Знищення документів

У кожній організації щорічно повинно проводитися знищення документів з простроченим терміном зберігання. Читайте в даній статті про способи знищення, терміни і порядок проведення процедури.

У цій статті докладно описано:

в які терміни необхідно проводити знищення документів-
як відбувається процедура знищення архівних документів-
порядок дій при знищенні документів.

Будь-яка організація повинна щорічно здійснювати експертизу цінності документів, за підсумками якої необхідно знищувати ділові папери з термінами зберігання, що. Давайте розглянемо більш детально, як здійснюється дана процедура і способи утилізації організаційної документації.

Терміни знищення документів

Щоб визначити терміни видалення документів, слід звернутися до номенклатури справ. Якщо ви не впевнені, чи минув термін зберігання документів, то ви завжди можете уточнити їх за типовими і відомчими переліками. Слід зазначити, що організація не має права залишати на зберігання документацію з простроченим терміном зберігання (навіть з практичних міркувань). Також категорично забороняється зменшувати терміни зберігання ділових паперів.

Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися

Щоб зробити зберігання і знищення документів легшою і зрозумілою процедурою, рекомендуємо завжди мати під рукою перелік ділових паперів із зазначенням термінів зберігання. Незважаючи на великий список, велика частина документації може зберігатися протягом п`яти років. Саме такий строк вказаний в типовому переліку. Дозволяється включати в акт про знищення ті документи, термін зберігання яких закінчився до 1 січня поточного року. Наприклад, якщо організація проводить процедуру знищення документів в 2016 році в травні, то дозволяється знищити документи, термін зберігання яких закінчився до 1 січня 2016 року. Якщо термін зберігання ділової папери закінчився 2 січня 2016 року, то дана документація ні в якому разі не може бути знищена, а повинна залишатися в архіві організації до наступного року. знищення документів

Акт про виділення до знищення документів повинен містити назву структурного підрозділу, яке направило документи. Проставляється даний реквізит перед заголовної частиною кожного акту. Заголовки однорідних справ слід вносити під одним загальним заголовком (вказується сумарна кількість справ). Уважно перерахуйте кількість позицій в акті на знищення, щоб в подальшому не зіткнутися з незаконним знищенням або справами, які формально ще зберігаються.

Читайте по темі в електронному журналі

Як змінилися терміни зберігання у документів з особового складу? Чи можна накази по відпустках, відрядженнях, про стягнення, як раніше, зберігати п`ять років?
Передача документів на зберігання в архів організації
Передача електронних документів в архів організації

Згідно з нормативними вимогою відбір справ, що підлягають знищенню, проводиться полистно. Знову ж таки, якщо документація лежить більше п`яти років і ви впевнені, що в її числі немає організаційної документації (термін зберігання якої необмежений), то можна піддати ретельному перегляду тільки деякі справи, щоб переконатися в їх непотрібності.

Нагадуємо, що подальше використання документів із закінченим терміном зберігання неприпустимо! Особливо в якості чернеток.

Передача документів на зберігання в архів організації

Знищення архівних документів

При утилізації документації слід дотримуватися таких принципів:

знищення має бути санкціонованим і проводитися відповідно до вимог нормативних правових актів;
документи, пов`язані з майбутніми або проведеними судовими розглядами і розслідуваннями, знищувати не слід;
знищення архіву документів проводиться таким чином, щоб забезпечувати конфіденційність будь-якої міститься в них інформації;
знищуються всі копії документів, дозволених до знищення, включаючи персональні, страхові та резервні.

Знищення документів з простроченим терміном зберігання можна робити декількома способами. Якщо знищенню підлягає інформація, розміщена на папері, то можна виділити три основні способи: знищення документів шредером, спалювання і хімічне знищення. Знищення секретних документів найкраще довірити спеціальним компаніям, що спеціалізуються на утилізації і має спеціальний дозвіл. При невеликих обсягах секретної документації її утилізацію можна провести самостійно шляхом спалення.

Відео: Списання та знищення документів від компанії " Архівний Експерт"

Порядок знищення документів

Існує єдиний порядок знищення документів як на паперових носіях, так і електронних. Для цього за результатами експертизи цінності складається акт на виділення документів до знищення.

Складання описів на справи, що передаються в архів організації

Отже, існує єдиний порядок знищення всіх документів на паперових носіях та в електронній формі, в тому числі бухгалтерських та кадрових. Основна робота полягає в складанні акта, в який повинна бути перенесена інформація з обкладинок справ, відібраних для утилізації. Якщо обкладинка не містить повної інформації, то її слід уточнити по номенклатурі справи (заголовок, дата і індекс).

Відео: Знищення документів

Основна заковика для співробітників, які проводять відбір справ, це визначення номера статті з терміном зберігання за переліком документів. Однак на ділі все йде набагато легше. Враховуйте, що реальний заголовок справи не завжди точно відповідає назві статті в переліку документів через відсутність можливості охопити все різноманіття ділових паперів. У переліках документів наводиться узагальнене найменування кожного виду документа. Так що співробітник, що становить акт на знищення, повинен розуміти призначення документації, щоб безпомилково визначити термін знищення.

Акт про знищення повинен бути підписаний співробітником, який проводив експертизу цінності документів. Далі в акті робиться відмітка про погодження з експертною комісією (для цього проводиться засідання, про яке повинен бути складений протокол). Лише тільки після цього справи можна відправити на знищення.

Як говорилося вище, знищити документи можна або самостійно, або за допомогою спеціальних організацій. Якщо проводити утилізацію паперів без звернення в сторонні компанії, то необхідно скласти акт у довільній формі по завершенню робіт. У разі, якщо ви звернетеся до послуг організації, вам видадуть акт або накладну, в якій будуть вказані дата, обсяг, вага знищеної документації та кількість справ. На цьому процедуру