Секретар керівника

Багато керівників витрачають багато часу на пошуки ідеальної кандидатури секретаря. Про те, які вимоги пред`являються до даної посади, що входить в обов`язки і функції - читайте в статті.

Дана стаття допоможе вам дізнатися:

які вимоги пред`являються до секретаря керівника-
що змінилося з введенням ПРОФСТАНДАРТ секретаря-
які посадові обов`язки у секретаря керівника-
що включають функції секретаря керівника.

Цього разу ми докладно розглянемо в чому ж полягає робота секретаря керівника і які вимоги до неї пред`являються.

Вимоги до секретаря керівника

Можна з упевненістю сказати, що вимоги до секретаря керівника визначаються в першу чергу специфікою роботи організації. Безсумнівно, багато керівників намагаються підбирати на посаду секретаря кандидатів з вищою професійною або середньою професійною освітою. Однак, як показує практика, основною вимогою до сих пір є досвід роботи. Як правило, перевага віддається здобувачам, які мають досвід роботи з документами і знають основи їх оформлення і реєстрації.

Також важливою вимогою до секретаря є уміння планувати час керівника. Грамотний працівник може спланувати графік таким чином, щоб продуктивність керівництва була на максимальному рівні. І навпаки, при відсутності у секретаря таких якостей вся робота в організації може зайняти набагато більше тимчасових витрат, адже саме секретар повинен здійснювати функцію сполучної ланки між керівником і підрозділами. Саме з цієї причини керівники також висувають вимоги до віку здобувача, віддаючи перевагу більш молодих і спритних кандидатів.

Читайте по темі в електронному журналі

Компетенції персонального асистента. Робота в умовах емоційного пресингу
Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід

Відео: Професійний секретар. Частина 1

ПРОФСТАНДАРТ секретаря керівника

З огляду на, що профстандарти секретаря керівника вийшли порівняно недавно (липень 2016 року), вони встигли наробити чимало шуму як в рядах секретарів, так і серед керівників. Основним питанням стала необхідність про їх введення в організації і застосуванні. Як пояснив Мінпраці, профстандарти секретаря 2016 року носять обов`язковий характер тільки для державних і муніципальних установ. У разі, коли мова йде про комерційні організації, керівники можуть застосовувати профстандарти тільки в якості рекомендацій. Більш того, останні роз`яснення дозволяють застосовувати відразу кілька профстандартів (різних професій) до одного співробітника або навпаки, ділити обов`язки однієї професії між декількома співробітниками. В цілому профстандарти секретаря керівника висувають такі вимоги до співробітників даної посади:

Секретар керівника

Посадові обов`язки секретаря керівника

Посадові обов`язки секретаря керівника можуть варіюватися в залежності від роду діяльності організації і її величини. Так, при роботі в невеликих компаніях обов`язки секретаря можуть становити забезпечення документообігу, прийом кореспонденції і дзвінків і навіть ведення зарплатних відомостей або графіка відпусток. Відповідно, якщо організація має велику структуру і міжнародні контакти, то і посадові обов`язки секретаря керівника включають іноземні переговори, організації відряджень і т.д. Однак існують обов`язки, які застосовні для секретарів будь-яких організацій.

Так, секретар керівника повинен вміти працювати з організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника. Приймати вхідну кореспонденцію і передавати її в підрозділи і співробітникам відповідно до розпорядження керівника.

Також посадові обов`язки секретаря керівника включають різні операції з документами. При відсутності в організації служби ДОУ, як правило, здійснення документообігу лягає на плечі секретаря. Він приймає документи і особисті заяви інших співробітників на підпис керівника, а також готує необхідну документацію для роботи підприємства. У деяких випадках в посадові обов`язки секретаря входить розробка бланків та форм документів, формування справ, забезпечення їх збереження і передача в архів.

Відео: МВПУ ПІТ. Відкритий урок. Секретар керівника. 26.02.2015

Секретар повинен стежити за забезпеченням ефективної роботи керівника. Для цього необхідно відстежувати наявність канцелярських товарів, справність техніки та комфортні умови на робочому місці.

Функції секретаря керівника

У функції секретаря керівника входить необхідність складати листи, запити, інші документи, готувати відповіді авторам листів. Виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), ведення та оформлення протоколів засідань і нарад.

Також секретар здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль. Веде контрольно-реєстраційну картотеку.

Повинен знати: постанови, розпорядження, накази та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності підприємства і ведення делопроізводства- структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів- організацію делопроізводства- методи оформлення та обробки документів-архівне справа-машінопісь- правила користування приймально переговорними устройствамі- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документаціі- правила друкування ділових листів з використанням типових форм- Знову етики та естетики-правила ділового спілкування-основи організації праці та управління-правила експлуатації обчислювальної техніки-основи адміністративного права і законодавства про труде- правила внутрішнього трудового распорядка- правила і норми охорони праці.