановлений порядок обробки вхідних документів у службі ДОП, їх передачі на розгляд керівництву організації, оформлення резолюцій і доведення документів до виконавців. При цьому процедура повинна бути відображена не формально, «в загальних положеннях», а детально, і враховувати специфіку роботи конкретного підприємства.

Інший важливий момент, пов`язаний з необхідністю постачання виконавців актуальними документами - розсилка наказів і розпоряджень.

Порядок направлення розпорядчих документів службою ДОУ в структурні підрозділи організації повинен відображати спосіб їх розсилки і її терміни (для своєчасного виконання).

Зрозумілість і простота ідентифікації документів забезпечуються фіксацією вимог до оформлення документів різних видів в організації. Грамотно розроблена інструкція з діловодства являє собою значний нормативний документ, що включає в себе додатки - форми і зразки документів: листів, службових записок, протоколів, актів і т.д. У тексті інструкції повинні бути відображені вимоги до оформлення реквізитів, а також правила використання бланків, розмір і вид шрифту і т.д.

Вимоги ISO 9001 до ідентифікації змін і поточного статусу перегляду документів, а також виключення можливості ненавмисного використання документів, виходячи зі своєї специфіки, більшою мірою застосовні до нормативних і організаційно-правовим документам. Ми рекомендуємо встановлювати вимоги до роботи з цими видами документації в самостійних документах.

Інструкція з діловодства - елемент системи регламентуючих документів

Таким чином, весь процес управління документацією в організації може бути відображений в різних документах (положеннях, інструкціях, регламентах), в їх числі, наприклад:

• інструкція з діловодства;
• регламент «Порядок роботи з внутрішніми нормативними документами»;
• регламент «Порядок роботи з зовнішніми нормативними документами»;
• регламент «Порядок роботи з положеннями про підрозділи і посадовими інструкціями» і т.д.

Відзначимо, що інструкція з діловодства займає важливе місце в цій системі нормативних документів. При цьому, як показує практика, необхідність внесення змін до інструкції при впровадженні СМЯ виявляється мінімальної, тому що порядок роботи зі службовими документами в більшості організацій строго визначений.

Для забезпечення несуперечливості і взаємозв`язку нормативно-методичних документів, що регламентують сферу управління документацією, доцільно включити опис цих документів з приведенням нормативних посилань в спеціальний розділ Настанови з якості - документа, що містить в текстовому і посилальному вигляді всю інформацію про СМК організації.

Як правило, над Керівництвом за якістю трудяться фахівці з СМК, але при активній взаємодії зі структурними підрозділами.

Розділи грамотно розробленого Керівництва відповідають пунктам стандарту ISO 9001, розкриваючи реалізацію його вимог в організації. При цьому Керівництво за якістю - основний документ, відштовхуючись від якого аудитор СМК може зробити висновок про відповідність системи менеджменту якості організації вимогам ISO.

Наведемо приклад розділу Настанови з якості, присвяченого управління документацією:

4.2.3. управління документацією

В організації забезпечується управління документами, що передбачає:

• планування, розробку, офіційне схвалення, затвердження документів уповноваженим персоналом;
• аналіз і актуалізацію документів;
• забезпечення ідентифікації змін та статусу чинної переглянутої версії документа;
• облік і розсилку актуальних версій документів в місця застосування, своєчасне вилучення застарілих і / або їх ідентифікацію, якщо вони залишені на місцях застосування в інформаційних цілях;
• збереження розбірливості та простоти ідентифікації документів;
• забезпечення ідентифікації, обліку та управління документів зовнішнього походження.

Порядок управління організаційно-розпорядчими документами встановлено в інструкції з діловодства.

Порядок управління внутрішніми нормативними документами визначено в ______ (найменування документа).

Порядок управління зовнішніми нормативними документами визначено в ______ (найменування документа).

Порядок управління положеннями про підрозділи і посадовими інструкціями визначено в ______ (найменування документа).

Таким чином, при грамотному і гнучкому підході в розробці системи менеджменту якості інструкція з діловодства стає «зайвим документом», а значущим елементом СМК.