Експертиза цінності документів у 2017 році

Відео: Експертиза цінності документів

З даної статті ви дізнаєтеся:

• для чого потрібна експертиза цінності документів-
• в які терміни необхідно проводити експертизу цінності в 2017 році-
• порядок проведення експертизи цінності в 2017 році.

Як і багато інших заходів діловодства, експертиза цінності документів має важливе значення. Якщо у вашій організації раніше не проводилася дана процедура, то рекомендуємо організувати експертизу цінності документів в 2017 році.

Цілі експертизи цінності документів

З назви даної процедури зрозуміло, що вона необхідна для визначення цінності документів. За підсумками даної процедури визначається, які ділові папери слід знищити, а які залишити на подальше зберігання. Слід розуміти, що дана процедура дуже важлива і для її проведення необхідно створити цілу експертну комісію (ЕК), до складу якої увійдуть співробітники різних підрозділів.

Ідеальний склад ЕК включає таких членів, як співробітник юридичної служби, представник бухгалтерії, співробітник відділу кадрів, секретар організації або співробітник служби ДОУ і архіваріус (співробітник архіву). Такий склад комісії дозволяє практично безпомилково виявити документи, які слід зберігати далі в архіві і ті, які можна знищити.

Експертиза цінності документів

Відео: Експертиза почерку. Методика

Своєчасне проведення експертизи цінності документів дозволяє припиняти знищення важливих документів, адже в іншому випадку це може загрожувати організації штрафами і навіть кримінальним покаранням. Тому необхідно чітко розуміти всю важливість даної процедури і відповідально підходити до її проведення.

Терміни проведення експертизи цінності документів в 2017 році

Як відомо, процедура експертизи цінності проводиться не тільки по відношенню до архівних документів, але і на більш ранніх етапах діловодства. Наприклад, при формуванні справ дуже важливо звернути увагу на терміни зберігання документів, що включаються в справи. Цілком можливо, що деякі документи не вимагають подальшого архівного зберігання, тому їх можна виділити до знищення, минаючи етап підшивки в справу. Однак не варто думати, що можна просто викинути папірець - для виділення до знищення повинен бути складений акт, який необхідно візувати покладеним чином. Саме через таких складнощів рекомендуємо проводити процес формування справ в підрозділах організації згідно з графіком, щоб на ньому могла також бути присутнім експертна група (для визначення цінності документів).

Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися

Також експертизу цінності необхідно проводити при здачі справ в архів на зберігання. Так як документи повинні передаватися на архівне зберігання на початку кожного року, то і проходити дана процедура повинна не рідше. Більш того, також потрібно щорічна перевірка цінності документів, що знаходяться на зберіганні в архіві. Для цього рекомендуємо скласти кілька графіків, які дозволять виконувати дані процедури в певному порядку. Наприклад, спершу проводиться експертиза цінності документів в 2017 році, які зберігаються в архіві. Далі, згідно з графіком, здійснюється передача нових документів в архів і експертиза їх цінності. Такий розпорядок дозволить уникнути повторної перевірки документів, а також зробить процедуру менш витратною за часом.

Порядок проведення експертизи цінності в 2017 році

Можна виділити етапи експертизи цінності документів, які застосовні для будь-якої організації. Як правило, спочатку співробітниками архіву організації проводиться відбір документації, яка підлягає постійному зберіганню, на яку складається опис відповідно до встановлених Правилами роботи архівів організацій. Складені при цьому опису підлягають затвердженню керівником організації або уповноваженим особою.

Щоб уникнути можливого знищення цінних паперів, рекомендуємо проводити складання актів про знищення тільки після затвердження керівником компанії описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання.

Експертна комісія повинна виявити точну кількість документації, яку необхідно знищити. Крім того, в їх обов`язки входить зважування знищуваних паперів (при наявності такої можливості). По завершенню процедури зважування складається акт про виділення документів до знищення. Знищення можна провести самостійно (шляхом повного спалювання) в присутності експертної комісії або скористатися послугами спеціалізованої компанії з утилізації документів.

Відео: Експертиза цінності ФГУП ГРЧЦ на основі DIRECTUM від ФБК

 Слід запам`ятати, що на секретні і загальнодоступні справи складаються окремі акти.

Якщо комісією виявлено, що в справу підшиті документи постійного зберігання та з простроченим терміном, то така справа розшивається з метою сортування документів для подальшого зберігання та призначених до знищення. З документів постійного зберігання в подальшому оформляються самостійні справи, однак проводиться ця процедура тільки після закінчення експертизи.

Документальний і архівний фонди організації

Якщо при проведенні експертизи виявлені документи постійного терміну зберігання з повторюваної інформацією (оригінали, копії або дублікати), то проводиться перевірка на наявність оригінальних документів, які і підлягають подальшому зберіганню. Решта документів підлягають знищенню. Якщо буде виявлено кілька копій одного документа з постійним терміном зберігання, але оригінал не знайдено, то для подальшого зберігання залишається одна копія (кращої якості або найбільш повна за змістом), інші копії повинні бути знищені.

• Посадова інструкція начальника відділу експертизи проектів і кошторисів (бланк) .doc
• Наказ про створення комісії з проведення експертизи цінності документів (бланк) .doc