Конфіденційні документи

Відео: Ватілікс-2: суд Святого престолу заслухав тих, через кого стався витік документів

Інформаційна безпека в відношенні конфіденційних документів - основа розвитку будь-якої компанії в поточних реаліях економіки. Висококонкурентне середовище і необхідність інновацій робить конфіденційні дані підприємства бажаною знахідкою для протиборчих сил на ринку. Зазвичай секретар задіяний в процесі створення, передачі і збереження конфіденційних документів організації. Секретар в компанії працює як контролює і передавальне ланка між співробітниками, керівниками, партнерами і держорганами. Всі процеси зав`язані саме на ньому.

Кожен співробітник компанії при прийомі на роботу підписує зобов`язання про нерозголошення комерційної таємниці. Під час роботи і після звільнення він не може передавати конфіденційні документи третім особам і зберігати для особистого користування в незмінному вигляді або частково відтворювати їх. Сфера комерційної таємниці регулюється законом, а порушення спричинять відповідальність для винних осіб. Документи можуть бути викрадені не тільки на паперовому носії, а й через інформаційні канали. Крім витоку зовні, для конфіденційних документів актуальна небезпека знищення внаслідок форс-мажору (пожежі та інших екстремальних пригод).

Відео: Ердоган почав погрожувати Європі

Що містять конфіденційні документи і яка їхня цінність

Інформація в секретних бізнес-документах - інтелектуальна власність компанії. Її недоторканність закріплюється в законах, а також захищається іншими нормативними методами, наприклад, товарним знаком. Щоб інформація стала захищеною, її зміст та інші параметри повинні закріплюватися внутрішніми документами компанії. Це склад інформації, термін дії, рівень секретності, перелік посад працівників, яким можна її використовувати. Склад інформації - це перелік відомостей компанії, який регулярно контролює керівництво і служба безпеки компанії - плани із захоплення ринку, просуванню і розвитку продукції, ідеї, новації, ціноутворення та інші відомості.

Організація роботи з конфіденційними документами - це документообіг або рух в організації конфіденційних документів від моменту створення, отримання та до завершення виконання, передачі на зберігання, відправки. Також в документообіг входить оперативне зберігання і використання інформації в поточній діяльності організації.

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
• Захист персональних даних працівників
• конфіденційне діловодство

Інформація в конфіденційних документах

Для організації роботи із захисту конфіденційної інформації керівник компанії засновує своїм наказом комісію. Комісія стежить за відповідністю переліку конфіденційної інформації потребам компанії, своєчасно вносить до переліку нову цінну інформацію. Конфіденційні дані для компанії - це інформація з переліку, оформлена в паперовому або електронному вигляді як носій інформації, який захищений інтелектуальними правами, що належать юридичній або фізичній особі.

Указ Президента РФ від 6 березня 1997 № 188 містить кілька видів конфіденційної інформації:

• персональні дані або факти, події і обставини приватного життя фізособи, які його ідентифікують;
• інформація слідства, судочинства, держтаємниці;
• службова таємниця;
• лікарська, нотаріальна та адвокатська таємниця;
• таємниця листування, телефонних переговорів, поштових відправлень;
• інформація по комерційній діяльності організації;
• інформація про винаходи, корисні моделі чи промислові зразки.

Як секретарю працювати з конфіденційними документами

Досить часто цю роботу і довіряють секретарю-референту. Але це може бути і будь-який інший призначений співробітник.

Відео: Ватілікс-2: суд Святого престолу заслухав тих, через кого стався витік документів

Керівник або інша відповідальна особа, яку він призначив, повинен визначити, хто із співробітників компанії буде допущений до конфіденційних документів. Про це видається наказ, а співробітники підписують угоду про нерозголошення інформації. При прийомі на роботу, а також у міру необхідності відповідальний співробітник інструктує персонал з приводу збереження службових, секретних і персональних даних, порядку роботи з нею.

Діловод, призначений керівником компанії, повинен забезпечити збереження інформації, важливої для компанії, контролювати доступ до неї тільки тих осіб, які внесені до списків. Документи враховуються і маркуються як конфіденційні. Гриф конфіденційно можна розмістити на правому верхньому куті титульного аркуша документа і вказати номер копії документа. Досить часто про конфіденційність інформації повідомляється і в самому документі. Там же регламентується спосіб її застосування і інші питання. Коли конфіденційний документ потрапляє на зберігання, його розкриває відповідальна особа і перевіряє схоронність вмісту. Співробітник звіряє кількість листів, додатків і примірників із зазначеним на документі. Якщо цілісність документа порушена, складається акт, один примірник акта направляється автору документа (відправнику).

Документи формують у справи, на обкладинці справи ставлять також гриф «Конфіденційний документ». На кожному аркуші олівцем відзначають нумерацію сторінок, проводять опис підшитих листів в справу і в кінці приєднують до справи засвідчувальний аркуш. Справи треба зберігати в умовах сейфа. Сейф опечатується відповідальним співробітником, ключ від сейфа він тримає у себе. Конфіденційні документи вносять до номенклатури справ організації. Як правило, щорічно спеціальна комісія перевіряє наявність усіх документів, передає окремі документи в архів або на знищення. Керівник визначає частоту скликання комісії і порядок її роботи.

Якщо оригінали зберігаються на електронних носіях, роздрукувати їх можна тільки в спеціальному приміщенні, куди не допускаються сторонні особи. Кожна копія має свій номер, який допомагає контролювати поширення. Реєструє копії відповідальна особа. Всі вихідні для копіювання чернетки видаляються. Видалення тимчасових чорнових варіантів також фіксується в облікових журналах або безпосередньо на копії. Ущербні копії негайно видаляються. Щоб видати оригінал, відповідальний співробітник звіряє дані по журналу, перевіряє збереження листів і відзначає видачу в журналі. Вилучення конфіденційного документа дозволяє керівник. Якщо виявлена недостача документів, відповідальна особа повинна повідомити про це керівнику і службі безпеки. Документ намагаються знайти, розслідують причини зникнення. Якщо оригінал не вдалося виявити, видають відповідний акт.

Якщо секретар або інша відповідальна за документообіг особа звільняється, проводиться інвентаризація і передача фактичної наявності документів. Оформляється передача актом, який затверджує керівник.