Конфіденційне діловодство

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• Які специфічні особливості конфіденційного діловодства слід враховувати при його організації-
• Як організувати діловодство конфіденційних документів-
• Що повинна містити інструкція по конфіденційного діловодства.

Конфіденційне діловодство організується на підприємстві з метою забезпечення збереження комерційної або службової таємниці. Правильна організація конфіденційного діловодства гарантує диференційований доступ користувачів до закритої інформації, обмежуючи її тими обсягами, які необхідні і достатні для ефективного виконання ними своїх посадових обов`язків.

Основні особливості конфіденційного діловодства

Конфіденційними називаються документи, що містять відомості, які можуть кваліфікуватися як комерційна або службова таємниця. Такий, відповідно до Цивільного кодексу РФ, є інформація, доступ до якої обмежено в інтересах особи, яка має цією інформацією і приймає заходи до охорони її конфіденційності.

Відео: МВА для безпечники. Безпека ДЛЯ бізнесу

Захист персональних даних працівників

Конфіденційне діловодство покликане забезпечити збереження комерційної таємниці та інших відомостей, що не підлягають розголошенню, в процесі виготовлення конфіденційних документів і роботи з ними. Оскільки носії конфіденційної інформації можуть бути різними - як паперовими документами, так і матеріальними об`єктами (зовнішніми і внутрішніми дисковими накопичувачами, DVD-дисками, фотоплівкою і ін.) В задачі конфіденційного діловодства також входить забезпечення їх безпеки і збереження від несанкціонованого доступу і знищення.

Відмінністю конфіденційного діловодства від звичайного є особливий режим поводження з інформаційними ресурсами. Він передбачає, обмеження доступу, заборона на несанкціоноване копіювання і розмноження, використання спеціальної номенклатури справ, що дозволяє ідентифікувати і виділити конфіденційну інформацію із загального потоку.

Організація конфіденційного діловодства з нуля

Технологічні і організаційні особливості конфіденційного діловодства обумовлені особливим режимом роботи з такого роду інформацією і документами. До цих особливостей можна віднести:

• нормативне закріплення правил і порядку роботи з усіма видами конфіденційної інформації, а також правил забезпечення її безпеки;
• забезпечення обмеженого доступу тільки для санкціонованих користувачів;
• чітке розмежування порядку, рівнів доступу та обов`язків санкціонованих користувачів;
• встановлення відповідальності за реєстраційний облік і зберігання інформації, за дотримання порядку користування документами;
• жорстка регламентація процесів складання, друку, обробки та знищення документів, включаючи стадію підготовки чернеток і проектів;
• обов`язкове врахування кожного документа, як поекземплярний, так і полістний;
• обов`язкова реєстрація кожного документа і матеріального об`єкта в спеціальному журналі;
•  строгий контроль термінів виконання, вивчення та опрацювання;
• фіксація переміщення і місцезнаходження кожного документа;
• періодичні перевірки наявності конфіденційних документів у виконавців;
• строгі вимоги до умов зберігання, що забезпечує безпеку інформації;

Як організувати діловодство конфіденційних документів

Організація конфіденційного діловодства на увазі забезпечення умов для складання і отримання конфіденційних документів, їх вивчення та опрацювання, запобігання їх втрати, а також витоку містяться в них відомостей обмеженого доступу. Залежно від специфіки діяльності компанії і обсягу оброблюваної конфіденційної інформації, на підприємстві може бути створено спеціальний підрозділ або ж призначені відповідальні особи, які будуть займатися конфіденційним діловодством.

Інструкція з діловодства. Терміни, визначення та скорочення

Підрозділ, обов`язком якого буде діловодство конфіденційних документів, може бути окремою структурною одиницею або ж входити до складу іншого, наприклад, в службу, що забезпечує інформаційну безпеку на підприємстві. Чисельність і посадовий склад співробітників підрозділу конфіденційного діловодства визначаються з урахуванням обсягів, видів і складності виконуваних робіт.

системи діловодства

Якщо обсяги незначні і діловодство конфіденційних документів буде доручено якомусь одному відповідальній особі, слід враховувати, що періодично, для виконання перевірок наявності та знищення конфіденційних документів, йому буде вимагатися помічник. Бажано, щоб це був один і той же співробітник, в обов`язки якого такі роботи будуть входити, наприклад, за додатковою угодою.

Ведення конфіденційного діловодства

Щоб забезпечити більшу безпеку конфіденційної інформації, доцільно поставити в обов`язки підрозділу або осіб, відповідальних за конфіденційне діловодство, всі операції по роздруківці, реєстрації, копіювання, зберігання, видачі, розсилці, систематизації, планової утилізації та перевірці наявності таких документів. Обов`язки виконавців і користувачів необхідно обмежити складанням, підготовкою і обробкою конфіденційних документів.

Як скласти інструкцію з діловодства?

Конфіденційне виробництво, по суті, покликане вирішувати дві суперечливі завдання - забезпечення користувачів необхідною для ефективного виконання посадових обов`язків інформацією і, в той же час, захищати її від несанкціонованого доступу, запобігати поширенню і розсилку відомостей, що становлять комерційну або службову таємницю. Але правильно організоване ведення конфіденційного діловодства дозволяє успішно вирішити обидві ці завдання - забезпечити користувачів повною і достовірною інформацією саме в тому обсязі, який реально необхідний для вирішення конкретних завдань з урахуванням рівня доступу кожного співробітника і наявних у нього повноважень.

що містить інструкція по конфіденційного діловодства

Діяльність підрозділу або відповідальних осіб, які будуть здійснювати конфіденційне діловодство в організації, повинна регламентуватися локальним нормативним актом - становищем або інструкцією.

Відео: Doronina_deloproizvodstvo.mp4

Передача електронних документів в архів організації

Інструкція по конфіденційного діловодства - основний документ, який регламентує, зокрема, порядок:

• реєстрації та обліку конфіденційних документів, їх внесення та винесення з території підприємства;
• руху документів всередині компанії, використання реєстрової системи передачі таких документів;
• роботи і обробки конфіденційної документації поза службових приміщень;
• розмноження і копіювання конфіденційних документів;
• контролю виконання документів, що містять комерційну або службову таємницю;
• зберігання та архівації конфіденційних документів, проведення експертизи їх цінності;
• зберігання, передачі або повернення конфіденційних документів в разі хвороби виконавця або його виходу у відпустку;
• підготовки, складання та оформлення конфіденційних документів, їх підписання, погодження та затвердження;
• передачі чи пересилання конфіденційної документації за межі території організації;
•  знищення конфіденційної інформації і документів.

• Посадова інструкція начальника служби безпеки (бланк) .doc
• Посадова інструкція керівника підрозділу об`єкта використання атомної енергії по фізично (бланк) .doc
• Посадова інструкція менеджера з оптових продажів (бланк) .doc