Основні види документів організації

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• що таке управлінські документи-
• як виглядає бухгалтерська документація-
• які бувають документи з обліку кадрів та оплати праці-
• різновиди спеціалізованих документів.

В організації існує велика різноманітність різної документації, що відноситься до підрозділів компанії. Будь-секретар зобов`язаний знати різновиди документів, для того, щоб організувати правильну роботу документообігу в компанії.

управлінські документи

Управлінські документи організації - це організаційно-правова документація, з якої й починається життєдіяльність компанії. Вони необхідні для створення організації, її структури, визначення складу співробітників та інше. Управлінські документи також регламентують режим роботи, організацію праці та обов`язки співробітників і підрозділів організації.

Основні види розпорядчих документів є:

• статут організації;
• положення про організацію;
• положення про структурний підрозділ організації;
• положення про колегіальних та дорадчих органах установи;
• штатний розклад;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• інструкції по окремим видам діяльності;

Всі управлінські документи мають загальні характерні риси. Крім того, що з їх допомогою реалізуються норми адміністративного права, вони мають такі особливості:

• Управлінські документи містять положення, які підлягають обов`язковому виконанню всіма співробітниками організації і являють собою організаційно-правову базу для забезпечення нормального функціонування всієї компанії. Можна сказати, що дана документація визначає рамки правового поля, в межах якого співробітники компанії здійснюють свою трудову діяльність.
• Управлінська документація відноситься до документів прямої дії і зачіпає цілий комплекс взаємопов`язаних питань.
• Введення даних документів в дію завжди здійснюється тільки після затвердження керівником організації або відповідного підрозділу (в залежності від категорії документа).

Правила реєстрації документів

Відео: Урок 13. Основні принципи організації роботи з документами. Частина 1

Основні види організаційних документів відносяться до безстрокової документації і мають юридичну силу аж до скасування їх дії або введення нових замість застарілих. Як правило більшість компаній здійснюють заміну управлінської документації кожні 4-6 років. Винятком є штатний розклад, яке розробляється і затверджується щорічно. Також для управлінських документів існують єдині вимоги до порядку викладу і змістом.

Бухгалтерська документація

Самими значущими діловими паперами в бухгалтерії є документи первинного обліку. Вони являють собою початкову стадію системного сприйняття реєстрації кожної окремо взятої операції, які в сукупності характеризують процеси і явища, що відбуваються в організації. До об`єктів первинного обліку відносяться заготівля, придбання і витрачання матеріальних ресурсів, банківські операції, розрахунки з клієнтами і постачальниками і т.д.

Можна сказати, що первинна бухгалтерська документація являє собою письмове свідоцтво про вчинення будь-якої фінансової операції (купівлі, продажу), має юридичну силу і не потребує подальших пояснень.

Основні види первинних документів повинні містити:

• найменування операції;
• назва організацій (адреси та розрахункові рахунки) учасників операції;
• дату складання. Без дати документ не має юридичної сили;
• зміст операції, що випливає з назви документа;
• вимірювачі операції (в чому вимірюється куплений / проданий товар або надана послуга);
• підписи керівника організації та головного бухгалтера (з розшифровкою і найменуванням посади).

Як правильно узгоджувати документи?

Відео: Документи з охорони праці в організації

Бухгалтерська документація не повинна містити помарок і виправлень. Також документи повинні бути заповнені розбірливим почерком, тому що в подальшому використовуються для записів в журналах обліку, відомостях і т.д.

Документи з обліку кадрів та оплати праці

Документи з обліку кадрів та оплати праці є штатний розклад і всю документацію, пов`язану з кожним співробітником організації. До них можна віднести особисті картки працівників, трудові договори, графіки відпусток, розрахункові листи по зарплаті і т.д. Велика частина документів даної категорії має уніфіковані форми. Винятком є лише розрахунковий лист із заробітної плати, який може мати довільний вигляд і розроблятися кожним підприємством самостійно.

Штатний розклад не має будь-яких обмежень за частотою змін, тому може редагуватися хоч кожен місяць. У ньому повинна міститися інформація про склад підрозділів організації, посадових окладах, надбавки і місячному зарплатному фонді. Для того щоб уникнути керівнику дискримінації в трудових відносинах, рекомендуємо використовувати приставки в градації посад. Наприклад, якщо один менеджер має заробітну плату менше, ніж у іншого, то щоб уникнути адміністративної відповідальності необхідно використовувати приставку «молодший» до посади співробітника з меншим окладом.

 Особова картка працівника - це основний документ з кадрового обліку. Особисті картки заповнюються і ведуться на всіх працівників організації. Заповнення Особистою картки (форма Т-2) проводиться працівником кадрової служби. Працівник не може самостійно вносити до особової картки будь-які записи крім особистого підпису. Особова картка заповнюється на основі укладеного трудового договору, наказу про прийом на роботу і особистих документах співробітника, обов`язкових до надання при працевлаштуванні. Також при внесенні будь-яких змін до особової картки необхідно ознайомити співробітника і отримати його підпис, що свідчить про згоду зі змінами.

Засідання колегіальних органів: складаємо протоколи

спеціалізовані документи

Спеціалізовані документи створюються в кожній організації самостійно і регулюють її діяльність в рамках існуючого законодавства. Основні види регулюючих документів є акти, протоколи, посадові обов`язки і т.д. ділові папери даної категорії необхідні для регулювання роботи підрозділів.

Відео: Зміни, що вносяться до ЕГРЮЛ і установчі документи організації

Регулюючі положення організації відповідають на питання функціонування організації і всіх підрозділів, а також перелік повноважень кожного відділу. Незважаючи на те, що список спеціалізованих документів досить малий, в більшості випадків саме документація даної категорії становить більшу частину документації в організації.

• Особова картка (бланк) .doc
• Приклад заповнення штатного розкладу (бланк) .doc
• Посадова інструкція начальника відділу кадрів (бланк) .doc