Інструкція з підготовки і передачі документів до архіву

Кожна організація самостійно розробляє і приймає локальним актом форму інструкції з підготовки та передачі документів до архіву, виходячи з традицій компанії та потреб в зберіганні документів. Основою для розробки своєї інструкції можуть послужити «Основні правила роботи архівів організацій», схвалені рішенням Колегії Росархіву 06.02.2002 (далі в статті - «Основні правила»).

Для обліку зберігаються документів складається внутрішній опис для постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років), а також для обліку документів, з заголовків яких не очевидно їх зміст. Останньою сторінкою справи пришивається лист засвідчувального напису. У цьому листі-засвідчувач проставляється, скільки листів в справі і внутрішнього опису (при її наявності), описується стан документації.

Документальний і архівний фонди організації

На засвідчувального напису ставиться поточна дата і підпис керівника структурного підрозділу, що здає на зберігання справу. Важливо стежити за тим, щоб заголовок архівної справи строго відповідав номенклатурі справи і відображав суть міститься в справі документації. Якщо справи скомплектовані за тематичним принципом, для них бажано складати розгорнутий заголовок, де можна перерахувати питання, котрим присвячується означена документація. Обмеження доступу персоналу до інформації у справі також має бути відображено в заголовку. Тема пишеться на окремому бланку і наклеюється на обкладинку справи.

Інструкція з підготовки і передачі справ в архів організації проходить той же шлях, що і будь-який локальний нормативний акт. Тобто співробітник архіву розробляє її проект, який проходить узгодження із зацікавленими посадовими особами і в результаті затверджується керівником компанії. Структурні підрозділи отримують копію даної інструкції.

Приклад інструкції з підготовки та передачі справ в архів

Розглянемо зразок інструкції з підготовки та передачі документів до архіву недержавної організації. Тут важливо звернути увагу на ті положення інструкції, які зачіпають питання прийому в архів справ з невеликими термінами зберігання, а також способи зберігання і знищення електронних документів.

Додаток 1

до Інструкції з підготовки і передачі документів до архіву

Додаток 2

до Інструкції з підготовки і передачі документів до архіву

додаток 3

до Інструкції з підготовки і передачі документів до архіву

додаток 4

до Інструкції з підготовки і передачі документів до архіву

додаток 5

до Інструкції з підготовки і передачі документів до архіву

Дану інструкцію можна назвати універсальною, взявши її за основу, будь-яка організація легко розробить свій локальний нормативний акт, трансформувавши положення під власні потреби.

Передача документів на зберігання в архів організації

Розглянемо детально положення даної інструкції, відступаючі від приписуваних «Основними правилами» норм.

Пункт 2.2. даної інструкції вказує на те, що в архів відправляються справи, терміни зберігання яких не менше 5 років. Як відомо з «Основних правил» в архів потрібно здавати справи з термінами зберігання не менше 10 років, а документи з меншими строками зберігання пропонується залишати в структурних підрозділах. Однак сьогодні спостерігається тенденція, коли співробітники відділів в комерційних компаніях прагнуть віддати в архів якомога більшу кількість виконаних документів, при цьому часто не враховуються терміни їх зберігання.

Архів організації може приймати справи з термінами зберігання від 5 років і навіть менше, якщо розміри виділеного під архів приміщення дозволяють розмістити всі документи, які прагнуть здати структурні підрозділи організації. Однак, крім площ, тут важливий ще і людський ресурс, при наявності достатньої кількості працівників архіву не буде ніяких проблем з прийняттям всіх закритих справ з відділів. Всі документи будуть вчасно оброблені, пройдуть належну експертизу і після закінчення терміну відправляться на знищення. В цьому випадку не виникне ніяких проблем, тому організація може встановлювати локальним актом потрібні їй критерії прийому документів на зберігання.

Пункти 4.4, 5.7-5.10 інструкції описують порядок зберігання та знищення електронних документів. Питання зберігання електронних документів та копій документів в електронному вигляді в останні роки стає все більш актуальною.

Варто зауважити, що електронна копія документа і електронний документ не одне і те ж. Згідно Статті 2 Федерального закону від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації», електронний документ являє собою документовану інформацію в електронному вигляді, тобто в придатній для сприйняття людиною формі відображення на електронно-обчислювальної машині, обробки в інформаційних системах і передачі по інформаційно-телекомунікаційних мереж. Найпростішим прикладом електронного документа в будь-якій організації можна назвати журнал реєстрації в системах Access або Excel. Після завершення його не друкується на паперові носії, а зберігають в електронному вигляді.

Хоча «Основні правила» вказують поміщати в справи на зберігання оригінальні екземпляри документів, багато співробітників останнім часом вважають за краще додатково зберігати їх електронні копії. Тобто закінчені діловодством документи скануються і електронна копія передається в архів. Отримана в результаті сканування електронна копія отримує свій індивідуальний термін зберігання, який часто значно перевищує термін зберігання паперових документів-оригіналів. Зазвичай такі скановані копії взагалі не знищуються. Переваги зберігання електронних копій документів очевидні: електронні носії мають невеликі габарити, на відміну від паперових справ, і при цьому можуть зберігати терабайти електронних документів.

Кожна компанія сама визначає, з яких документів перед відправкою в архів необхідно знімати електронні копії. Все зберігаються документи повинні пройти сканування до того, як їх підшиють в тому справи. Сканування документів проводять як співробітники підрозділу, так і фахівці служби ДОУ.

Передача електронних документів в архів організації

Фахівці, добре обізнані з федеральними нормативно-правовими актами з архівної справи та діловодства, звертають увагу на ряд відступів від встановленого «Основними правилами» порядку архівного зберігання документів. Це відбувається з кількох причин.

Перш за все, недержавні організації частіше за все не відправляють свої документи до державних архівів та процедуру зберігання документів проводять виключно всередині своєї компанії. Винятком тут може бути передача документів в держархів з особового складу при ліквідації компанії. Тому з встановлених форм документів цілком допустимо виключити реквізити про затвердження описів справ з особового складу ЕПК в акті про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню (додаток 2 до Інструкції).

Другою причиною можна назвати той факт, що недержавні організації часто зберігають закінчені справи в підрозділах менше 10 років, так як найчастіше на більший термін не вистачає ресурсів. Ряд структурних підрозділів відправляють в архів входять документи відразу після зняття їх з контролю тому, що в приймальні немає місця для їх зберігання. Всі ці приходять в архів справи і документи слід приймати і обробляти, тому в цій частині відступу від «Основних правил» будуть неминучі.

Таким чином, можна зробити висновок, що хоча «Основні правила» залишаються фундаментальним документом для формування інструкцій з підготовки та передачі документів до архіву, корпоративні традицій в плані зберігання інформації дозволяють вносити свої корективи. Але робити це потрібно грамотно, з розумом. Можна передати справи в архів організації, якщо на місці їх просто ніде зберігати, але ні в якому разі не можна коригувати терміни зберігання документів.