Номенклатура справ

Одним з найважливіших етапів роботи з документами в організації є розробка і застосування номенклатури справ. Про те, як вона складається і які бувають різновиди - читайте в статті.

З даної статті ви дізнаєтеся:

що представляє собою номенклатура справ організації-
як здійснюється складання номенклатури справ-
які терміни зберігання номенклатури справ.

Номенклатура справ організації

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ із зазначенням їх термінів зберігання. Вона містить інформацію про всіх документах організації, розподілених в справи. Номенклатура справ 2016 року також ще включає електронні документи.

Існує три різновиди: типова, приблизна і індивідуальна.

Типова номенклатура справ установи є нормативним документом і встановлює склад справ, які формуються в організації (або в однотипних організаціях).

Орієнтовна номенклатура являє собою приблизний перелік документів, що входять до складу справи, містить індекси справ і носить рекомендаційний характер.

Типова і приблизна номенклатури розробляються в організації службою ДОУ або співробітником, відповідальним за діловодство, і застосовуються в якості методичних посібників для підрозділів організації. Також їх використання незамінне в тому випадку, якщо організація має підвідомчу мережу установ.

В індивідуальну номенклатуру організації з типової або зразкової номенклатур переносяться заголовки справ, які конкретизуються з урахуванням специфіки. Терміни зберігання при перенесенні залишаються без змін.

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

При розробці індивідуальної номенклатури співробітники служби ДОУ повинні залучати керівництво інших підрозділів організації. З їх допомогою буде набагато простіше визначитися зі складом документів, які займуть своє місце в справах. Також при складанні індивідуальної номенклатури необхідно керуватися установчими документами організації, положеннями про роботу підрозділів, переліками документів (з зазначеними термінами зберігання), типовими і зразковими (якщо такі є), а також номенклатурами за минулі роки (при наявності).

Складання номенклатури справ

Зведену номенклатуру справ слід оформляти на загальному бланку. Вона повинна бути підписана керівниками архіву і служби ДОУ, узгоджена з експертною комісією і затверджена керівником організації. Також необхідно виготовити кілька примірників документа: перший (з постійним терміном зберігання) включається в номенклатуру справ служби ДОУ, другий використовується в ДОУ в якості робочого примірника, третій застосовується в архіві, а решта затверджені копії виготовляються за кількістю підрозділів і зберігаються в них. У тому випадку, якщо номенклатура проходила узгодження в архівній установі, то затверджений примірник також повинен бути спрямований туди.

Розділи в зведеній номенклатурі повинні розташовуватися відповідно до штатного розкладу організації. Також слід враховувати, що назви розділів повинні бути ідентичні відповідним підрозділам (бухгалтерія, відділ кадрів і т.д.).

Номенклатура справ повинна бути виконана у вигляді таблиці і містити 5 граф, кожна з яких заповнюється в суворій відповідності з її найменуванням. Заповнення ведеться наступним чином.

номенклатура справ

Найперша графа повинна містити індекс справи. Для його розробки використовуються арабські цифри, а запам`ятати технологію його складання дуже легко. Наприклад, якщо справа має індекс 02-16 - це означає, що справа № 16 з другого структурного підрозділу (згідно з відповідним позначенням підрозділів). Таким чином, при першому погляді на індекс справи можна визначити приблизний склад документів (бухгалтерські, кадрові тощо).

Друга графа відводиться для заголовків справ (томів, частин). Заголовок повинен бути абсолютно ідентичний, щоб уникнути плутанини. Не допускається використання заголовків з незрозумілими формулюваннями ( «Різні матеріали», «Листування» і т.д.). Слід враховувати, що справи в номенклатурі повинні бути розташовані за ступенем важливості документів, включених в справи. В першу чергу розташовуються заголовки справ, що відносяться до організаційно-розпорядчої документації.

Також необхідно враховувати, що справи, які містять документи з одного питання (але не пов`язані послідовністю виконання) повинні мати заголовки, що відображають їх призначення. Наприклад, вся документація по минулим семінарів і доповідей (програми, списки, доповіді і т.д.) може бути оформлена в одну справу. В такому випадку заголовок повинен мати вигляд: «Документи про проведення семінарів та доповідей».

Якщо справа складається з листів, необхідно в заголовку вказувати з ким і з якого питання велася дана листування. Справи зі звітною документацією повинні мати заголовок із зазначенням звітного періоду. Наприклад, «Звіт комісії за 2 квартал 2016 року».

Третя графа заповнюється в кінці календарного року та містить інформацію про кількість папок справи. Одна папка містить не більше 250 аркушів, отже, при більшій кількості документів заводиться друга папка з ідентичним заголовком, а в графі ставиться цифра 2 (2 папки - 2 одиниці зберігання).

Четверта графа містить інформацію про терміни зберігання документів і номера статей за типовим або відомчим переліком. Якщо справа містить документи з різними термінами зберігання, то вказується найбільший. Слід пам`ятати, що при вказівці електронних документів їх терміни зберігання визначаються згідно аналогічної паперової документації.

П`ята графа містить примітки і протягом всього терміну дії номенклатури проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін. В цій же графі на справи, що складаються з електронних документів і баз даних, проставляється відповідна відмітка "і електронному вигляді".

Термін зберігання номенклатури справ

Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року. В кінці кожного року номенклатура справ уточнюється, затверджується керуй гелем організації і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

У разі докорінної зміни функцій і структури організації складається нова номенклатура справ. Також складання нової номенклатури має проводитися в організації не рідше, ніж раз в 5 років. Для розробки також застосовується типова номенклатура справ, приблизна номенклатура справ, а також номенклатури за минулі роки.

Справи з питань, не дозволеним протягом одного року, є "перехідними" і вносяться в номенклатуру справ наступного року з тим же індексом. Якщо протягом року в організації виникають нові документовані ділянки роботи, то на них заводяться нові справи, які додатково включаються в номенклатуру справ.

Відео: 16_Архівное зберігання - номенклатура справ

Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання (до 10 років включно), після чого ставиться підпис відповідальної особи, який розробив номенклатуру. При передачі справ в архів номенклатура також передається для подальшого зберігання.

У разі, якщо організація не має архіву, а для зберігання документів звертається до послуг державних чи муніципальних архівів, то номенклатура повинна пройти узгодження. Виконується ця процедура не рідше, ніж раз в 5 років.